# Zeiterfassung: Zeiterfassung für Mitarbeiter > Dein Team stempelt Kommen, Gehen und Pause per Knopf, beantragt Urlaub und meldet sich krank. CIRO NOISE rechnet Soll, Ist und Zeitkonto und prüft Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz, wie es die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 verlangt. Jede Änderung behält ihre Spur, und am Monatsende exportierst du Stundenzettel, Lohn-CSV und den Prüfexport mit allen Änderungen. - Seite: https://www.ciro-noise.de/funktionen/zeiterfassung - English version: https://www.ciro-noise.de/en/features/time-tracking.md Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter erfassen. Mit CIRO NOISE stempeln sie Kommen, Gehen und Pause per Knopf, im Browser oder am Handy, und CIRO NOISE prüft Pausen und Höchstarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz. Bis zu vier Mitarbeiter, die nur stempeln, sind kostenlos. ## Zeiterfassung, die das Arbeitszeitgesetz kennt Deine Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit selbst: Kommen, Gehen und Pause sind drei Knöpfe im Browser, im Büro, im Homeoffice oder am Handy. Wer einen Stempel vergessen hat, trägt ihn nach und begründet es. Du legst für jede Person Wochenstunden oder feste Tage fest, und CIRO NOISE rechnet daraus Soll, Ist und das Zeitkonto. Überstunden werden ausgezahlt oder ausgeglichen, und das Urlaubskonto rechnet anteilig. Urlaub, Krankheit oder Kind krank beantragt jede Person selbst. Freigeben muss die vorgesetzte Person aus dem Organigramm, und fehlt sie, übernimmt ihre Stellvertretung. Der Teamkalender zeigt, wer wann abwesend ist, und für Aushilfen ohne eigenes Konto führt die Verwaltung einen Stundenzettel. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit dem EuGH-Urteil von 2019 (C-55/18) und dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21). Das Bundesarbeitsgericht leitet sie aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG her. Außerdem verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG, die Arbeitszeit über acht Stunden hinaus aufzuzeichnen. Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein, und Zettel ohne System erfüllen das nicht. CIRO NOISE prüft dabei das Arbeitszeitgesetz mit: Höchstarbeitszeit nach § 3, Pausen nach § 4, Ruhezeit nach § 5, Sonn- und Feiertage nach § 9 und Nachtarbeit. Zu jedem Verstoß gibt es einen Vorschlag. CIRO NOISE bewahrt die Zeiten 24 Monate auf, und die Erstbuchung bleibt erhalten. Jeder Ausdruck des Prüfexports für Zoll und Finanzamt lässt sich gegen die gespeicherten Daten prüfen. Jede Person sieht die eigenen Zeiten vollständig, exportiert sie und beantragt Korrekturen. Vorgesetzte sehen das eigene Team, die Verwaltung alle, und der Betriebsrat sieht nur Zahlen ohne Namen. Die Art einer Krankheit ist ein Gesundheitsdatum: Kolleginnen sehen „abwesend“, den Grund sehen nur Berechtigte. Vor jeder Freigabe siehst du, ob sich Abwesenheiten im Team überschneiden. CIRO NOISE erfasst die Zeiten, die jemand stempelt, und ortet niemanden. Hat dein Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit. Für die Betriebsvereinbarung liegt ein Transparenzbericht aus deinen Einstellungen bereit, dazu Vorlagen für den Auftragsverarbeitungsvertrag und die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Lass sie juristisch prüfen, denn sie ersetzen keine Rechtsberatung. Die Startseite zeigt offene Freigaben und den laufenden Stempel, und die KI zeigt Anträge als Knopf im Chat, ohne selbst zu entscheiden. Abrechenbare Zeiten auf Aufgaben und Projekten werden Rechnungspositionen mit Stundensatz. Abwesenheiten stehen im Teamkalender und im Abo-Feed, den du in deinen eigenen Kalender legst. Für die Lohnabrechnung