# Wiki: Das Wiki für dein Team

> Das Wiki deiner Firma: Seiten und Unterseiten als Baum für Prozesse, Onboarding und Entscheidungen. Jede Änderung bleibt als Version erhalten, der ganze Text ist durchsuchbar, Bilder und Kommentare hängen an der Seite. Was hier steht, kennt auch die KI und nennt die Seite als Quelle.

- Seite: https://www.ciro-noise.de/funktionen/wiki
- English version: https://www.ciro-noise.de/en/features/wiki.md

Die neue Kollegin fragt zum dritten Mal, wie Angebote freigegeben werden, und der Ablauf steht in drei Fassungen in einem Dokument. Im Firmenwiki von CIRO NOISE schreibst du Abläufe, Onboarding und Entscheidungen einmal auf. Dein Team findet sie über die Suche oder fragt die KI, die mit einem Link auf die Seite antwortet. Jede Änderung bleibt als Version erhalten.

## Die Wissensdatenbank deines Teams

Das Wiki ist der Seitenbaum deiner Firma. Bereiche wie Onboarding, Prozesse, Kunden oder Technik bilden die Wurzeln. Darunter liegen Seiten und Unterseiten, dazu Ordnerseiten, die nur andere Seiten bündeln. Du schreibst wie in jedem Dokument mit Überschriften, Listen, Tabellen, Code und Bildern und musst dafür keine Schreibweise lernen. Bilder fügst du direkt in den Text ein, Kommentare stehen unter der Seite, und mit einer @-Erwähnung holst du im Text oder im Kommentar genau die Kollegin dazu, die die Antwort kennt.

Gemacht ist es für Firmen mit drei bis fünfzig Leuten, in denen niemand hauptberuflich dokumentiert. Deshalb zeigt dir die Startseite des Wikis, in welchen Bereichen gerade geschrieben wird und was zuletzt geändert wurde. Unter „Zur Überprüfung“ stehen die Seiten, die seit 180 Tagen niemand angefasst hat. So merkst du, dass eine Seite veraltet, bevor jemand danach handelt. Wer eine Seite beobachtet, sieht jede Änderung auf seinem Dashboard.

Das Wiki ist mit den anderen Funktionen verbunden. Eine Aufgabe im Board verlinkt auf die Wiki-Seite mit der Beschreibung, und die Seite verlinkt zurück auf die Aufgabe. Die Lösung einer Support-Anfrage sicherst du mit einem Klick als Wissen, damit niemand die Antwort von heute Morgen neu schreibt. Fragt jemand die KI „Wie buchen wir Reisekosten?“, antwortet sie aus dem Wiki und nennt die Seite, auf der es steht. Die Gesamtsuche zeigt Wiki-Seiten, Aufgaben und Kunden in einer Trefferliste, egal wo du gerade bist.

Wer das Wiki liest und wer schreibt, legst du je Rolle fest. Einzelne Seiten markierst du als vertraulich, etwa einen Vertragsentwurf. Solche Seiten lassen die KI und externe KI-Zugänge aus, es sei denn, die fragende Person hat ausdrücklich das Recht dazu. Im Wiki selbst sieht sie jede Person mit Leserecht. Versionen bleiben unbegrenzt erhalten, und du kannst das ganze Wiki jederzeit exportieren und mitnehmen.

## Was dein Team aufschreibt, findet es wieder

Abläufe, Onboarding und Entscheidungen an einem Ort, den alle kennen.

- **Bau die Struktur so tief, wie du sie brauchst**: Bereiche als Wurzeln, darunter Seiten, Unterseiten und Ordnerseiten, so viele Ebenen wie nötig. Jede Seite hat einen Platz im Baum, und jede Person einen Weg dorthin, ohne zu raten.
- **Ändere, ohne die alte Fassung zu verlieren**: Jede Änderung wird als Version festgehalten, mit Person und Zeitpunkt. Bearbeitungen innerhalb von zehn Minuten zählen dabei als eine. Du siehst, was vorher galt, und stellst es mit einem Klick wieder her.
- **Finde die Seite mit einem einzigen Wort**: Die Volltextsuche durchsucht Titel und Text jeder Seite und hebt den Treffer hervor. In der Gesamtsuche steht die Wiki-Seite neben der Aufgabe und dem Kunden, die dazugehören.
- **Sieh, was veraltet, bevor es jemand falsch liest**: „Zur Überprüfung“ listet die Seiten, die seit 180 Tagen unverändert sind. Daneben zeigt die Startseite, in welchem Bereich gerade gearbeitet wird und was zuletzt geändert wurde. So siehst du auf einen Blick, wo eine Seite Pflege braucht.
- **Lass die KI daraus antworten**: Frag die KI in der Leiste, und sie antwortet aus dem Wiki mit dem Link auf die Seite. Vertrauliche Seiten lässt sie aus, und sie sieht nur, was du selbst sehen darfst.

