# Wissen & Assistenz: KI-Antworten mit Quelle > Dein Firmengedächtnis mit einer KI davor: Sie beantwortet Fragen aus Wiki, Dokumenten, Aufgaben, Anfragen, Meetings, Kunden, Rechnungen und Zeiterfassung und nennt zu jeder Antwort die Quelle. Dahinter steht ein RAG-System, das vor jeder Antwort die passenden Stellen heraussucht. Die KI sieht nur, was die fragende Person sehen darf, rechnet in der EU und lässt sich je Organisation abschalten. - Seite: https://www.ciro-noise.de/funktionen/assistenz - English version: https://www.ciro-noise.de/en/features/assistant.md Fragt jemand im Team „Wie buchen wir Reisekosten?“, antwortet die KI in der Leiste jeder Seite. Sie liest Wiki, Dokumente, Aufgaben, Anfragen, Meetings, Kunden, Rechnungen und Zeiterfassung, verlinkt die Quelle und zeigt nur, was die fragende Person sehen darf. ## So arbeitet die KI in deiner Firma Der Chat in der Leiste jeder Seite ist deine Kollegin, und für längere Gespräche hat sie eine eigene Seite. Sie liest das Wiki, die Aufgaben, die Anfragen, die Meetings, die Kundenakten, die Rechnungen und die Freigaben der Zeiterfassung. Jede Antwort nennt die Quelle mit Link: die Wiki-Seite, die Aufgabe, die Anfrage oder den Termin. Findet Isa zu einer Frage nichts in deinen Daten, sagt sie das, statt zu raten. Die KI sieht genau das, was die fragende Person sieht. Wer keinen Zugriff auf die Finanzen hat, bekommt auch aus dem Chat keine Umsatzzahlen, und vertrauliche Wiki-Seiten bleiben außen vor, solange die Person nicht das Recht dazu hat. Dasselbe gilt für KI-Werkzeuge von außen wie Claude oder ChatGPT und für eigene Programme. Sie bekommen einen Zugang mit genau den Rechten der Person, die ihn erstellt hat, und können damit lesen und Neues anlegen. Wiki-Seiten, Aufgaben, Rechnungen oder Kundendaten löscht aber nur ein Mensch. Eigene Programme verbinden sich über die Schnittstelle (API) mit einem eigenen Schlüssel. Die KI legt Pitch-Entwürfe an, schlägt Antworten auf Anfragen vor und fasst Meetings mit ihren Aktionspunkten zusammen. Die Entscheidung trifft ein Mensch: Ein Urlaubsantrag erscheint im Chat als Knopf, und den drückt jemand aus deinem Team. Wiki-Seiten und Meetings kennt die KI von selbst. Dazu lernt sie aus gepflegten Antworten wie einer FAQ, aus gelösten Anfragen und aus deinen öffentlichen Seiten. Die Suche findet eine Seite auch, wenn dort „Genehmigung“ steht und du nach „Freigabe“ fragst, auf Deutsch wie auf Englisch. Technisch ist das ein RAG-System (Retrieval-Augmented Generation). Bevor die KI antwortet, sucht CIRO NOISE in deinem Firmenwissen die passenden Abschnitte heraus, und aus genau diesen schreibt sie die Antwort. Dafür zerlegt CIRO NOISE jede Wiki-Seite, jedes Dokument und jede Seite deiner Website an den Überschriften in Abschnitte. Gesucht wird auf zwei Wegen: nach der Bedeutung und nach den genauen Wörtern, damit auch eine Rechnungsnummer oder ein Paragraf getroffen wird. Der Link unter der Antwort führt zum Abschnitt, aus dem sie stammt, und neue oder geänderte Inhalte sind nach wenigen Minuten auffindbar. Auch Dateien gehören zum Wissen: PDFs, auch eingescannte, und Word-Dateien aus der Ablage und aus Anhängen an Aufgaben, Anfragen und Wiki-Seiten, in der Ablage auch Fotos von Dokumenten. CIRO NOISE liest jede Datei einmal und legt einen Steckbrief an mit Art, Zusammenfassung, Beteiligten, wichtigen Daten und Fristen. So beantwortet die KI auch „Welche Verträge laufen dieses Jahr aus?