exportierst du auf Knopfdruck den Stundenzettel als PDF oder CSV und eine Lohn-CSV je Person und Monat. Für eine Prüfung gibt es den Prüfexport, und fragt eine Mitarbeiterin nach ihren Daten, erstellst du die Selbstauskunft nach Art. 15 und 20 DSGVO. ## Arbeitszeiten, wie das Gesetz sie verlangt Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine Erfassung, die objektiv, verlässlich und für jede Person zugänglich ist, und genau so belegst du sie dem Zoll. - **Stempel mit einem Knopf, im Browser und am Handy**: Kommen, Pause und Gehen sind drei Knöpfe. Wer einen Stempel vergisst, trägt ihn nach und schreibt dazu, warum. - **Lass das Arbeitszeitgesetz mitprüfen**: Das Arbeitszeitgesetz läuft bei jeder Buchung mit: ein Hinweis bei acht und die Grenze bei zehn Stunden (§ 3), 30 Minuten Pause ab sechs und 45 ab neun Stunden (§ 4), elf Stunden Ruhezeit (§ 5), Sonn- und Feiertage je Bundesland (§ 9) und Nachtarbeit. Einen Verstoß siehst du sofort mit einem Vorschlag zur Korrektur. - **Jede Buchung bleibt nachvollziehbar**: Jeder Stempel bleibt, wie er war. Ein Nachtrag braucht eine Begründung und hinterlässt eine Spur: wer was wann geändert hat und wie es vorher und nachher aussah. Falsche Einträge werden verworfen statt gelöscht. Jeder Ausdruck des Prüfexports für Zoll und Finanzamt lässt sich gegen die gespeicherten Daten prüfen. Die Zeiten bleiben 24 Monate gespeichert, auch für den Streit um Überstunden zwei Jahre später. - **Meld dich krank, ohne jemanden anzurufen**: Ein Knopf, und die Krankmeldung gilt: Vorgesetzte und Verwaltung sind informiert, das Team sieht „abwesend“, und den Grund sieht nur, wer darf. Urlaub gibt die vorgesetzte Person aus dem Organigramm frei, sonst ihre Stellvertretung, und vor der Freigabe sieht sie, ob sich Abwesenheiten im Team überschneiden. - **Gib der Lohnabrechnung, was sie braucht**: Stundenzettel als PDF oder CSV, Lohn-CSV je Person und Monat und das Zeitkonto mit Überstunden und Urlaub exportierst du auf Knopfdruck. Aushilfen ohne eigenes Konto sind mit dabei. ## Drei Tage aus einer kleinen Firma Ein langer Dienstag, ein Krankheitsmorgen und das Monatsende. ### Pascal hat 9:50 Stunden auf der Uhr Der Hinweis erscheint: In zehn Minuten ist die Höchstarbeitszeit erreicht, und Pascal stempelt aus. Seine Pause war mit 25 Minuten zu kurz, und der Vorschlag steht gleich dabei: 20 Minuten nachtragen, denn ab neun Stunden Arbeit sind 45 Minuten Pause Pflicht. Pascal trägt nach und begründet es, die Erstbuchung bleibt daneben sichtbar. Dazu sieht er, dass seine Ruhezeit bis 5:40 Uhr läuft, also beginnt der Mittwoch später. - Hinweis bei acht, Grenze bei zehn Stunden - Pausenprüfung mit Vorschlag - Nachtrag mit Spur - Ruhezeit elf Stunden ### Nele meldet sich krank vom Sofa Nele drückt „Krank“, und die Meldung gilt sofort. Kira und die Verwaltung wissen Bescheid, ohne dass Nele anrufen muss. Das Team sieht im Kalender nur „abwesend“, den Grund sieht Kira allein. Am selben Morgen liegt Lenas Urlaubsantrag für Dezember vor, und vor der Freigabe zeigt die Ansicht, dass Mara dieselbe Woche frei hat. Die KI zeigt beide Anträge als Knopf im Chat, und Kira klickt. - Krankmeldung sofort wirksam - Grund nur für Berechtigte - Freigabe aus dem Organigramm, Knopf im KI-Chat - Überschneidung im Team sichtbar ### Der Zoll fragt nach Jonas’ Minijob, Frau Roth nach der Lohnliste Jonas arbeitet im Minijob ohne eigenes Konto; seinen Stundenzettel führt die Verwaltung. Für die Prüfung erzeugt Kira den Prüfexport der letzten zwölf Monate, mit jeder Änderung und deren Begründung. Frau Roth, die Steuerberaterin, bekommt die Lohn-CSV mit Überstunden und Urlaub je Person. Pascals abrechenbare Stunden