## Drei Tage, an denen dein Team nachliest, statt zu fragen

Der erste Tag der neuen Kollegin, die Prozessänderung und die Frage mitten im Kundengespräch.

### Nele, Tag 1: ein Link statt vier Chat-Nachrichten

Kira schickt Nele den Link auf den Bereich „Onboarding“. Nele liest Zugänge, Ansprechpersonen und den Freigabeprozess, mit Bildschirmfotos direkt in der Seite. Zu dem Schritt, den sie nicht versteht, kommentiert sie mit @Pascal, und Pascal antwortet unter der Seite, wo die Frage steht. Nele beobachtet die Seite und erfährt, wenn sich etwas ändert.

- Bereich mit Unterseiten
- Bilder direkt in der Seite
- Kommentar mit @-Erwähnung
- Seite beobachten

### Der Freigabeprozess ändert sich, und alle wissen, welche Fassung gilt

Lena passt den Freigabeprozess an, weil größere Angebote jetzt zu zweit geprüft werden. Die alte Fassung bleibt als Version mit Person und Zeitpunkt erhalten, die neue steht sofort in der Suche. Wer die Seite beobachtet, sieht die Änderung auf seinem Dashboard. Kira sieht auf der Wiki-Startseite, dass sich im Bereich „Prozesse“ etwas getan hat, ohne dass jemand es ankündigt.

- Version mit Person und Zeit
- Wiederherstellen mit einem Klick
- Änderung auf dem Dashboard aller, die beobachten
- Aktivität je Bereich

### „Wie war das mit dem Reverse-Charge-Hinweis?“

Frau Sommer fragt am Telefon nach der Rechnung an die Tochterfirma in Wien. Lena tippt die Frage in die Leiste, und die KI antwortet aus der Wiki-Seite „Rechnungen ins EU-Ausland“ mit dem Link darauf. Die KI zeigt Lena dabei nur Seiten, die Lena auch selbst öffnen darf. Lena liest Frau Sommer den Satz vor, der dort steht, und muss nicht später zurückrufen.

- Die KI antwortet mit Quelle
- Suche findet es auch mit anderen Wörtern
- Vertrauliche Seiten bleiben außen vor

## Das Wiki im Detail

Seitenbaum, Versionen, Suche und Rechte in der Übersicht.

- **Seitenbaum mit Unterseiten**: Bereiche als Wurzeln, darunter Seiten, Unterseiten und Ordnerseiten, die nur bündeln.
- **Editor mit Tabellen und Erwähnungen**: Überschriften, Listen, Tabellen, Code und Bilder. Kolleginnen holst du mit einer @-Erwähnung direkt im Text dazu.
- **Versionsverlauf und Wiederherstellen**: Jede Änderung wird festgehalten, Bearbeitungen innerhalb von zehn Minuten zählen als eine. Ansehen und wiederherstellen, mit Person und Zeitpunkt.
- **Volltextsuche**: Durchsucht den ganzen Seitentext und hebt Treffer hervor. Die Wiki-Seiten erscheinen auch in der Gesamtsuche über alle Funktionen.
- **Rechte und vertrauliche Seiten**: Lesen und Schreiben je Rolle. Vertrauliche Seiten sind für die KI und externe KI-Zugänge unsichtbar, außer mit ausdrücklichem Recht.
- **Import aus Notion und Confluence**: Bestehende Seiten holst du als Export-Datei aus Notion oder Confluence herüber, mit Gliederung und Tabellen. Bilder und Rechte bleiben im alten Werkzeug.
- **Bilder und Kommentare**: Bilder fügst du direkt in die Seite ein, Kommentare mit @-Erwähnung stehen darunter.
- **Beobachten**: Ändert sich eine beobachtete Seite, steht das auf deinem Dashboard.
- **Wiki-Startseite**: Zeigt je Bereich, wie viele Versionen pro Woche entstehen, was zuletzt geändert wurde und unter „Zur Überprüfung“ die Seiten, die seit 180 Tagen unverändert sind.
- **Verknüpfungen**: Aufgabe und Wiki-Seite verlinken sich gegenseitig, und aus einer erledigten Aufgabe wird mit einem Klick eine Wiki-Seite mit Rückverweis.

## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein.

### Wissen abfragen

> Wie läuft bei uns eigentlich eine Reklamation ab, von der Meldung bis zur Gutschrift? Fass mir das aus dem Wiki zusammen und sag mir, wo sich Seiten widersprechen.

So läuft eine Reklamation in deiner Firma ab:
1. Meldung im Support aufnehmen
2. Fall prüfen und die Rechnung heraussuchen
3. Der Kundin innerhalb von 24 Stunden antworten
4. Ab 250 € gibt die Leitung Buchhaltung frei
5. Gutschrift unter Finanzen anlegen
6. Anfrage abschließen

Bei der Freigabe widersprechen sich die Seiten: „Reklamationsprozess“ (Abläufe, Stand März 2025) nennt noch 500 € und die Geschäftsführung. „Gutschriften“ (Finanzen, Stand Juni 2026) nennt 250 € und die Leitung Buchhaltung, und so wurden auch die beiden Fälle im Juni und August freigegeben.

