# Anfragen: Das Ticketsystem fürs Team > Der Support-Eingang: Anfragen kommen über das Formular auf deiner Website an, mit Nummer, Priorität, Status und Zuständigkeit. Die KI schlägt Priorität und Antwort vor, die Kundin sieht den Stand im Support-Portal, und du antwortest aus der Liste per E-Mail. - Seite: https://www.ciro-noise.de/funktionen/support - English version: https://www.ciro-noise.de/en/features/support.md Eine Anfrage lag drei Tage im Postfach, weil Lena im Urlaub war, und der Kunde rief an, ob seine Mail angekommen ist. Mit dem Ticketsystem von CIRO NOISE schreiben deine Kunden über das Formular auf deiner Website. Jede Anfrage steht mit Nummer, Status und zuständiger Person in einer Liste, die dein ganzes Team sieht. Die KI schlägt Priorität und Antwort vor, die Antwort geht per E-Mail hinaus, und die Kundin sieht im Support-Portal, wo es steht. ## Ein Helpdesk, den alle sehen Anfragen kommen über das Formular auf deiner Website an, und jede Organisation hat dafür eine öffentliche Adresse. Jede Anfrage bekommt eine Nummer, eine Priorität, eine zuständige Person, einen Verlauf und Anhänge wie Bilder oder PDF. Ihr Status läuft von Neu über Offen, In Bearbeitung und Gelöst bis Abgeschlossen. Bestätigung und Antworten gehen per E-Mail im Namen deiner Organisation hinaus, mit ihrem Kürzel als Absender. Auf ihrer Seite im Support-Portal sieht die Kundin auch, wie schnell dein Team meist antwortet, gerechnet aus den echten Antwortzeiten der letzten 90 Tage. Die Kundin braucht kein Konto. Zu jeder Anfrage gibt es im Support-Portal eine eigene Seite, die sie mit einer PIN oder über einen gesicherten Link öffnet. Dort sieht sie den Stand, antwortet, hängt Dateien an, klickt „Das hat mein Problem gelöst“ und vergibt am Ende ein bis fünf Sterne. Der Anruf, ob die Anfrage angekommen ist, entfällt, weil die Antwort auf der Seite steht. Und dein Team sieht die Bewertung direkt an der Anfrage. Die KI hilft im Support mit, und dein Team entscheidet. Sie schlägt eine Priorität vor und begründet sie. Sie entwirft eine Antwort aus dem Wiki und aus gelösten Anfragen, übersetzt und fasst lange Verläufe zusammen. Abgeschickt wird erst, wenn ein Mensch klickt. „Meine Anfragen“ zeigt jeder Person ihre eigenen, und die Auswertungen zu Antwortzeit und Zufriedenheit sieht nur, wer das Recht dazu hat. Oft folgt auf eine Anfrage weitere Arbeit. Mit einem Klick wird sie eine Aufgabe im Board. CIRO NOISE erkennt die Firma am Teil der E-Mail-Adresse hinter dem @, und die Anfrage hängt an der Kundenakte. Die Lösung sicherst du mit einem Klick als Wissen, und einen Termin mit der Kundin legst du direkt an der Anfrage an, er steht dann in deinem Kalender. Aus einer Frage, die dreimal kam, wird ein Beitrag für Social Media. ## So bekommt jede Kundin ihre Antwort Vom Formular bis zur Bewertung sieht dein Team, wo jede Anfrage steht. - **Lass keine Anfrage an einer Person hängen**: Was über das Formular kommt, steht in einer Liste, die das ganze Team sieht, mit Zuständiger, Status und Anhängen. Ist Lena im Urlaub, übernimmt Pascal aus der Liste, ohne Zugang zum Postfach. - **Sieh zuerst, was dringend ist**: Die KI schlägt Priorität und eine Antwort vor und schreibt dazu, woran sie es erkennt. Du entscheidest, und der Vorschlag spart dir am Morgen das Sortieren von vierzig Anfragen. - **Lass die Kundin selbst nachsehen**: Zu jeder Anfrage gibt es im Support-Portal eine eigene Seite mit PIN oder Link, ohne Konto. Die Kundin sieht den Stand, antwortet, hängt Dateien an, klickt „gelöst“ und bewertet mit Sternen. - **Antworte im Namen deiner Firma**: Bestätigung und Antworten gehen per E-Mail mit deinem Kürzel als Absender hinaus. Wie schnell dein Team meist antwortet, rechnet CIRO NOISE aus den echten Antwortzeiten und zeigt es der Kundin im Support-Portal. - **Mach aus der Anfrage den nächsten Schritt**: Aufgabe im Board, Termin im