# Meetings: Protokolle ohne Mitschreiben > Meetings aus Google Meet kommen mit Transkript, Dauer und Teilnehmenden an. Die KI fasst zusammen und listet Beschlüsse und Aktionspunkte, und mit einem Klick wird daraus eine Aufgabe mit zuständiger Person. Du gibst jedes Meeting einzeln frei, und Kundenmeetings hängen von selbst an der Kundenakte. - Seite: https://www.ciro-noise.de/funktionen/meetings - English version: https://www.ciro-noise.de/en/features/meetings.md Was im Call entschieden wurde, weiß zwei Wochen später oft keiner mehr. CIRO NOISE holt das Transkript aus Google Meet, die KI schreibt daraus das Meeting-Protokoll mit Zusammenfassung, Beschlüssen und Aktionspunkten. Mit einem Klick wird ein Aktionspunkt zur Aufgabe mit zuständiger Person, und Kundenmeetings landen von selbst in der Kundenakte. ## Vom Meeting-Protokoll zur Aufgabe Deine Meetings kommen über die Verbindung zu Google Workspace aus Google Meet, mit Transkript, Dauer und der Liste der Teilnehmenden. CIRO NOISE nimmt selbst nichts auf und tritt keinem Meeting bei. Es nutzt das Transkript, das Google Meet erzeugt, und legt es dort ab, wo dein Team ohnehin arbeitet. Wie bei jeder Aufzeichnung sollten alle Teilnehmenden wissen, dass ein Transkript entsteht, und dafür reicht ein Satz zu Beginn des Termins. Nach dem Ende liegt das Meeting ohne weiteres Zutun bei dir. Die KI liest das Transkript und macht daraus, was sonst 20 Minuten Protokoll kosten: eine Zusammenfassung in wenigen Zeilen, die Beschlüsse und die Aktionspunkte, jeder mit einer Wichtigkeit. Ein Aktionspunkt wird mit einem Klick zur Aufgabe im Board, mit zuständiger Person und Bezug zum Termin. Was schon erledigt ist oder nicht mehr gilt, markierst du als erledigt oder abgelehnt. Das Transkript bleibt zum Nachprüfen darunter. In der Liste durchsuchst du den Inhalt aller Meetings, und die Kalender-Ansicht zeigt, was wann stattgefunden hat. Wer ein Meeting lesen darf, legst du für jedes Meeting einzeln fest. Zusätzlich braucht die Person das Recht für die Funktion. Das Meeting der Geschäftsführung liest also die Geschäftsführung, das Wochenmeeting das ganze Team. Kundenmeetings landen von selbst in der Kundenakte, denn CIRO NOISE erkennt die Firma an den E-Mail-Adressen der Teilnehmenden. Gäste einer Firma, die schon in deinen Kunden steht, werden dabei zu Kontakten, dein eigenes Team nicht. Fragt jemand die KI, was im März zum Preis beschlossen wurde, antwortet sie aus der Zusammenfassung und nennt den Termin als Quelle. Dazu kommt der Kalender. Der Teamkalender zeigt Meetings und Abwesenheiten in einer Ansicht, und jede Person verbindet den eigenen Kalender, ob Google, Microsoft oder ICS. Termine, Abwesenheiten und fällige Aufgaben gibt es außerdem als Abo-Feed, den du in den Kalender legst, den du sowieso offen hast. So steht der Freitagstermin mit Brandt & Söhne neben der Aufgabe, die bis dahin fertig sein muss, und niemand pflegt einen zweiten Kalender. ## Was im Meeting beschlossen wird, landet bei der richtigen Person Die KI schreibt das Protokoll, das dich sonst nach jedem Termin 20 Minuten kostet. - **Lies nach, was besprochen wurde**: Jedes Meeting liegt mit Datum, Dauer, Teilnehmenden und vollem Transkript vor. Wer gefehlt hat, liest nach und arbeitet mit dem, was besprochen wurde. - **Lies das Protokoll in wenigen Zeilen**: Die KI fasst zusammen, nennt die Beschlüsse und listet die Aktionspunkte mit Wichtigkeit. Die Zusammenfassung ersetzt das Protokoll, und das Transkript steht zum Nachprüfen darunter. - **Mach aus dem Beschluss eine Aufgabe**: Jeder Aktionspunkt wird mit einem Klick eine Aufgabe im Board, mit zuständiger Person und Bezug zum Termin. Punkte, die sich schon erledigt haben, hakst du ab oder lehnst sie ab. - **Find das Meeting vom