### Inhalte ergänzen

> Bring den Reklamationsprozess auf den Stand der Seite „Gutschriften“, nimm die Teilgutschriften aus der Support-Runde vom Dienstag mit rein und verlinke die Antwortvorlage.

Der Reklamationsprozess nennt jetzt die Freigabe ab 250 € durch die Leitung Buchhaltung und verlinkt die Antwortvorlage „Gutschrift erteilt“. Im neuen Abschnitt „Teilgutschriften“ steht der Beschluss vom Dienstag: Gutgeschrieben werden nur gelieferte Posten, und die Begründung gehört in die Antwort.

Darunter liegt die neue Seite „Beispiel: Teilgutschrift“ mit dem Fall aus dem August. Lena stellt den Ablauf am 13.10. in der Support-Runde vor (SUP-12). Die vorige Fassung findest du unter Versionen.

### Aufräumen

> Welche Seiten unter Abläufe hat seit über einem Jahr niemand angefasst? Prüf, ob sie noch stimmen, und gib die fraglichen an die Zuständigen.

Unter Abläufe sind 9 Seiten älter als ein Jahr. Sechs davon stimmen noch, drei sind überholt und liegen jetzt bei den Zuständigen:
• „Urlaubsantrag“ beschreibt noch das Papierformular – ORG-40 für Sabine Kurz
• „Reisekosten“ nennt die alte Pauschale – ORG-41 für Petra Lang
• „Schlüsselübergabe“ schickt Besucher zum alten Empfang – ORG-42 für Ömer Yıldız

Oben auf jeder der drei Seiten steht der Hinweis „Wird gerade überarbeitet“ mit der passenden Aufgabe.

## Häufige Fragen

### Ersetzt das Wiki eine eigene Wissensdatenbank?

Ja. Das Wiki ist die Wissensdatenbank deiner Firma: Abläufe, Onboarding, Kundenwissen und Entscheidungen stehen als Seiten in einem Baum, mit Versionen und Volltextsuche. Weil das Wiki in CIRO NOISE neben Aufgaben, Anfragen und Kundenakten liegt, antwortet die KI auch aus diesen Bereichen und verlinkt die passende Seite.

### Kann ich aus Notion oder Confluence umziehen?

Ja. Unter Organisation › Import lädst du die Export-Datei hoch: Seitenbaum, Text, Überschriften, Listen, Tabellen und Code kommen mit, Notion-Datenbanken als Tabelle. Alles landet in einem eigenen Ordner, den du danach in Ruhe sortierst. Bilder und Anhänge legst du bei Bedarf neu ab.

### Wie findet mein Team, was es sucht?

Die Volltextsuche durchsucht jede Seite und hebt die Fundstelle hervor, und der Seitenbaum ordnet in beliebiger Tiefe. Wer lieber fragt, fragt die KI: Sie antwortet aus dem Wiki und verlinkt die Seite, aus der die Antwort stammt.

### Wie bleibt das Wiki aktuell, ohne dass jemand Vollzeit pflegt?

Die Startseite listet unter „Zur Überprüfung“ jede Seite, die seit 180 Tagen unverändert ist. Wer eine Seite beobachtet, erfährt jede Änderung, und wer eine Lücke findet, kommentiert direkt an der Seite. So pflegt dein Team nebenbei, statt einmal im Jahr aufzuräumen.

### Kann ich Seiten nur für einen kleinen Kreis freigeben?

Nur über die Rolle: Sie legt fest, wer das Wiki liest und wer schreibt, und gilt für alle Seiten. Einzelne Seiten markierst du als vertraulich, dann lassen die KI und verbundene KI-Werkzeuge sie aus, außer die fragende Person hat das Recht auf vertrauliches Wissen. Im Wiki selbst sieht jede Person mit Leserecht auch die vertraulichen Seiten.

### Kann Claude Wiki-Seiten für mich schreiben?

Ja. Claude verbindet sich mit deiner Organisation und sucht, liest, legt an und aktualisiert Wiki-Seiten, mit den Rechten der Person, die den Zugang freigibt. So entsteht eine Anleitung im Gespräch mit Claude und steht danach für dein ganzes Team im Wiki.

### Kann ich zu einer früheren Fassung zurück?

Ja, mit einem Klick. Jede Seite führt ihre Versionen, du siehst die Unterschiede und springst zu jedem früheren Stand zurück. Der aktuelle Stand wird vorher gesichert, damit nie etwas verloren geht.

## CIRO NOISE auf einen Blick

- CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login.
- Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start.
- Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion.
- KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person.
- Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.