# Finanzen: Rechnungen und Belege online > Du erfasst Belege per Foto oder PDF, und die KI liest Betrag, Datum und Lieferant. Dazu kommen der Weg vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein zur Rechnung, E-Rechnung, Mahnwesen mit vier Stufen, Bankabgleich per Kontoauszug und der DATEV-Export für die Steuerberatung. - Seite: https://www.ciro-noise.de/funktionen/buchhaltung - English version: https://www.ciro-noise.de/en/features/accounting.md Am Monatsende sitzt du zwei Abende an Rechnungen und Belegen, und die Steuerberatung berechnet trotzdem Nacharbeit. Im Rechnungsprogramm von CIRO NOISE baust du Angebot und Rechnung aus Kapiteln und schickst sie als E-Rechnung hinaus. Belege fotografierst du, und die KI liest Betrag, Datum und Lieferant. Der Kontoauszug zeigt, was bezahlt ist, und für die Steuerberatung exportierst du alles mit einem Klick im DATEV-Format. ## Vom Angebot zur bezahlten Rechnung Angebote und Rechnungen baust du aus Kapiteln: Anschreiben, Preistabelle mit Posten aus deinem Katalog, Zahlungsplan und Unterschrift. Daneben siehst du das Dokument so, wie es hinausgeht, und jede Änderung steht sofort in der Vorschau. Aus dem Angebot wird mit einem Klick die Auftragsbestätigung und daraus die Rechnung, die Nummern sind lückenlos, und die Rechnung geht als E-Rechnung mit GiroCode hinaus. Belege kommen als Foto vom Handy oder als PDF. Die KI liest Betrag, Datum und Lieferant und schlägt eine Kostenstelle vor, und du prüfst, statt zu tippen. Einen Lieferanten erkennt sie ab dem zweiten Beleg wieder, weil seine Daten mit IBAN, USt-IdNr. und Zahlungsziel einmal hinterlegt sind. Wiederkehrende Belege wie Miete, Lizenzen oder Versicherungen buchen sich monatlich oder jährlich von selbst. So fehlt am Jahresende kein Beleg, den niemand erwartet hat. Kostenstellen ordnen alles so, wie du später auswerten willst. Im Verkauf entsteht jedes Dokument aus dem vorigen: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und bei Bedarf Gutschrift oder Stornorechnung. Die Nummern sind lückenlos, und Artikel kommen aus deinem Katalog. Die Kundendaten übernimmt CIRO NOISE aus der Akte, und auf dem Dokument bleiben sie so, wie sie beim Ausstellen waren. Du rechnest mit normaler Umsatzsteuer ab, als Kleinunternehmer nach § 19, nach § 13b, innergemeinschaftlich oder für die Ausfuhr. Teilzahlungen, Skonto und Abo-Rechnungen gehören auch dazu. Die Rechnung geht als E-Rechnung hinaus, als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML. Vorher prüft CIRO NOISE, ob Pflichtangaben fehlen, und auf die Rechnung kommen ein GiroCode und ein Zahlungslink. Das Angebot nimmt die Kundin im Kundenportal an. Geld kommt über den Kontoauszug herein. Du importierst ihn und bekommst Vorschläge, welche Rechnung oder welcher Beleg zu welcher Zahlung passt. Sobald du bestätigst, ist gebucht. Was offen bleibt, mahnst du in vier Stufen an, mit Gebühren, Zinsen und Mahnbrief als PDF, und jede Stufe löst du selbst aus. Abgeschlossene Zeiträume schreibst du fest, damit niemand hinterher etwas wegradiert. Die Steuerberatung bekommt den DATEV-Export mit allen Buchungen, Kunden- und Lieferantenkonten und Belegbildern. Die Auswertungen zeigen unbezahlte Rechnungen nach Alter, den Umsatz je Kunde, was in den nächsten 90 Tagen herein- und hinausgeht und wie viele Angebote angenommen werden. Die Finanzen hängen an der Kundenakte. Angebot und Rechnung entstehen aus der Akte und stehen danach darin, und ein angenommenes Angebot setzt die Verkaufschance auf gewonnen. Abrechenbare Zeiten auf Projekten und Aufgaben werden Rechnungspositionen mit Stundensatz. Die KI beantwortet Fragen zu Rechnungen mit Quelle, und Belege lassen sich