Kalender, Lösung als Wissen: Das alles legst du direkt an der Anfrage an. Die Kundenakte füllt sich von selbst, weil CIRO NOISE die Firma an der E-Mail-Adresse erkennt. ## Drei Anfragen, wie sie jede Woche kommen Ein Ausfall am Freitag, eine Frage vom letzten Monat und eine, die einen Termin braucht. ### Freitag, 16:40: Frau Sommer meldet einen Ausfall Die Anfrage kommt über das Formular, mit Screenshot im Anhang. Die KI stuft sie als dringend ein und begründet das mit dem Wort „Ausfall“ und der Uhrzeit. Lena ist schon weg, also nimmt Pascal die Anfrage aus der Liste und trägt sich als zuständig ein. Die Antwort geht per E-Mail hinaus, der Stand steht im Support-Portal, und Frau Sommer muss am Montag nicht anrufen. - Priorität mit lesbarer Begründung - Anhänge direkt an der Anfrage - Antwort per E-Mail, Stand im Support-Portal - Zuständige wechseln mit einem Klick ### Dienstag: Die Frage, die letzten Monat schon kam Ein Kunde fragt nach der Gutschrift zu einer stornierten Rechnung. Die KI findet die gelöste Anfrage vom März und die Wiki-Seite dazu und legt einen Antwortvorschlag an die Anfrage. Lena liest, ändert einen Satz und schickt ab. Der Kunde klickt im Support-Portal „Das hat mein Problem gelöst“ und gibt fünf Sterne. - Vorschlag aus Wiki und gelösten Anfragen - Versand erst nach dem Klick eines Menschen - „Gelöst“-Klick durch den Kunden - Bewertung mit ein bis fünf Sternen ### Donnerstag: Die Anfrage braucht ein Gespräch Frau Sommer will das neue Formular auf der Website besprechen. Lena legt direkt aus der Anfrage einen Termin an. Er steht in ihrem Kalender, und Frau Sommer bekommt die Einladung. Die Anfrage hängt bereits an der Akte Brandt & Söhne, weil CIRO NOISE die Firma an der E-Mail-Adresse erkannt hat. Am Monatsende sieht Kira in der Auswertung, wie schnell das Team geantwortet hat und wie zufrieden die Kundinnen waren. - Termin direkt aus der Anfrage - Kundenakte per E-Mail-Domain - Auswertung nur für Berechtigte - Antwortzeit und Zufriedenheit als Kennzahl ## Anfragen im Detail Formular, Support-Portal, KI-Vorschläge und Auswertungen in der Übersicht. - **Kontaktformular für deine Website**: Anfragen kommen über das Formular auf deiner Website an. Jede Organisation hat dafür eine öffentliche Adresse. - **Tickets mit Status und Priorität**: Nummer, Status von Neu bis Abgeschlossen, Priorität, Zuständige, Verlauf, Anhänge als Bild oder PDF. - **Support-Portal ohne Konto**: Ohne Konto, geöffnet mit PIN oder gesichertem Link. Die Kundin sieht den Stand, antwortet und hängt Dateien an. - **E-Mails im Namen deiner Firma**: Bestätigung und Antworten gehen mit dem Kürzel deiner Organisation als Absender hinaus. Die Antwortzeit, die die Kundin im Support-Portal sieht, stammt aus echten Werten. - **KI-Antwortvorschläge**: Vorschläge für Priorität und Antwort, dazu Übersetzung und Zusammenfassung. Abgeschickt wird erst nach deinem Klick. - **Antwortzeit und Zufriedenheit**: „Meine Anfragen“ zeigt jeder Person ihre eigenen. Die Auswertungen zu Antwortzeit und Zufriedenheit sieht nur, wer das Recht dazu hat. - **Gelöst und Bewertung**: Die Kundin klickt „Das hat mein Problem gelöst“ und vergibt ein bis fünf Sterne. - **Verknüpfungen**: Aus der Anfrage wird eine Aufgabe, und über die E-Mail-Adresse hängt sie an der Kundenakte. Dazu kommen die Lösung als Wissen und Termine, die du direkt an der Anfrage anlegst. - **Social Media**: Aus einer Frage, die oft kommt, wird mit einem Klick ein Beitrag. ## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein. ### Bewährte Antwort finden > Jana Winter fragt, wo ihre Gutschrift bleibt. Wie haben wir so etwas zuletzt gelöst? Gib es Lena als Aufgabe. Im Juni haben wir es so gelöst: Storno bestätigen, die Gutschrift innerhalb von fünf Werktagen zusagen und Betrag und Rechnungsnummer nennen. Damit war die Anfrage erledigt. Bei der Winter GmbH fehlt die Gutschrift über 640 € netto