# Boards: Projekte und Aufgaben im Blick

> Projektplanung und Aufgaben in einem: Projekte mit eigenem Board, Spalten, Wochen oder Sprints und Zielen mit Termin. Jede Aufgabe hat ein Kürzel wie CIR-142, Zuständige, Fälligkeit und Priorität. Was von außen kommt, landet im Eingang des Boards, und was offen ist, steht bei der zuständigen Person auf der Startseite.

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Drei Leute meinen drei verschiedene Aufgaben, und die Kundin hat seit ihrer Anfrage nichts mehr gehört. In deinem Projekt-Board bekommt jede Aufgabe eine Nummer wie CIR-142, eine zuständige Person und eine Frist. Du planst in Sprints von ein paar Wochen und siehst, ob dein Team im Plan ist. Alles, was von außen kommt, landet zuerst im Eingang.

## Projektmanagement in einem Board

Jedes Projekt bekommt ein eigenes Board mit Kürzel, etwa CIR für die interne Arbeit und BRA für den Kunden Brandt & Söhne. Die Spalten heißen Offen, In Arbeit, Review für die Prüfung und Erledigt. Davor liegt der Eingang für alles, was von außen kommt, also aus einer Anfrage, von der KI oder über einen externen KI-Zugang. Eine Aufgabe trägt Zuständige, Fälligkeit, Priorität, Labels und den Aufwand in Punkten. Dazu kommen Unteraufgaben auf einer Ebene, Checklisten, Anhänge, Bilder und Kommentare mit @-Erwähnung.

Du planst in Sprints von ein paar Wochen, mit Fortschritt und einer Kurve, die zeigt, wie viel noch offen ist. Der Board-Puls zeigt dein Tempo, das Ziel mit Termin und eine Prognose, ob das Ziel auf Kurs oder gefährdet ist. Ob dein Team im Plan ist, siehst du also am Board und brauchst dafür kein Statusmeeting. Das passt zu Teams mit zwölf Leuten, die die nächsten zwei Wochen genau planen und das Quartal grob.

Was offen ist, steht mit Frist auf dem Board und bei der zuständigen Person auf der Startseite, überfällige Aufgaben zuerst. Die Team-Zeile zeigt, wer gerade woran arbeitet und was zuletzt erledigt wurde. Das Protokoll je Board hält fest, wer was wann getan hat. Dort steht auch, ob ein Mensch, die KI oder ein externer Zugang eine Aufgabe angelegt hat. Erledigtes wandert ins Archiv und bleibt dort lesbar.

Das Board ist mit den anderen Funktionen verbunden. Aus einer Anfrage wird mit einem Klick eine Aufgabe, und weil die Verbindung bleibt, sieht der Support den Stand. Ein Beschluss aus dem Meeting wird eine Aufgabe mit Person und Termin. Du verknüpfst Aufgaben mit einem Kunden oder einer Verkaufschance, und abrechenbare Zeit auf der Aufgabe wird eine Rechnungsposition. Fragst du die KI nach CIR-142, kennt sie den Stand. Vorlagen je Board, Tastaturkürzel und der Export gehören dazu.

## So behält dein Team jede Aufgabe im Blick

Der Stand steht am Board, und am Montag muss niemand herumfragen.

- **Nenn die Aufgabe beim Namen**: Jedes Board hat ein Kürzel, jede Aufgabe eine fortlaufende Nummer wie CIR-142. Die Gesamtsuche springt mit der Nummer direkt zur Aufgabe, und im Chat, im Meeting und in der Anfrage ist es dieselbe.
- **Plane die nächsten Wochen genau**: Du schätzt den Aufwand in Punkten, und eine Kurve zeigt im Sprint, wie viel noch offen ist. Der Board-Puls setzt ein Ziel mit Termin und sagt, ob es auf Kurs oder gefährdet ist. Für die Frage „Sind wir im Plan?“ braucht es also kein Meeting mehr.
- **Behalte jede Aufgabe im Blick**: Der Eingang fängt alles auf, was von außen kommt, und die Startseite zeigt jeder Person ihre offenen und überfälligen Aufgaben. Die Team-Zeile zeigt, wer woran arbeitet, und Erledigtes landet im Archiv, wo es lesbar bleibt.
- **Hol die richtige Person dazu**: Eine @-Erwähnung benachrichtigt genau die Kollegin, die etwas beitragen soll. Kommentare, Bilder und Anhänge liegen an der Aufgabe, Unteraufgaben und Checklisten gliedern die Schritte.
- **Rechne Zeit auf der Aufgabe ab**: Abrechenbare Stunden buchst du direkt auf die Aufgabe und übernimmst sie mit einem Klick als Position auf die Rechnung. Die Aufgabe hängt am Kunden oder an der Verkaufschance, sodass die Akte den Aufwand kennt.