aus dem Kundenboard stehen schon auf der Rechnung an Brandt & Söhne. - Prüfexport für Zoll und Finanzamt - Aushilfe ohne Konto - Lohn-CSV je Person und Monat - Zeiten werden Rechnungspositionen ## Zeiterfassung im Detail Die wichtigsten Funktionen der Zeiterfassung, je in einem Satz. - **Stempeluhr im Browser und am Handy**: Im Browser am Rechner und am Handy. Vergessene Stempel trägst du mit Begründung nach. - **Pausen und Ruhezeiten nach ArbZG**: § 3 (Hinweis bei acht Stunden, Grenze bei zehn), § 4 (Pausen 30 und 45 Minuten, Blöcke von mindestens 15 Minuten, spätestens nach sechs Stunden), § 5 (elf Stunden Ruhezeit), § 9 (Sonn- und Feiertage je Bundesland), Nachtarbeit. Verstöße mit Vorschlag. - **Urlaubsantrag und Krankmeldung**: Urlaub, Krankheit, Kind krank und weitere Arten gibt die vorgesetzte Person aus dem Organigramm frei oder ihre Stellvertretung, und Überschneidungen sind sichtbar. Eine Krankmeldung gilt sofort, den Grund sehen nur Berechtigte. - **Überstunden und Zeitkonto**: Wochenstunden oder feste Tage ergeben Soll, Ist, Zeitkonto und ein anteiliges Urlaubskonto. Überstunden werden ausgezahlt oder ausgeglichen. - **Stundenzettel und Lohn-Export**: Stundenzettel als PDF und CSV, Lohn-CSV (generisch, kein DATEV-Lohn-Format), Prüfexport, Selbstauskunft nach Art. 15 und 20 DSGVO. - **Prüfexport für Zoll und Finanzamt**: Aufbewahrt wird 24 Monate, auf Wunsch länger. Jeder Ausdruck des Prüfexports lässt sich gegen die gespeicherten Daten prüfen. - **Erstbuchung bleibt**: Jede Buchung bleibt unverändert, und jede Änderung hinterlässt eine Spur: wer was wann geändert hat, vorher und nachher. Falsche Einträge werden verworfen statt gelöscht. - **Rechte**: Je Rolle legst du fest, wer eigene Zeiten, das Team, alle Zeiten oder Auswertungen sieht. Der Betriebsrat sieht nur Zahlen ohne Namen. - **Aushilfen und Teamkalender**: Mitarbeitende ohne Konto haben einen Stundenzettel, den die Verwaltung führt. Der Teamkalender zeigt Abwesenheiten und Meetings. - **Vorlagen und Startseite**: Transparenzbericht für die Betriebsvereinbarung, Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, jeweils juristisch prüfen lassen. Die Startseite zeigt offene Freigaben und den laufenden Stempel. ## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein. ### Anträge prüfen > Welche Urlaubsanträge warten auf mich, und ist das Team in der Zeit besetzt? Zwei Urlaubsanträge warten auf dich: Deniz möchte vom 20. bis 24.10. frei, Mara am 27.10. Im Team Produkt überschneidet sich keiner der beiden mit anderen Abwesenheiten, offene Anträge sind eingerechnet. In der Woche von Deniz sind Lena und Can da. Soll ich beide genehmigen? ### Feiertage planen > Wer hat zwischen Weihnachten und Neujahr Urlaub beantragt, und sind Support und Buchhaltung jeweils besetzt? Zwischen den Jahren gibt es zwei Lücken: • Am 23.12. wäre im Support nur Lena da, wenn du Maras Antrag für den 22. und 23.12. genehmigst. • Am 30. und 31.12. ist die Buchhaltung leer, weil Petra und Ömer beide genehmigt abwesend sind. Die Anträge von Can (28.–30.12.) und Ida (02.01.) kannst du ohne Bedenken genehmigen. ### Entscheiden > Genehmige Can und Ida. Maras Antrag lehn bitte ab mit Begründung: Den 23.12. braucht der Support, der 22. ginge. Can (28.–30.12.) und Ida (02.01.) sind genehmigt. Maras Antrag für den 22. und 23.12. ist abgelehnt, mit deiner Begründung: „Den 23.12. braucht der Support. Den 22.12. allein kannst du gern neu beantragen.“ Alle drei haben die Entscheidung bekommen. ## Häufige Fragen ### Ist die Zeiterfassung für Mitarbeiter Pflicht? Ja. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 (C-55/18) und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) muss jeder Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit seiner Mitarbeiter erfassen. Das Gericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz her. Für Minijobs verlangt § 17 Mindestlohngesetz die Aufzeichnung ohnehin. ### Muss die Zeiterfassung digital sein? Eine bestimmte Form schreibt das Bundesarbeitsgericht nicht vor, Papier ist heute noch erlaubt. Die Erfassung muss aber objektiv, verlässlich und für jede Person zugänglich sein. Digital ist das am einfachsten: Pausen und Ruhezeiten werden sofort geprüft, und für den Zoll oder das Finanzamt liegt ein Prüfexport bereit. ### Gilt die Zeiterfassung auch im Homeoffice? Ja, die Pflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Deine Mitarbeiter stempeln im Homeoffice genauso wie im Büro und geben beim Einstempeln an, wo sie arbeiten: Büro, Homeoffice, Außendienst oder Dienstreise. Der Ort ist eine Angabe, CIRO NOISE ortet niemanden. ### Brauchen meine Mitarbeiter eine App? Nein. Deine Mitarbeiter stempeln im Browser, am Rechner wie am Handy, ohne etwas zu installieren. Wer kein eigenes Konto hat, etwa eine Aushilfe, bekommt einen Stundenzettel, den die Verwaltung führt. ### Ist die Zeiterfassung datenschutzkonform? Die Daten liegen auf Servern in der EU und werden nach der DSGVO verarbeitet. Jede Person sieht ihre eigenen Zeiten vollständig, Vorgesetzte nur ihr Team, und den Grund einer Krankmeldung sehen nur Berechtigte. Der Betriebsrat bekommt Zahlen ohne Namen. ### Wie stempelt mein Team? Mit Knöpfen für Kommen, Pause und Gehen, am Handy oder am Rechner. Ein vergessener Stempel meldet sich von selbst, und jede Person sieht ihre Zeiten und ihr Zeitkonto jederzeit vollständig. ### Achtet CIRO NOISE auf das Arbeitszeitgesetz? Ja. Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit nach §§ 3, 4 und 5 ArbZG prüft CIRO NOISE bei jeder Buchung und zeigt, wo eine Regel verletzt ist. Die Erstbuchung bleibt unveränderlich, und Nachträge stehen mit Begründung daneben. So hast du für jede Prüfung einen verlässlichen Nachweis. ### Wie laufen Urlaub und Abwesenheiten? Als Antrag, den die vorgesetzte Person mit einem Klick genehmigt; ist sie selbst abwesend, entscheidet ihre Stellvertretung. Wer die Arbeit übernimmt, steht direkt am Antrag. Bei Krankmeldungen sehen Kolleginnen nur „abwesend“, den Grund sehen nur Berechtigte. ### Was kostet die Zeiterfassung für das ganze Team? Wer nur seine Arbeitszeit stempelt, braucht keinen vollen Platz: Zu jedem vollen Platz gehören zwei kostenlose Mitarbeiter-Plätze. Zwei volle Plätze bringen also vier Leute mit, die nur stempeln. Die ersten zwei vollen Plätze sind ebenfalls frei, jeder weitere kostet 25 € im Monat zzgl. USt., monatlich kündbar. ### Wie kommen die Zeiten zur Lohnabrechnung? Als Export je Person und Monat, mit Überstunden und Urlaub, als CSV oder als Stundenzettel-PDF. Für eine Prüfung durch den Zoll liefert der Prüfexport Beginn, Ende und Dauer je Tag samt der Spur jeder Änderung. ### Wie binde ich den Betriebsrat ein? Der Betriebsrat bekommt eigene Auswertungen mit Zahlen ohne Namen, erst ab einer Mindestgröße der Gruppe. Für die Betriebsvereinbarung liegt ein Transparenzbericht aus deinen Einstellungen bereit, dazu Vorlagen für Auftragsverarbeitungsvertrag und technische und organisatorische Maßnahmen. Vor dem Unterschreiben lässt du sie juristisch prüfen. ## CIRO NOISE auf einen Blick - CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login. - Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start. - Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion. - KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person. - Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.