# Kanzleien: Ruhe am Kanzleitelefon > Für Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien: Mandanten buchen Termine selbst, stellen Anfragen über ein Formular und reichen Unterlagen im Support-Portal nach. Dazu kommen Mandantenräume, Muster und Checklisten im Wiki, Zugänge im Tresor und Stunden, die direkt auf die Rechnung kommen. - Seite: https://www.ciro-noise.de/loesungen/kanzleien - English version: https://www.ciro-noise.de/en/solutions/law-firms.md Für Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien: Mandanten buchen ihre Termine selbst, Anfragen kommen mit Unterlagen an, und deine Muster findet jede Mitarbeiterin im Wiki. CIRO NOISE übernimmt die Arbeit rund um die Akte, damit du mehr Zeit für das Mandat hast. - Termine online buchbar - Unterlagen im Mandantenraum - Server in der EU ## Rund um die Akte läuft noch viel über Telefon und Postfach Für die Akte hast du deine Kanzleisoftware. Alles davor und daneben läuft aber oft über Telefon und Postfach: Terminabsprachen, Erstanfragen ohne Unterlagen, Rückfragen zum Stand, die Suche nach dem richtigen Muster und das Passwort für das Behördenportal. Deine Kanzleisoftware bleibt, und CIRO NOISE übernimmt die Arbeit drumherum. Mandanten buchen Erstgespräche und Folgetermine über deine Website, in den Zeiten, die du freigibst. Anfragen kommen über ein Formular an, der Mandant bekommt eine Nummer, verfolgt den Stand im Support-Portal und lädt dort seine Unterlagen hoch. Für laufende Mandate gibt es Mandantenräume. Dort sieht der Mandant die Aufgaben und Unterlagen, die du teilst, und reicht fehlende Dokumente ein. Abläufe, Muster und Checklisten stehen im Wiki. Seiten, die du als vertraulich markierst, nennt die KI nur Personen mit dem passenden Recht, und einzelne Seiten nimmst du ganz aus ihrem Wissen heraus. ## So nutzen Kanzleien wie deine CIRO NOISE Ob Recht oder Steuern, Einzelkanzlei oder Sozietät: Rund um die Akte sieht der Alltag ähnlich aus. ### Rechtsanwaltskanzlei: Vorbereitet ins Erstgespräch Mandanten buchen das Erstgespräch online, schildern ihr Anliegen im Formular und laden ihre Unterlagen im Support-Portal hoch. So weißt du schon vor dem Termin, worum es geht. - Terminarten je Anwältin mit eigenen Sprechzeiten - Anfrageformular mit Support-Portal für Unterlagen - Bestätigung per E-Mail mit Link zum Verschieben oder Absagen - Im Urlaub ist die Buchung von selbst gesperrt ### Steuerberatung: Unterlagen kommen ohne Nachtelefonieren Im Mandantenraum stehen die offenen Punkte mit Frist. Der Mandant sieht, was noch fehlt, und lädt es dort hoch. Du siehst, was erledigt ist. - Aufgaben für den Mandanten, mit Benachrichtigung - Dateien im Mandantenraum statt im Mailanhang - Checklisten für Jahresabschluss und Lohn im Wiki - Zugänge zu Portalen verschlüsselt im Tresor ### Kanzleiorganisation: Jeder weiß, wer heute da ist Wer heute da ist, wer wen vertritt und welche Aufgabe bei wem liegt, steht in CIRO NOISE statt auf dem Whiteboard im Flur. - Teamkalender mit Urlaub und Vertretung - Zeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz für Mitarbeitende - Aufgaben mit Frist und Zuständigkeit - Stunden für Honorarrechnungen nach Zeitaufwand ## Das ändert sich Mandanten sehen den Stand selbst, und du hast mehr Zeit für die Beratung. - **Mandanten buchen ihre Termine selbst**: Mandanten buchen in den Zeiten, die du freigibst, und bekommen die Bestätigung per E-Mail. Belegte Zeiten aus deinem Kalender und dein Urlaub sind von selbst gesperrt. - **Der Mandant weiß, wo seine Sache steht**: Jede Anfrage hat ihre eigene Seite im Support-Portal, und jeder Mandantenraum zeigt die offenen Punkte. Deshalb ruft seltener jemand an, um zu fragen, ob es etwas Neues gibt. - **Jeder findet das richtige Muster**: Muster, Abläufe und Checklisten stehen im Wiki, mit Versionen. Wer eine Frage hat, bekommt von der KI die Antwort daraus und die Quelle dazu. - **Zugänge liegen sicher im Tresor**: Passwörter für Portale und Konten liegen verschlüsselt im Tresor. Gemeinsame Zugänge sieht nur, wessen Rolle das Recht dazu hat, und private bleiben privat. Zum Anzeigen braucht es eine zweite Bestätigung, und wer die Kanzlei verlässt, verliert den Zugriff sofort. ## Die Werkzeuge rund um die Akte Damit fangen Kanzleien meistens an: Anfragen, Mandanten, Muster, Zugänge und die Besetzung des Teams. Aufgaben mit Frist planst du im Board, und alle weiteren Funktionen sind dabei, wenn du sie brauchst. - **Anfragen**: Mandantenanfragen mit Anhängen, Nummer und Support-Portal - **Kunden**: Mandanten mit Kontaktpersonen, Verlauf und Wiedervorlagen - **Wiki**: Muster, Abläufe und Checklisten mit Versionen - **Passwortmanager**: Zugänge zu Portalen, verschlüsselt und mit zweiter Bestätigung - **Zeiterfassung**: Arbeitszeit, Urlaub und