# Kleinbetriebe: Feierabend ohne Papierkram > Für Betriebe mit zwei bis zwanzig Leuten: Anfragen von der Website, Termine, Angebote, Rechnungen, Belege und Arbeitszeiten an einem Ort, statt verteilt auf Ordner, Zettel und sieben Abos. - Seite: https://www.ciro-noise.de/loesungen/kleine-unternehmen - English version: https://www.ciro-noise.de/en/solutions/small-business.md Die Software für kleine Unternehmen mit zwei bis zwanzig Leuten, bei denen Anfragen im Postfach, Angebote in Word und Belege im Schuhkarton liegen. In CIRO NOISE schreibst du die Rechnung direkt aus dem Angebot, und dein Team stempelt am Telefon. - In wenigen Minuten startklar - Zwei Plätze kostenlos - Server in der EU ## Das Büro läuft bei dir nebenbei Eine Kundin fragt über das Kontaktformular an, die Mail landet bei dir, und du antwortest unterwegs vom Telefon. Zwei Wochen später fragt sie nach, und niemand weiß mehr, was zugesagt war. Das Angebot liegt als Datei auf deinem Rechner, die Rechnung schreibst du in einem anderen Programm, und den Beleg für das Material fotografierst du irgendwann. In CIRO NOISE kommt jede Anfrage über das Formular auf deiner Website mit Nummer und Status an. Aus dem Angebot machst du mit einem Klick Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Braucht dein Kunde eine E-Rechnung, geht sie in diesem Format raus. Belege fotografierst du mit dem Handy, und die KI liest Betrag und Datum heraus. Dein Team stempelt am Telefon. CIRO NOISE prüft Pausen und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz, und am Monatsende liegt der Stundenzettel als Datei für die Lohnabrechnung bereit. ## So nutzen Betriebe wie deiner CIRO NOISE Such dir den Alltag aus, der deinem am nächsten kommt. Die Werkzeuge sind in allen drei Fällen dieselben. ### Handwerk und Service: Vom Anruf zur bezahlten Rechnung Die Anfrage kommt über deine Website, der Termin vor Ort steht im Kalender, und aus dem Angebot wird die Rechnung. Wer auf der Baustelle ist, stempelt am Telefon. - Jede Anfrage mit Nummer und Status, die Kundin sieht den Stand selbst - Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung in einer Kette - Zahlungserinnerung in vier Stufen, wenn eine Rechnung offen bleibt - Kostenlose Zeiterfassungs-Plätze für Leute, die nur stempeln ### Studios und Läden: Termine, Schichten und Belege an einer Stelle Kundinnen buchen freie Zeiten direkt über deine Website, und dein Team sieht im Kalender, wer wann da ist. Belege fotografierst du, statt sie zu sammeln. - Online-Terminbuchung, die Urlaub und belegte Zeiten kennt - Teamkalender mit Urlaub und Abwesenheiten - Belege per Foto, die KI liest Betrag und Datum - Passwörter für Kasse, Shop und Bankkonto sicher geteilt ### Büro und Dienstleistung: Eine Akte je Kunde statt drei Ordner Anfragen, Angebote, Rechnungen und Notizen hängen am Kunden. Wenn jemand im Urlaub ist, findet die Vertretung alles dort, wo sie es sucht. - Kundenakte mit Umsatz, offenen Rechnungen und Verlauf - Wiedervorlagen, die die zuständige Person erinnern - Abo-Rechnungen für Leistungen, die jeden Monat wiederkehren - DATEV-Export für deine Steuerberatung ## Das ändert sich in deinem Betrieb Jede Angabe tippst du nur noch einmal ein. - **Jede Anfrage hat eine zuständige Person**: Die Kundin sieht auf einer eigenen Seite, wo ihr Anliegen gerade steht, und muss nicht nachfragen. Du siehst in der Liste, was noch offen ist und wer sich darum kümmert. - **Die Rechnung entsteht aus dem Angebot**: Die Positionen aus dem Angebot übernimmt CIRO NOISE in die Rechnung, du tippst nichts ab. Rechnungsnummern vergibt CIRO NOISE lückenlos, und die Pflichtangaben stehen automatisch darauf. - **Deine Steuerberatung bekommt einen DATEV-Export**: Belege und Rechnungen gehen als DATEV-Export mit Belegbild an deine Steuerberatung. Den Kontoauszug lädst du als Datei hoch und gleichst die Zahlungen mit deinen Rechnungen ab. - **Arbeitszeiten sind erfasst, wie das Gesetz es verlangt**: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitszeiten erfasst werden. Die Stempelzeiten deines Teams sind dieser Nachweis, und zum Monatsende ist der Stundenzettel fertig. ## Die Werkzeuge, mit denen dein Betrieb anfängt Mit fünf von 13 Funktionen fangen die meisten Betriebe an. Aus der Anfrage wird die Kundenakte und aus dem erledigten Auftrag die Rechnung. Die anderen Funktionen sind schon dabei und warten, bis du sie brauchst. - **Anfragen**: Das Kontaktformular auf deiner Website, mit Nummer, Status und Antwort per E-Mail - **Finanzen**: Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen und Belege per Foto - **Zeiterfassung**: Stempeln am Telefon, Urlaubsanträge, Stundenzettel nach dem Arbeitszeitgesetz - **Kunden**: Jeder Kunde mit Anfragen, Angeboten und Rechnungen in einer Akte - **Passwortmanager**: Zugänge für Shop, Bank und Portale, verschlüsselt und je Rolle geteilt ## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein. ### Anruf aufnehmen > Sabine Hahn von der Bäckerei hat gerade angerufen, ihre Kühlzelle fällt nachts aus. Was steht dazu in unserem Wartungsvertrag, und wer kann am Donnerstag hinfahren? Leg den Einsatz bitte gleich an. Jonas fährt am Donnerstag, 15.10., um 8 Uhr zur Bäckerei Hahn. Die Aufgabe SRV-58 ist angelegt, und das Prüfprotokoll vom März hängt daran: Schon damals lief der Verdichter laut, und ein Tausch war empfohlen. Der Termin liegt innerhalb der 48 Stunden aus dem Wartungsvertrag, die Anfahrt berechnest du also nicht. Mehmet hat Urlaub, Lea ist im Büro. Den Anruf habe ich in der Akte der Bäckerei notiert. ### Angebot schreiben > Jonas war bei der Bäckerei Hahn, der Verdichter muss raus. Schreib Frau Hahn ein Angebot mit der Wartung wie letztes Jahr und dem neuen Verdichter. Und erinner mich nächsten Freitag ans Nachfassen. Der Angebotsentwurf AN-2026-044 für die Bäckerei Hahn liegt unter Finanzen. Er enthält die Jahreswartung wie 2025 für 1.480 €, den Verdichter für 640 € und 3,5 Stunden Arbeit à 68 €, also 238 €. Zusammen sind das 2.358 € netto. Wenn alles passt, stellst du das Angebot dort aus und schickst es ab. Am Freitag, 23.10., erinnert dich eine Wiedervorlage ans Nachfassen. ### Monatsabschluss > Der Monat ist fast rum. Was ist noch offen, bevor die Unterlagen ans Steuerbüro gehen? Ungeprüfte Belege gib bitte an Lea. Und die Bäckerei Hahn hat angenommen, schreib ihr die Rechnung. Die Rechnung an die Bäckerei Hahn liegt als Entwurf unter Finanzen: 2.358 € netto für Oktober 2026, mit denselben Posten wie im Angebot. Vor dem Steuerbüro ist noch Folgendes offen. Drei Rechnungen über zusammen 4.212 € sind überfällig, am längsten die von Café Linde mit 19 Tagen, dort wäre die 1. Mahnung dran. Die sechs ungeprüften Belege hat Lea mit ADM-14 bis Mittwoch, 28.10. Und zwei Zeitkorrekturen von Jonas warten auf deine Freigabe. ## Heute zahlst du sieben Abos Formular-Tool, Rechnungsprogramm, Buchhaltung, CRM, Terminbuchung, Stempeluhr und Passwort-Manager: Das sind 7 Werkzeuge, 7 Logins und 7 Abos. Mit CIRO NOISE ist es eins. ## Häufige Fragen kleiner Unternehmen ### Wie schnell bin ich startklar? In wenigen Minuten. Du meldest dich mit deiner E-Mail an, gibst deinen Firmennamen ein und schreibst gleich deine erste Rechnung. Dein Team lädst du ein, wann du willst. Das Anfrageformular baust du mit einem kurzen Code-Schnipsel in deine Website ein oder verschickst es als Link, und dafür brauchst du keine IT-Kenntnisse. ### Was kostet das für einen Betrieb mit fünf Leuten? Oft nichts. Die ersten zwei vollen Plätze sind frei, und wer nur seine Arbeitszeit stempelt, bekommt einen kostenlosen Zeiterfassungs-Platz. Jeder weitere volle Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt., und alle Funktionen sind von Anfang an dabei. ### Bekommt meine Steuerberatung alles, was sie braucht? Ja. Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Belege erledigst du in CIRO NOISE, und deine Steuerberatung bekommt alles als DATEV-Export mit Belegbild. Jahresabschluss und Steuererklärung macht sie wie bisher, nur eben ohne die Kiste voller Zettel. ### Kann ich E-Rechnungen schreiben und empfangen? Ja. Rechnungen gehen als ZUGFeRD oder XRechnung raus, je nachdem, was dein Kunde braucht, und vor dem Versand zeigt dir CIRO NOISE, ob noch eine Angabe fehlt. Eingehende E-Rechnungen liest CIRO NOISE als Beleg ein. ### Wie behalte ich Arbeitszeit und Urlaub im Griff? Dein Team stempelt am Handy, und CIRO NOISE prüft Pausen und Höchstarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz. Urlaub beantragt jede Person mit einem Klick, du genehmigst ihn und siehst im Teamkalender, wer wann fehlt. ### Kann Claude mir Büroarbeit abnehmen? Ja. Claude verbindet sich mit deiner Organisation, legt Aufgaben an, bereitet Angebote und Rechnungen als Entwurf vor und hält Kundengespräche in der Akte fest. Ausstellen und versenden tust du selbst, nachdem du den Entwurf geprüft hast. ## CIRO NOISE auf einen Blick - CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login. - Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start. - Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion. - KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person. - Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.