## Eine Woche in einer Agentur mit zwölf Leuten

Am Montag wird geplant, am Mittwoch kommt eine Kundenanfrage, und am Freitag will Kira wissen, was offen ist.

### Montag, 9:00: Die Woche steht in zehn Minuten

Kira und das Team ziehen die Aufgaben für den nächsten Sprint aus dem Eingang und aus Offen, setzen die Zuständigen und schätzen den Aufwand in Punkten. Der Board-Puls zeigt das Ziel „Relaunch Brandt bis 17.10.“ als auf Kurs. Wo eine Aufgabe hängt, sieht jeder am Board, ohne einzeln nachzufragen. Neue Aufgaben entstehen aus der Vorlage des Boards, mit Labels und Checkliste schon drin.

- Sprint mit Aufwand in Punkten
- Kurve der offenen Punkte je Sprint
- Ziel mit Termin und Prognose
- Vorlagen je Board

### Mittwoch: Frau Sommer meldet einen Fehler

Die Anfrage kommt über das Formular, und Lena macht daraus mit einem Klick BRA-47 im Kundenboard. Die Verbindung zur Anfrage bleibt. Pascal behebt den Fehler und bucht 1,5 abrechenbare Stunden auf die Aufgabe. Lena sieht den Stand von BRA-47 direkt an der Anfrage und antwortet Frau Sommer, ohne Pascal zu fragen.

- Anfrage wird Aufgabe, verbunden
- Zeit auf der Aufgabe, abrechenbar
- Stand sichtbar für den Support
- Kürzel je Kundenboard

### Donnerstag: Workshop mit Herrn Brandt im Projektraum

Kira skizziert mit Herrn Brandt die neue Startseite auf einem Konzeptboard. Auf der Fläche liegen Aufgaben aus dem Board als Karten, und Herr Brandt legt seine Wünsche selbst dazu. Danach sieht er im Projektraum die Aufgaben, die Kira mit ihm teilt, kommentiert BRA-52 und erledigt seine eigene Aufgabe. Interne Aufgaben sieht er nicht, und ein Abo braucht er dafür nicht.

- Konzeptboards mit Aufgaben als Karten
- Projektraum für den Kunden, ohne Abo
- Der Kunde sieht nur, was du teilst
- Kommentare direkt an der Aufgabe

### Freitag: Kira fragt die KI „Was ist bei Pascal offen?“

Die KI antwortet aus dem Board mit Nummern, Fristen und Prioritäten. Das Protokoll zeigt, dass diese Woche zwei Aufgaben über einen externen KI-Zugang angelegt wurden. Sie lagen im Eingang und wurden am Montag eingeplant. Nichts davon ist verloren gegangen, und Kira hat für den Überblick niemanden aus der Arbeit geholt.

- Die KI liest Boards
- Protokoll je Board, auch per KI oder Zugang
- Eingang für alles von außen
- Startseite mit Offenem und Überfälligem

## Die Boards im Detail

Boards, Unteraufgaben, Sprints und Projekträume in der Übersicht.