Vertretung für das Team ## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein. ### Erstgespräch vorbereiten > Leg bitte im Wiki eine Checkliste fürs Erstgespräch im Arbeitsrecht an. Und wer aus dem Team fehlt nächste Woche? Erstgespräche sollen nur an Tagen stattfinden, an denen wir voll besetzt sind. Die „Checkliste Erstgespräch Arbeitsrecht“ steht im Wiki unter Abläufe. Sie hat 12 Punkte, vom Zugang der Kündigung über Betriebsgröße und Sonderkündigungsschutz bis zu den Unterlagen. Außerdem erinnert sie an die Klagefrist von drei Wochen nach § 4 KSchG. Nächste Woche ist RAin Roth am Montag und Dienstag auf Fortbildung. Frau Aydin hat für Dienstag Urlaub beantragt, dann wäre Herr Kaya allein im Sekretariat. Voll besetzt ist die Kanzlei also erst ab Mittwoch. Mit KZL-22 vergibt das Sekretariat Erstgespräche nur von Mittwoch bis Freitag. ### Neues Mandat > Daniel Krüger kommt wegen einer Kündigung zu uns, zugegangen am 2. Oktober, Arbeitgeberin ist die Seeberg Spedition. Schau bitte, ob wir ihn oder die Spedition schon kennen, leg ihn an und trag die Fristen ein. In den Kontakten gibt es weder Daniel Krüger noch die Seeberg Spedition. Herr Krüger ist als Mandant angelegt, die Spedition mit der Notiz „Gegenseite“, damit der nächste Abgleich sie findet. Die verbindliche Kollisionsprüfung machst du wie gewohnt in deiner Kanzleisoftware. Das Erstgespräch ist am Mittwoch, 14.10., um 10 Uhr. Er bringt die Kündigung, den Arbeitsvertrag und die letzten drei Gehaltsabrechnungen mit. Die Klagefrist endet am Freitag, 23.10., drei Wochen nach Zugang am 02.10. Sie liegt als KZL-31 bei RA Berger, die Vorfrist am 16.10. als KZL-32 beim Sekretariat. Prüf im Gespräch bitte das Zugangsdatum, denn daran hängt die Frist. ### Monatsende > Monatsende. Schreib bitte Herrn Krüger die Vorschussrechnung. Und welche Urlaubsanträge für November warten noch? Sind wir dann besetzt? Die Vorschussrechnung an Daniel Krüger liegt als Entwurf unter Finanzen: 5 Stunden à 240 €, also 1.200 € netto, wie in der Vergütungsvereinbarung. Für November warten zwei Urlaubsanträge, Frau Aydin vom 16. bis 20.11. und Herr Kaya am 18. und 19.11. Genehmigst du beide, ist das Sekretariat an diesen zwei Tagen leer, und am 18.11. ist der Gütetermin im Fall Krüger. Sprich am besten mit Herrn Kaya, bevor du entscheidest. ## Jedes Werkzeug kostet die Kanzlei extra Terminbuchung, Anfrage-Postfach, Wissensablage, Rechnungen, Zeiterfassung, Passwort-Manager und Dateiablage: Das sind 7 Werkzeuge neben der Kanzleisoftware. Mit CIRO NOISE ist es eins, die Kanzleisoftware bleibt. ## Häufige Fragen von Kanzleien ### Wie passt CIRO NOISE zu unserer Kanzleisoftware? Als Ergänzung. Aktenführung, beA und die Fristenkontrolle bleiben in deiner Kanzleisoftware. Aufgaben mit Frist in CIRO NOISE erinnern dein Team zusätzlich, einen Fristenkalender ersetzen sie nicht. CIRO NOISE übernimmt, was daneben Zeit kostet: Terminbuchung, Erstanfragen, Mandantenräume, Aufgaben im Team, Muster und Abläufe, Zugänge und Arbeitszeit. ### Wie schützt CIRO NOISE vertrauliche Daten? Die Daten liegen in der EU, und jede Organisation ist technisch strikt von den anderen getrennt. Die KI lässt sich abschalten und wird nicht mit deinen Daten trainiert. Für Berufsgeheimnisträger gelten bei Dienstleistern zusätzliche Pflichten (§ 43e BRAO, § 62a StBerG). Sprich uns vor dem Start an. Wir sagen dir, welche Unterlagen wir dafür haben, etwa den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und was deine Kanzlei selbst noch regeln muss. ### Können wir Mandanten in der Sie-Form ansprechen? Ja. Im Mandantenraum stellst du für jeden Mandanten ein, ob du ihn siezt oder duzt. Einladung und Benachrichtigungen folgen dieser Einstellung. ### Können wir nach Zeitaufwand abrechnen? Ja. Du buchst Stunden mit Stundensatz auf die Aufgabe, und aus den offenen Stunden entsteht die Rechnung. Für Abrechnungen nach RVG oder StBVV nutzt du weiter deine Kanzleisoftware. ### Können Mandanten Termine selbst buchen? Ja. Du legst Terminarten und Sprechzeiten fest, und Mandanten buchen online einen freien Termin bei der zuständigen Person. Abwesenheiten berücksichtigt die Buchung von selbst. ### Wie bleiben die Zugangsdaten der Kanzlei geschützt? Im Passwort-Tresor, verschlüsselt und erst nach einer zweiten Bestätigung lesbar. Die KI und angeschlossene Programme haben keinen Zugriff darauf. Externen gibst du einen Zugang per Link frei, der genau einmal gilt. ## CIRO NOISE auf einen Blick - CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login. - Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start. - Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion. - KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person. - Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.