“. An eine Frist aus einem Dokument erinnert CIRO NOISE die zuständige Person 30, 7 und 1 Tag vorher und am Tag selbst. Bis zu fünf Websites, etwa deine eigene, trägst du als Quelle ein, und CIRO NOISE liest je Website bis zu 100 Seiten und jede Woche neu. Wer das Wissen pflegt, sieht auf der Seite „Qualität“, welche Fragen ohne Antwort blieben und welche Antworten dein Team als nicht hilfreich markiert hat. Aus jeder dieser Fragen wird mit einem Klick ein FAQ-Eintrag. Aus gelösten Support-Anfragen legt CIRO NOISE Entwürfe ohne Personendaten an, und durchsuchbar wird ein Entwurf erst, wenn ihn jemand freigibt. Die KI-Modelle laufen in der EU, und deine Inhalte trainieren keine Modelle. Je Organisation gibt es ein Budget für die KI-Nutzung und eine Seite, die den Verbrauch zeigt. Wer die KI nicht nutzen will, schaltet sie für die ganze Organisation ab, und Wiki, Aufgaben und Suche laufen ohne sie weiter. Ob eine Antwort stimmt, prüfst du mit einem Klick auf die Quelle darunter. ## Antworten mit Quelle, nach deinen Rechten Die KI kennt deine Firma und hält sich an dieselben Rechte wie dein Team. - **Prüf die Antwort mit einem Klick**: Jede Antwort nennt die Wiki-Seite, die Aufgabe, die Anfrage oder das Meeting, aus dem sie stammt, und ein Klick öffnet die Quelle. Steht zu einer Frage nichts in deinen Daten, sagt die KI das. - **Zeig Umsatzzahlen nur, wer sie sehen darf**: Die KI sieht genau das, was die Person sieht, die fragt. Vertrauliche Wiki-Seiten bleiben außen vor, und wer keinen Zugriff auf die Finanzen hat, bekommt auch aus dem Chat keine Zahlen daraus. - **Liest auch Verträge, PDFs und deine Website**: Dokumente aus Ablage und Anhängen und bis zu fünf Websites zählen als Quelle. Die Suche findet eine Stelle auch, wenn dort „Genehmigung“ steht und du nach „Freigabe“ fragst. - **Schlägt vor, ein Mensch entscheidet**: Die KI legt Pitch-Entwürfe an, schlägt Antworten für Anfragen vor und fasst Meetings zusammen. Freigaben erscheinen als Knopf im Chat, und den drückt ein Mensch. - **Läuft in der EU und lässt sich abschalten**: Die Modelle laufen in der EU, und deine Inhalte fließen in kein Training. Je Organisation gibt es ein Budget, eine Auswertung des Verbrauchs und einen Schalter, der die KI ganz abstellt. ## Drei Fragen, wie sie täglich kommen Die neue Kollegin, der Kundencall und der Freitagnachmittag der Geschäftsführung. ### Nele fragt: „Wie stellen wir eine Rechnung mit Reverse Charge aus?“ Nele ist seit drei Tagen dabei und will niemanden vom Schreibtisch holen. Isa antwortet aus der Wiki-Seite „Rechnungen ins EU-Ausland“ und verlinkt sie. Nele darf die Seite sehen, weil sie im Bereich „Finanzen-Grundlagen“ Leserecht hat. Die vertrauliche Seite „Konditionen Großkunden“ taucht in der Antwort nicht auf, denn dafür fehlt Nele das Recht. Sie liest die Quelle nach und stellt die Rechnung selbst. - Quelle verlinkt, Nachlesen ist ein Klick - Rechte der fragenden Person gelten - Vertrauliche Seiten bleiben außen vor ### Lena fragt: „Was haben wir Brandt im Frühjahr zugesagt?“ Frau Sommer ist in der Leitung, und Lena braucht die Antwort jetzt. Sie fragt die KI in der Leiste, und die Antwort kommt aus der Meeting-Zusammenfassung vom 4. März und aus der Kundenakte, mit Link auf beides. Noch im Gespräch fragt Lena nach, ob es dazu schon eine Aufgabe gibt. Die KI nennt BRA-53 im Kundenboard mit Frist und Zuständiger, und Lena öffnet sie mit einem Klick. - Meetings und Kundenakte als Quelle - Jede Antwort mit Link zur Stelle - Fragen auf Deutsch oder Englisch ### Kira fragt: „Wer ist nächste Woche weg, und was wartet auf meine Freigabe?