- **Projekt-Boards mit Eingang**: Jedes Projekt hat ein eigenes Board mit Kürzel und den Spalten Offen, In Arbeit, Review und Erledigt. Davor liegt der Eingang für alles, was von außen kommt.
- **Aufgaben mit Frist und Priorität**: Zuständige, Fälligkeit, Priorität, Labels und Aufwand in Punkten.
- **Unteraufgaben und Checklisten**: Unteraufgaben auf einer Ebene, Checklisten für die Schritte innerhalb einer Aufgabe.
- **Sprints mit Burndown-Chart**: Wochen oder Sprints mit Fortschritt und einer Kurve, die zeigt, wie viel noch offen ist.
- **Projektzeiten und Kundenbezug**: Abrechenbare Zeiten auf der Aufgabe werden Rechnungspositionen. Jede Aufgabe lässt sich mit einem Kunden oder einer Verkaufschance verknüpfen.
- **Projekträume für Kunden**: Ein Raum je Kundenprojekt mit Aufgaben, Wiki, Konzeptboards und Dateien. Gäste brauchen kein Abo, belegen keinen Platz und sehen nur, was du teilst.
- **Anhänge und Kommentare**: Dateien und Bilder an der Aufgabe, Kommentare mit @-Erwähnung.
- **Board-Puls**: Fortschritt, Tempo, Ziel mit Termin und Prognose auf Kurs oder gefährdet.
- **Protokoll und Archiv**: Wer hat was wann getan, inklusive Herkunft: Mensch, die KI oder externer Zugang. Erledigtes bleibt lesbar im Archiv.
- **Vorlagen und Tastaturkürzel**: Vorlagen je Board für neue Aufgaben. Die häufigsten Schritte gehen auch per Tastatur.
- **Startseite und Export**: Offene und überfällige Aufgaben je Person und eine Team-Zeile, die zeigt, wer woran arbeitet. Aufgaben lassen sich exportieren.
- **Konzeptboards**: Freie Zeichenfläche für Skizzen, Workshops und Abläufe. Aufgaben, Wiki-Seiten und Personen liegen als Karten darauf, Bilder ziehst du einfach hinein.

## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein.

### Woche sortieren

> Was liegt diese Woche bei mir an, und woran arbeitet das Team gerade?

Deine Woche:
• CIR-142 „Gutschrift zu RE-2026-0417“ war überfällig. Sie steht jetzt auf heute mit hoher Priorität, und Petra ist um die Freigabe gebeten.
• CIR-147 „Angebot Hagedorn Logistik“ und CIR-148 „Preisliste 2027 prüfen“ sind heute fällig.
• CIR-155 „Schulung Ulm vorbereiten“ und CIR-158 „Newsletter November“ haben Zeit bis Freitag.

Im Team arbeitet Lena an CIR-150, Deniz an APP-145 und Mara an NRL-3. Jonas ist bis Mittwoch nicht da, seine Aufgaben sind erst nächste Woche fällig.

### Projekt aufsetzen

> Wir ziehen ins neue Büro. Mach daraus ein Projekt mit den Aufgaben aus der Checkliste im Wiki und verteil sie auf die Zuständigen. Bis 30.11. muss alles fertig sein.

Das Projekt UMZ „Umzug Hafenstraße“ steht mit 18 Aufgaben in fünf Bereichen, die Fristen sind rückwärts vom 30.11. gerechnet:
• IT: Can, gebündelt unter UMZ-4 mit Netzwerk, Drucker und Telefonanlage
• Verträge: Petra
• Post und Adresse: Ömer
• Möbel: Mara
• Umzugstag: du

Für den nächsten Sprint schlage ich die 7 Aufgaben zu Verträgen und Adresse vor, Möbel und IT kommen danach. Den Vorschlag bestätigst du im Board. An UMZ-1 sind alle vier erwähnt.

### Stand berichten

> Wie steht das Projekt UMZ? Was hängt, und wer hat zu viel auf dem Tisch? Schreib den Stand auch ins Wiki.

UMZ liegt mit 11 von 18 erledigten Aufgaben im Plan, nur die IT hängt:
• Überfällig sind UMZ-6 Telefonanlage (Can, seit 4 Tagen) und UMZ-12 Schlüssel (Ömer, seit gestern).
• Can hat 4 Aufgaben gleichzeitig in Arbeit und ist Donnerstag und Freitag nicht da.
• Deshalb übernimmt Deniz UMZ-7 Drucker und UMZ-8 Bildschirme.