jederzeit exportieren. Bilanz, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohn macht weiter die Steuerberatung, und mit dem Export kann sie ohne Rückfragen buchen. ## Vom Beleg bis zum DATEV-Export, ohne etwas abzutippen Jeder Schritt übernimmt, was im vorigen schon eingetragen ist. - **Fotografier den Beleg, fertig**: Foto oder PDF hochladen, und Betrag, Datum, Lieferant und Kostenstelle stehen als Vorschlag im Formular. Du bestätigst oder korrigierst, und Dauerbelege wie Miete und Lizenzen buchen sich von selbst. - **Schreib Angebot und Rechnung aus der Kundenakte**: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift: Jedes Dokument entsteht aus dem vorigen, mit lückenlosen Nummern und der Adresse aus der Akte. Angebote baust du aus Kapiteln der Vorlagen-Bibliothek in deinem Markenkit, und die Kundin nimmt sie im Kundenportal an. - **Schick die Rechnung als E-Rechnung, mit Prüfung**: Die Rechnung geht als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML hinaus. Vorher prüft CIRO NOISE, ob eine Pflichtangabe fehlt, und auf der Rechnung stehen GiroCode und Zahlungslink. Die Steuerart, etwa § 19 für Kleinunternehmer oder § 13b, setzt du je Dokument, und die USt-IdNr. wird geprüft. - **Sieh, wer noch nicht bezahlt hat, und mahn in Stufen**: Du importierst den Kontoauszug und bestätigst die vorgeschlagenen Zuordnungen. Die offenen Posten zeigen, wie lange jede Rechnung schon unbezahlt ist. Gemahnt wird in vier Stufen mit Gebühren, Zinsen und Mahnbrief als PDF. - **Gib der Steuerberatung, was sie braucht**: Der DATEV-Export enthält alle Buchungen, Kunden- und Lieferantenkonten und Belegbilder. Abgeschlossene Zeiträume sind festgeschrieben, und nichts kommt doppelt an. Deine Steuerberatung bucht direkt und muss nicht nachfragen. ## Drei Momente, in denen sonst jemand tippt Der Beleg auf dem Handy, das Projekt bis zur Zahlung und das Monatsende. ### Die Elektriker-Rechnung liegt auf Pascals Handy, und Pascal ist krank Pascal hat die Rechnung fotografiert, bevor er nach Hause ging. Die KI hat 486,20 €, das Datum und den Lieferanten erkannt und die Kostenstelle „Büro“ vorgeschlagen, die zur Leistung auf der Rechnung passt. Der Beleg liegt da, wo alle ihn finden, und Frau Roth von der Steuerberatung bekommt ihn mit dem nächsten Export. - Foto oder PDF vom Handy - Betrag, Datum, Lieferant als Vorschlag - Kostenstelle vorgeschlagen - Lieferant beim zweiten Beleg bekannt ### Projektabschluss Brandt & Söhne: vom Angebot zur Zahlung Im Mai hat Lena das Angebot A-2026-031 mit Kapiteln für Text, Preistabelle und Zahlungsplan geschickt. Frau Sommer hat es im Kundenportal angenommen, und die Verkaufschance sprang auf gewonnen. Jetzt entsteht die Rechnung aus der Auftragsbestätigung, mit Pascals abrechenbaren Stunden als Positionen, und geht als E-Rechnung mit GiroCode hinaus. Drei Wochen später ordnet der Kontoauszug-Import die Zahlung der Rechnung zu, und Lena bestätigt. - Angebot im Kundenportal annehmen - Rechnung aus dem vorigen Dokument - Zeiten als Rechnungspositionen - Zahlung per Kontoauszug zugeordnet ### Monatsende: Mahnlauf und Stapel für die Steuerberatung Eine Rechnung ist 14 Tage überfällig. Kira löst Stufe 1 aus, und der Mahnbrief liegt als PDF bereit. Die Vorschau für 90 Tage zeigt, was hereinkommt und was hinausgeht. Dann exportiert Kira für Frau Roth die Daten für DATEV mit Belegbildern, festgeschrieben und ohne Doppelte, und die Nacharbeit auf der nächsten Rechnung der Steuerberatung fällt weg. - Vier Mahnstufen mit Gebühren und Zinsen - Offene Posten nach Alter - Vorschau auf 90 Tage - DATEV-Export mit Belegbildern ## Finanzen im Detail Belege, Rechnungen, E-Rechnung, Bankabgleich und