“ Isa antwortet aus der Zeiterfassung: Tom ist von Montag bis Mittwoch im Urlaub, Mara am Freitag, alle anderen sind da. Zwei Anträge warten auf Kira, beide ohne Überschneidung im Team. Die Anträge stehen als Knopf im Chat, und Kira klickt selbst auf „genehmigen“. Lena und Pascal erfahren die Entscheidung sofort, und zwei Minuten nach der Frage ist der Teamkalender aktuell. - Freigabe als Knopf, ein Mensch klickt - Abwesenheiten im Team aus der Zeiterfassung - Überschneidungen vor der Freigabe geprüft ## Wissen & Assistenz im Detail Die wichtigsten Funktionen der KI-Assistenz, je in einem Satz. - **Antwort mit Quelle**: Jede Antwort verlinkt die Seite, Aufgabe, Anfrage oder den Termin, aus dem sie stammt. - **RAG über dein ganzes Firmenwissen**: Vor jeder Antwort sucht CIRO NOISE die passenden Abschnitte aus Wiki, Dokumenten, Anfragen, Meetings, Aufgaben und Websites heraus, nach Bedeutung und nach genauen Wörtern. - **KI mit den Rechten der Person**: Die KI sieht nur, was die Person sieht. Vertrauliche Wiki-Seiten bleiben außen vor, außer die Person hat das Recht dazu. - **Dokumente mit Steckbrief**: PDFs, auch gescannte, Word- und Textdateien und in der Ablage auch Fotos von Dokumenten bekommen einen Steckbrief mit Art, Zusammenfassung, Beteiligten, Daten und Fristen. - **Erinnerung an Fristen aus Dokumenten**: Steht in einem Vertrag eine Frist, erinnert CIRO NOISE die zuständige Person 30, 7 und 1 Tag vorher und am Tag selbst. - **KI-Chat auf jeder Seite**: Die KI steht auf jeder Seite in der Leiste und hat eine eigene Seite für längere Gespräche. - **Antworten aus Wiki, Aufgaben und Kunden**: Wiki, Dokumente, Aufgaben, Anfragen, Meetings, Kunden, Rechnungen, Websites und die Freigaben der Zeiterfassung. - **Website als Quelle**: Bis zu fünf Websites mit je bis zu 100 Seiten, jede Woche neu gelesen. CIRO NOISE hält sich an die robots.txt der Website. - **Fragen ohne Antwort**: Die Seite „Qualität“ zeigt, welche Fragen ohne Antwort blieben und welche Antworten nicht geholfen haben. Daraus wird mit einem Klick ein FAQ-Eintrag. - **FAQ und gepflegte Antworten**: Gepflegte Antworten wie eine FAQ, gelöste Anfragen und öffentliche Seiten zählen als Quellen, Wiki-Seiten und Meetings kennt die KI von selbst. Die Suche findet eine Seite auch, wenn dort andere Wörter stehen. - **KI in der EU, ohne Training**: Die Modelle laufen in der EU. Deine Inhalte trainieren keine KI-Modelle. - **Entwürfe und Vorschläge**: Die KI schreibt Pitch-Entwürfe, schlägt Antworten auf Anfragen vor und fasst Meetings zusammen. Freigaben erscheinen als Knopf, den ein Mensch drückt. - **KI-Werkzeuge von außen**: Claude, ChatGPT und eigene Programme bekommen einen Zugang mit den Rechten der Person, die ihn erstellt hat. Sie lesen und legen an, aber Wiki-Seiten, Aufgaben, Rechnungen oder Kundendaten löscht nur ein Mensch. Eigene Programme verbinden sich über die Schnittstelle (API) mit einem eigenen Schlüssel. - **Budget und Schalter**: Jede Organisation hat ein KI-Budget, sieht den Verbrauch auf einer Seite und kann die KI ganz abschalten. ## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein. ### Frage mit Quelle > Wie lange ist unsere Kündigungsfrist bei Wartungsverträgen, und wo steht das? Die Frist beträgt drei Monate zum Quartalsende, und die Kündigung muss schriftlich kommen. Wer zum 31.12. kündigen will, muss das also bis 30.09. tun. Das steht an zwei Stellen: • im Wiki unter Verträge › „Wartungsvertrag: Konditionen“, Abschnitt 4 • im Mustervertrag_Wartung_2026.pdf, § 9 Laufzeit Der Support hat im Mai und im Juli dieselbe Frist genannt. ### Einarbeitung zusammenstellen > Lena fängt Montag im Support an. Stell aus Wiki und Wissen zusammen, was sie in der ersten Woche lesen sollte, und leg ihr eine Seite an. Lenas Seite „Willkommen, Lena: deine erste Woche“ steht. Sie liest in dieser Reihenfolge: • Mo–Di: Support-Grundlagen, Eskalation und Ton