für die stornierte Schulung aus RE-2026-0417. Lena hat dafür CIR-142, fällig morgen, mit der Antwort vom Juni und der Rechnung. In der Kundenakte steht, dass die Gutschrift zugesagt ist. ### Antwort klären > Eine Kundin will wissen, ob wir am Wochenende einen Notdienst haben und was der kostet. Was haben wir bisher geantwortet, und was gilt wirklich? Verbindlich ist die Seite „Preise 2026“: Notdienst am Samstag und Sonntag von 8 bis 20 Uhr, 120 € Pauschale plus Arbeitszeit. Die AGB verweisen in § 6 auf genau diese Preisliste. Vorschlag für die Antwort: „Ja, am Wochenende sind wir von 8 bis 20 Uhr für Sie da. Ein Einsatz kostet 120 € Pauschale plus Arbeitszeit.“ Die beiden Antworten aus 2025 nannten noch 95 €. Die FAQ-Seite ist korrigiert, und Lena weiß über SUP-9 Bescheid. ### Bekannten Fehler dokumentieren > Mehrere Kunden schreiben, dass der Export hängt. Gibt es dazu schon eine Aufgabe und eine Zwischenlösung? Schreib dem Support eine Seite mit einem Antworttext. Ja, das ist APP-139: Deniz arbeitet daran, die Behebung ist für Sprint 15 geplant. Bis dahin hilft es, den Zeitraum in zwei Hälften zu exportieren. Die neue Seite „Bekannter Fehler: Export großer Dateien“ erklärt das und enthält diesen Antworttext: „Danke für Ihre Meldung. Bei sehr langen Zeiträumen bricht der Export gerade ab. Bis zur Behebung klappt es, wenn Sie den Zeitraum in zwei Teilen exportieren.“ An APP-139 hängt der Link, damit Deniz die Seite anpasst, sobald die Behebung live ist. ## Häufige Fragen ### Ist das ein richtiges Helpdesk-Ticketsystem? Ja, für den Kundenservice kleiner Teams. Jede Anfrage wird zum Ticket mit Nummer, Priorität, Status, zuständiger Person und Verlauf. Antworten gehen per E-Mail hinaus, und die Kundin verfolgt ihr Ticket im Support-Portal. Anfragen kommen über das Formular auf deiner Website herein, nicht über ein weitergeleitetes Postfach. ### Wie schnell steht das Formular auf meiner Website? In wenigen Minuten. Das Anfrageformular bindest du als Stück Code auf deiner Website ein oder verschickst es als Link, und jede Anfrage landet sofort in der Liste deines Teams. Antworten gehen per E-Mail an die Kundin. ### Wie behält die Kundin den Überblick? Über das Support-Portal, geschützt durch PIN oder sicheren Link, ganz ohne Konto. Dort sieht sie den Stand, antwortet, hängt Dateien an und bewertet am Ende, wie zufrieden sie war. ### Wie hilft die KI beim Antworten? Sie schlägt Priorität und einen Antworttext vor, gestützt auf dein Wiki und auf gelöste Anfragen, und begründet beides. Dein Team prüft, passt an und schickt ab. So geht jede Antwort schneller hinaus und klingt trotzdem nach deinem Team. ### Hilft eine gelöste Anfrage bei der nächsten? Ja. Ist eine Anfrage gelöst, legt die KI daraus einen Wissenseintrag als Entwurf an, ohne persönliche Daten. Sobald jemand aus deinem Team ihn freigibt, greift die KI bei einer ähnlichen Frage darauf zurück und schlägt die Antwort von damals vor. Interne Notizen an der Anfrage bleiben dabei im Team. ### Wie wird aus einer Anfrage eine Aufgabe? Mit einem Klick an der Anfrage: Die Aufgabe landet mit eigener Nummer im gewählten Board, und die Verbindung bleibt in beide Richtungen bestehen. Die Kundin verfolgt den Stand weiter im Support-Portal, dein Team arbeitet im Board. ### Woran sehe ich, wie gut unser Support läuft? An den Auswertungen zu Antwortzeit und Zufriedenheit, gerechnet aus dem Verlauf und den Bewertungen deiner Kundinnen und Kunden. Jede Antwort steht mit Name und Zeit an der Anfrage, und „Meine Anfragen“ zeigt jeder Person das Eigene. ## CIRO NOISE auf einen Blick - CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login. - Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start. - Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion. - KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person. - Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.