Mahnwesen in der Übersicht. - **Angebote und Rechnungen schreiben**: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Stornorechnung mit lückenlosen Nummern und Artikelkatalog. Die Kundendaten bleiben so, wie sie beim Ausstellen waren. - **E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung**: ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML, vorher auf fehlende Pflichtangaben geprüft. GiroCode und Zahlungslink stehen auf der Rechnung. - **Kleinunternehmer und Reverse Charge**: Standard, § 19 Kleinunternehmer, § 13b, innergemeinschaftlich und Ausfuhr. Die USt-IdNr. wird geprüft. - **Kundenportal mit Online-Annahme**: Ein Link an Rechnung und Angebot. Die Kundin sieht dort das PDF und nimmt das Angebot an. - **Projektzeiten abrechnen**: Abrechenbare Zeiten aus Projekten und Aufgaben werden Rechnungspositionen mit Stundensatz, gerundet auf die angefangene Viertelstunde. - **Wiederkehrende Rechnungen**: Eine Vorlage stellt die Rechnung in festen Abständen neu aus, mit den Posten und dem Kunden der Vorlage. - **Zahlungsbedingungen**: Teilzahlungen und Skonto, mit Zahlungsziel aus dem Kunden oder dem Lieferanten. - **Gestaltung**: Vier Vorlagen, Briefbogen nach DIN 5008, eigenes Briefpapier, Unterschrift und Stempel. Angebote als Kapitel mit Vorlagen-Bibliothek, die KI ordnet die Bausteine. - **Marke aus dem Marken-Kit**: Logo, Markenfarbe und Schriften kommen aus deinem eigenen Marken-Kit, in allen vier Vorlagen, auf Angebot, Rechnung, Mahnung und im Kundenportal. Änderst du das Kit, tragen neue Dokumente die neue Marke, ohne dass du Vorlagen anfasst. - **Artikelkatalog**: Leistungen und Produkte mit Einheit, Preis und Steuersatz. Ein Posten übernimmt die Werte, und eine spätere Preisänderung verändert keine verschickte Rechnung. - **Belegerfassung per Foto mit KI**: Foto oder PDF. Die KI liest Betrag, Datum und Lieferant und schlägt eine Kostenstelle vor. Lieferanten sind mit IBAN, USt-IdNr. und Zahlungsziel hinterlegt. - **Bankabgleich**: Du importierst den Kontoauszug und bekommst Vorschläge, welche Rechnung oder welcher Beleg passt. Mit dem Bestätigen ist gebucht. - **Mahnwesen mit Mahnbrief**: Vier Stufen mit Gebühren, Zinsen und Mahnbrief als PDF, von dir ausgelöst. - **DATEV-Export für die Steuerberatung**: Buchungsstapel, Kunden- und Lieferantenkonten und Belegbilder im DATEV-Format, mit SKR03 oder SKR04, für die Steuerberatung. - **Wiederkehrende Belege**: Miete, Lizenzen und Versicherungen legst du einmal an, danach entsteht der Beleg monatlich oder jährlich von selbst. - **Auswertungen und Umsatzsteuer**: Offene Posten nach Alter, Umsatz je Kunde, Liquidität für 90 Tage, Angebotsquote und die Umsatzsteuer je Quartal nach Soll oder Ist. - **Kostenstellen**: Jeder Beleg bekommt eine Kostenstelle, von der KI passend zum Inhalt vorgeschlagen. So wertest du später nach Bereichen aus. - **Festschreibung**: Ist ein Zeitraum abgeschlossen, schreibst du ihn fest. Danach ändert niemand mehr Belege oder Rechnungen darin. ## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein. ### Rechnung schreiben > Welche Rechnungen sind überfällig? Und schreib Nordlicht Studio die Rechnung für den Workshop gestern. Zwei Rechnungen sind überfällig, zusammen 4.120 €: • RE-2026-118 an Café Linde über 1.134 €, seit 19 Tagen. Als Nächstes wäre die 1. Mahnung dran • RE-2026-0417 an die Winter GmbH über 2.986 €, seit 8 Tagen Die Rechnung an Nordlicht Studio liegt als Entwurf bereit: Markenworkshop vom 14.10., 1.200 € netto, Zahlungsziel 14 Tage. Ausstellen und mahnen machst du unter Finanzen. ### Angebot nach Vorbild > Schreib der Brauerei Seitz ein Angebot wie das für Café Brenner, nur für drei Standorte statt