März**: Die Liste sucht im Inhalt aller Meetings, die Kalender-Ansicht zeigt sie nach Datum. Die KI beantwortet die Frage nach dem Beschluss und nennt den Termin als Quelle. - **Gib frei, wer lesen darf**: Du legst je Meeting fest, wer Transkript und Zusammenfassung sieht. Kundenmeetings hängen von selbst an der Kundenakte, erkannt an den E-Mail-Adressen der Teilnehmenden. ## Drei Meetings, wie sie jedes Team kennt Das Wochenmeeting, der Kundencall und die Frage zwei Wochen später. ### Montag, 10 Uhr: Das Wochenmeeting Das Transkript kommt nach dem Termin an, und die Zusammenfassung nennt drei Beschlüsse und fünf Aktionspunkte. Kira macht aus den Aktionspunkten Aufgaben mit Namen dran, ein Klick je Punkt. Der Beschluss zur neuen Urlaubsregel gilt länger als eine Woche, deshalb wird er eine Wiki-Seite mit dem Text aus der Zusammenfassung. Pascal war beim Kunden und liest nach, statt am Dienstag zu fragen, was er verpasst hat. - Zusammenfassung wenige Minuten nach dem Termin - Aktionspunkt wird Aufgabe mit einem Klick - Wichtigkeit je Punkt - Freigabe je Meeting ### Donnerstag: Der Call mit Frau Sommer Lena sagt zu Beginn, dass Google Meet ein Transkript erstellt, dann geht es um den Relaunch. Nach dem Call hängt das Meeting an der Akte von Brandt & Söhne, weil CIRO NOISE Frau Sommers E-Mail-Adresse erkennt. Frau Sommer selbst steht jetzt als Kontakt in der Akte. Der Aktionspunkt „Angebot bis Freitag“ wird eine Aufgabe für Lena, mit Bezug zum Termin. Wer später die Akte öffnet, sieht das Gespräch neben Angebot und Rechnungen. - Kundenakte über die Adresse der Teilnehmenden - Teilnehmende werden Kontakte - Aufgabe für den Vertrieb mit Termin-Bezug ### Nele fragt: „Warum haben wir uns gegen Anbieter X entschieden?“ Nele ist seit zwei Wochen dabei und war beim Termin nicht im Haus. Sie fragt die KI, und die Antwort kommt aus der Zusammenfassung vom 4. März, mit Link auf das Meeting und der Begründung aus dem Transkript. Im Teamkalender sieht Nele gleich daneben, wer diese Woche abwesend ist, und legt den Abo-Feed in den eigenen Kalender. Niemand musste Kira fragen. - Die KI antwortet mit dem Termin als Quelle - Suche im Inhalt aller Meetings - Teamkalender mit Abwesenheiten - Abo-Feed in den eigenen Kalender ## Meetings im Detail Die wichtigsten Funktionen von Meetings und Kalender, je in einem Satz. - **Protokolle aus Google Meet**: Meetings kommen mit Transkript, Dauer und Teilnehmenden an. CIRO NOISE nutzt das Transkript von Google Meet und tritt dem Termin selbst nicht bei. - **Notizen von Hand, Protokoll von der KI**: Ohne Google Meet erfasst du die Besprechung selbst: Stichpunkte rein, die KI macht Zusammenfassung und Aktionspunkte daraus. Deine Notizen bleiben darunter stehen. - **KI-Zusammenfassung mit Beschlüssen**: Die KI erstellt die Zusammenfassung, erkennt Beschlüsse und listet Aktionspunkte mit Wichtigkeit. - **Aktionspunkte werden Aufgaben**: Ein Klick legt die Aufgabe im Board an, mit zuständiger Person und Bezug zum Termin. Punkte lassen sich als erledigt oder abgelehnt markieren. - **Suche in Transkripten**: Die Suche findet Meetings über Transkript und Zusammenfassung. Die Kalender-Ansicht zeigt sie nach Datum. - **Meetings in der Kundenakte**: Über die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden hängt das Meeting an der Firma. Externe Teilnehmende einer bekannten Firma werden Kontakte. - **Freigabe je Meeting**: Du legst je Meeting fest, wer es lesen darf. Zusätzlich braucht die Person das Recht für die Funktion. - **Teamkalender**: Der Teamkalender zeigt Meetings und die Abwesenheiten aus der Zeiterfassung in einer Ansicht. - **Eigener Kalender je Person**: Jede Person verbindet ihren eigenen Kalender, ob Google, Microsoft oder ICS. - **Abo-Feed nach außen**: Termine, Abwesenheiten und fällige Aufgaben kommen als Feed in den Kalender, den du ohnehin nutzt. ## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein. ### Beschlüsse zu Aufgaben > Was haben wir im Termin mit der Winter GmbH beschlossen? Mach Aufgaben daraus. Im Termin am 3. September stand fest: Die Winter GmbH verlängert 2027 mit einer Schulung am Standort Ulm, und das Angebot kommt bis Mitte Oktober. Daraus sind drei Aufgaben geworden: • CIR-150 Angebot schreiben – du, bis 16.10. • CIR-151 Schulung in Ulm planen – Deniz, bis 30.10. • CIR-152 Ansprechperson im Einkauf nachtragen – Lena, bis morgen Der Beschluss steht auch in der Kundenakte der Winter GmbH. ### Was ist offen geblieben? > Was ist aus den Meetings im September noch offen? Sortier es nach Wichtigkeit und halt es im Wiki fest. Aus den 14 Meetings im September sind 17 Punkte offen. 5 davon stehen schon im Board, die übrigen 12 liegen nach Wichtigkeit sortiert auf der Wiki-Seite „Offene Punkte aus September“. Für die drei wichtigsten gibt es Aufgaben: 1. Preisliste 2027 freigeben – CIR-160 2. Schulung Ulm terminieren – CIR-161 3. Kündigungsfrist im Mustervertrag prüfen – CIR-162 Über die anderen neun entscheidest du auf der Wiki-Seite. ### Protokoll ins Wiki > Schreib aus der Geschäftsführungsrunde von heute ein Protokoll ins Wiki, mit Beschlüssen und Verantwortlichen. Und ergänz die Seite mit den Jahreszielen. Das Protokoll „Geschäftsführung 12.10.2026“ steht im Wiki. Beschlossen sind zwei neue Stellen im Support und 4 % höhere Preise ab Januar, die Messe 2027 ist gestrichen. Sabine schaltet die Stellenanzeigen, Petra passt die Preisliste an, und der Kundenbrief zur Preiserhöhung liegt bei dir, jeweils mit Frist. In „Jahresziele 2026“ hat Ziel 3 „Support-Antwortzeit unter 4 Stunden“ jetzt eine Maßnahme: die zwei Neueinstellungen, mit Link auf den Beschluss. ## Häufige Fragen ### Wie kommen meine Meetings hinein? Aus Google Meet von selbst: Über die Google-Workspace-Verbindung holt CIRO NOISE das Transkript nach dem Termin. Für Gespräche ohne Transkript legst du das Meeting von Hand an, mit deinen Stichpunkten. ### Was macht die KI aus einem Gespräch? Eine Zusammenfassung und eine Liste der Vereinbarungen, aus dem Transkript oder aus deinen Stichpunkten. Deine eigenen Notizen stehen immer darunter. So weiß auch, wer nicht dabei war, was beschlossen wurde. ### Wie wird aus einem Beschluss eine Aufgabe? Mit einem Klick am Aktionspunkt: Du nimmst ihn als Aufgabe ins Board, hakst ihn direkt ab oder lehnst ihn ab. Offene Punkte stehen auf deinem Dashboard, bis sie entschieden sind. ### Sehe ich in der Kundenakte, mit wem ich gesprochen habe? Ja. Über die Teilnehmenden verknüpft CIRO NOISE das Meeting mit Firma und Kontakt, und es erscheint in der Kundenakte neben Anfragen, Angeboten und Rechnungen. Vor dem nächsten Termin hast du das letzte Gespräch sofort vor Augen. ### Wer sitzt mit im Termin? Nur die Menschen, die du eingeladen hast. Google Meet erzeugt das Transkript, und CIRO NOISE verarbeitet es nach dem Termin, ohne selbst beizutreten oder aufzunehmen. ### Kann ich Claude fragen, was im Meeting besprochen wurde? Ja. Claude verbindet sich mit deiner Organisation, findet Meetings und liest Zusammenfassungen und offene Aktionspunkte, mit den Rechten der Person, die den Zugang freigibt. Frag etwa, was mit einem Kunden zuletzt vereinbart wurde, und Claude antwortet aus der Zusammenfassung. ## CIRO NOISE auf einen Blick - CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login. - Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start. - Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion. - KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person. - Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.