in Antworten • Mi–Do: die 20 häufigsten Kundenfragen mit Antworten und den Reklamationsprozess • Fr: die Produktschulung als PDF, danach eine Fragerunde mit Jonas Bei Fragen helfen ihr Jonas Brandt im Support und Petra Lang bei allem rund um Finanzen. Mit SUP-14 hakt sie die Woche bis Freitag ab. ### Regel nachschlagen > Dürfen wir Kundendaten in ein Testsystem kopieren? Was steht bei uns dazu, und was haben wir dem letzten Kunden geantwortet? Ins Testsystem gehören pseudonymisierte Daten. Echte Kundendaten dürfen nur mit Freigabe des Datenschutzbeauftragten hinein und müssen nach 30 Tagen gelöscht sein. Bei der Winter GmbH schließt der Auftragsverarbeitungsvertrag in § 4 Tests ohne Pseudonymisierung ganz aus. Dem letzten Kunden hat der Support am 14.05. zugesagt: „Tests nur mit erfundenen Daten“. Das passt zur Richtlinie. Quellen: • Wiki › Datenschutz › „Testsysteme“ • AVV Winter GmbH, § 4 ## Häufige Fragen ### Was kann ich die KI fragen? Alles, was in CIRO NOISE steht, etwa „Wie buchen wir Reisekosten?“ oder „Was haben wir Brandt zugesagt?“. Die KI durchsucht dafür Wiki, Aufgaben, Anfragen, Meetings, Kunden, Rechnungen und die Freigaben der Zeiterfassung und antwortet im Chat in der Leiste oder auf der eigenen Seite. ### Ist die KI-Assistenz ein RAG-System? Ja. RAG steht für Retrieval-Augmented Generation: Vor jeder Antwort sucht CIRO NOISE die passenden Abschnitte aus Wiki, Dokumenten, Anfragen, Meetings und deinen Websites heraus, und die KI schreibt die Antwort aus diesen Abschnitten. Deshalb steht unter jeder Antwort die Quelle, und findet die Suche nichts, sagt die KI das. ### Woher weiß ich, woher die Antwort kommt? Jede Antwort nennt ihre Quellen mit Link: die Seite, Aufgabe oder Anfrage, aus der sie stammt. Ein Klick, und du liest nach. Findet die KI zu einer Frage nichts in deinen Daten, sagt sie das, statt zu raten. ### Welche Dokumente liest die KI? PDFs, auch eingescannte, Word-Dateien und Textdateien bis 15 MB, in der Ablage auch Fotos von Dokumenten. Sie können in der Ablage liegen oder an einer Aufgabe, einer Anfrage oder einer Wiki-Seite hängen. Jede Datei bekommt einen Steckbrief, und die Datei sieht in der Antwort nur, wer sie auch sonst öffnen darf. ### Hält sich die KI an unsere Rechte? Ja. Die KI antwortet mit den Rechten der Person, die fragt: Die Geschäftsführung bekommt Finanzzahlen, das Team das, was es auch sonst sehen darf. Vertrauliche Seiten bleiben vertraulich, auch in der Antwort. ### Wo arbeitet die KI? In der EU. Deine Daten liegen auf Servern in der EU, die KI rechnet mit Modellen in EU-Regionen, und deine Inhalte trainieren kein Modell. Je Organisation schaltest du die KI ein oder aus. ### Kann ich Claude mit dem Wissen meiner Firma nutzen? Ja. Claude verbindet sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit deiner Organisation. Dort durchsucht Claude Wissen und Dateien und liest Wiki-Seiten, Meetings und Verkaufschancen, mit den Rechten der Person, die den Zugang freigibt. So nutzt du Claude mit dem Wissen deiner Firma, ohne etwas zu kopieren. ### Was kostet die KI-Assistenz? Sie ist im Preis je Platz enthalten: Die ersten zwei Plätze sind kostenlos, jeder weitere kostet 25 € im Monat zzgl. USt., alle Funktionen inklusive. Je Organisation gibt es ein KI-Budget, dessen Verbrauch du auf einer Seite siehst. ## CIRO NOISE auf einen Blick - CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login. - Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start. - Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion. - KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person. - Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.