einem und mit 10 % Rabatt auf die Einrichtung. Der Angebotsentwurf AN-2026-095 an die Brauerei Seitz übernimmt die Posten von Café Brenner für drei Standorte: • Einrichtung 3 × 1.200 € mit 10 % Rabatt – 3.240 € • Hardware-Paket 3 × 1.850 € – 5.550 € • Schulung – 480 € Einmalig sind das 9.270 € netto. Dazu kommt die Lizenz mit 3 × 79 € = 237 € im Monat, weil ab drei Standorten der Staffelpreis gilt. Prüfen und versenden machst du unter Finanzen, am Freitag erinnert dich die Wiedervorlage. ### Ausgaben prüfen > Was haben wir im dritten Quartal für Software ausgegeben, im Vergleich zum Vorjahr? Und welche Belege fehlen noch? Im dritten Quartal 2026 gingen 6.840 € an Software, 1.920 € mehr als im Vorjahr mit 4.920 €. Den größten Teil machen drei zusätzliche Design-Plätze aus (+1.440 €), dazu kommt teureres Hosting (+380 €). Vier Belege sind noch offen. Zwei der Rechnungen hingen als Anhang an IT-31 statt in der Buchhaltung, und Petra vervollständigt alle vier mit FIN-27. Die Auswertung steht im Wiki unter „Softwarekosten Q3 2026“. ## Häufige Fragen ### Ersetzt CIRO NOISE mein Rechnungsprogramm? Ja. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften schreibst du in CIRO NOISE, als PDF oder E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, mit Mahnwesen und Bankabgleich. Die Buchhaltung deiner Steuerberatung ersetzt es nicht: Belege und Rechnungen gehen per DATEV-Export an sie, und sie bucht dort weiter. ### Wie wird aus einem Angebot eine Rechnung? In einer Kette ohne Abtippen: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und bei Bedarf Gutschrift entstehen auseinander. Kapitel, Blöcke und dein Artikelkatalog machen auch lange Angebote übersichtlich. Und deine Kundin nimmt das Angebot online im Kundenportal an. ### Sind wir für die E-Rechnung bereit? Ja. Rechnungen gehen als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung hinaus. Ihr Aufbau ist mit dem offiziellen Prüfprogramm der KoSIT abgesichert, und vor dem Versand zeigt CIRO NOISE, ob eine Pflichtangabe fehlt. Eingehende E-Rechnungen liest der Beleg-Upload direkt aus. ### Was bekommt meine Steuerberatung? Den DATEV-Export im Format EXTF 700, das DATEV direkt einliest. Er enthält alle Buchungen, die Kunden- und Lieferantenkonten und die Belegbilder. Bilanz und Umsatzsteuer-Voranmeldung macht sie wie gewohnt, nur die Kiste mit Zetteln entfällt. ### Wie gleiche ich den Kontoauszug ab? Du lädst den Auszug als Datei aus deinem Online-Banking hoch, im Format CAMT, MT940 oder CSV. CIRO NOISE schlägt zu jeder Zahlung die passende Rechnung oder den passenden Beleg vor. Du bestätigst, und der offene Posten ist erledigt. ### Wie kommt mein Geld schneller herein? Jede Rechnung trägt einen GiroCode, den die Kundin mit ihrer Banking-App scannt. Die offenen Posten zeigen, wer fällig ist, und das Mahnwesen mit vier Stufen, Gebühren, Zinsen und Mahnbrief-PDF löst du mit einem Klick aus. Wiederkehrende Leistungen rechnest du als Abo-Rechnung ab, die zum Termin von selbst entsteht. ### Kann Claude Angebote und Rechnungen vorbereiten? Ja. Claude verbindet sich mit deiner Organisation und legt Angebote und Rechnungen als Entwurf an, etwa aus einer Notiz oder einem Gespräch. Ausstellen und versenden tust du in Finanzen, nach einem Blick auf den fertigen Beleg. So liegt die Vorarbeit bei Claude und die Entscheidung bei dir. ## CIRO NOISE auf einen Blick - CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login. - Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start. - Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion. - KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person. - Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.