Der Stand je Bereich steht jetzt im Abschnitt „Stand“ der Checkliste im Wiki.

## Häufige Fragen

### Ist CIRO NOISE eine vollwertige Projektmanagement-Software?

Für kleine Teams ja. Jedes Projekt hat ein eigenes Board mit Kürzel, jede Aufgabe Unteraufgaben, eine zuständige Person, eine Frist und einen Aufwand. Du planst in Sprints mit Prognose, und alles von außen landet zuerst im Eingang. Dazu buchst du Zeiten auf die Aufgabe, lässt Kunden im Projekt mitarbeiten und rechnest die Stunden ab, ohne zweites Programm.

### Kann ich meine Boards aus Trello mitnehmen?

Ja. Unter Organisation › Import lädst du die JSON-Datei aus Trello hoch: Karten kommen mit Beschreibung, Labels, Checklisten, Fälligkeit und Kommentaren, erkannte Listen werden zum passenden Status. Dein Team arbeitet am selben Tag im neuen Board weiter.

### Wie plane ich die nächsten Wochen?

In Sprints. Du schätzt Aufgaben in Punkten (1, 2, 3, 5, 8 oder 13) und ziehst sie in den Sprint. Eine Kurve zeigt dir jeden Tag, wie viel noch offen ist und ob dein Team im Plan liegt. Für ein Ziel mit Termin kommt eine Prognose dazu, wann es erreicht ist.

### Kann mein Kunde im Projekt mitarbeiten?

Ja. Jedes Kundenprojekt bekommt einen Projektraum. Dein Kunde sieht dort die Aufgaben, Wiki-Seiten, Konzeptboards und Dateien, die du teilst, kommentiert direkt daran und erledigt seine eigenen Aufgaben. Gäste brauchen kein Abo und belegen keinen Platz.

### Was sind Konzeptboards?

Eine freie Zeichenfläche für Skizzen, Workshops und Abläufe. Aufgaben, Wiki-Seiten und Personen legst du als Karten darauf, und jeder sieht sie mit seinen eigenen Rechten. Im Projektraum zeichnet dein Kunde mit.

### Wie wird aus einer Stunde eine Rechnung?

Du buchst Zeit direkt auf die Aufgabe, mit Stundensatz und als abrechenbar markiert. CIRO NOISE rundet auf die angefangene Viertelstunde und macht aus offenen Stunden die Rechnung. Abgerechnete Einträge lassen sich danach nicht mehr ändern. So landet jede Stunde genau einmal auf einer Rechnung.

### Wie wird aus einer Kundenanfrage eine Aufgabe?

Mit einem Klick an der Anfrage. Die Aufgabe bekommt im gewählten Board eine Nummer wie BRA-47, und die Verbindung bleibt in beide Richtungen bestehen. Aufgaben von außen landen auf Wunsch zuerst im Eingang über dem Board, wo du sie annimmst und einsortierst.

### Kann Claude Aufgaben anlegen und verteilen?

Ja. Claude verbindet sich mit deiner Organisation und legt Aufgaben an, weist sie zu, verschiebt und kommentiert sie. Auf Wunsch schlägt Claude auch die Planung des nächsten Sprints vor. Dabei gelten die Rechte der Person, die den Zugang freigibt, und das Protokoll je Board zeigt, ob ein Mensch, die KI oder ein verbundener Zugang etwas getan hat.

### Was kosten die Boards?

Sie sind im Preis enthalten. Die ersten zwei Plätze sind kostenlos, alle Funktionen inklusive, ohne Kreditkarte. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. und ist monatlich kündbar. Anfrage, Meeting-Beschluss und Rechnungsposition hängen dabei an derselben Aufgabe.

## CIRO NOISE auf einen Blick

- CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login.
- Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start.
- Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion.
- KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person.
- Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.