# Vertrieb: Jeder Kunde, eine Akte > Für B2B-Dienstleister und Vertriebsteams: Gespräche, Angebote und Rechnungen stehen in einer Akte je Kunde, Wiedervorlagen erinnern an den nächsten Anruf, und aus dem online angenommenen Angebot wird die Rechnung. - Seite: https://www.ciro-noise.de/loesungen/vertrieb - English version: https://www.ciro-noise.de/en/solutions/sales.md Für Vertriebsteams und Inhaber, die selbst verkaufen. Weil Gesprächsnotizen, Angebote und Rechnungen in CIRO NOISE entstehen, landen sie von selbst in der Akte des Kunden. Du musst nichts nachtragen. - Akte füllt sich von selbst - Angebote online annehmen - Zwei Plätze kostenlos ## Nach dem Termin fehlt die Zeit für das CRM Nach dem Termin sollst du noch die Notiz ins CRM schreiben, nach dem Angebot die Stufe ändern und nach der Rechnung den Umsatz eintragen. Jeder weiß, dass das wichtig ist, und trotzdem bleibt es liegen. Nach drei Monaten stimmt die Hälfte nicht mehr. In CIRO NOISE hängt die Kundenakte direkt an der Arbeit: Anfragen, Meetings, Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Aufgaben landen von selbst beim richtigen Kunden. Umsatz, offene Forderungen und Reaktionszeit rechnet CIRO NOISE selbst aus. Oben in der Akte siehst du den Kundenweg von der Pitch-Seite über Angebot, Auftrag und Rechnung bis zur Zahlung und erkennst, wo es gerade hängt. Von dort legst du die Pitch-Seite an, schreibst das Angebot oder stellst die Rechnung aus dem angenommenen Angebot. ## So nutzen Vertriebsteams wie deins CIRO NOISE Ob du als Inhaberin selbst verkaufst oder ein Vertriebsteam führst, du arbeitest mit derselben Kundenakte. ### Inhabergeführter Vertrieb: Nichts vergessen, auch wenn du alles selbst machst Wiedervorlagen erinnern dich an den nächsten Anruf, die Akte zeigt dir das letzte Gespräch, und aus dem angenommenen Angebot wird mit einem Klick die Rechnung. - Wiedervorlagen mit Datum und Erinnerung - Meetings landen von selbst beim Kunden - Angebot online angenommen, Verkaufschance auf gewonnen - Rechnung aus dem angenommenen Angebot ### Vertriebsteam: Eine Pipeline, der dein Team traut Jede Verkaufschance steht in ihrer Stufe, jeder Kunde hat eine zuständige Person, und die Auswertungen rechnen mit echten Angeboten und Rechnungen. - Pipeline in Spalten mit Wert und Abschlussdatum - Zuständige Person je Firma, Wiedervorlagen auch für Kolleginnen - Angebotsquote, Umsatz je Kunde und ruhende Kunden - Auswertungen sehen nur die Rollen, die sie sehen sollen ### Account Management: Bestandskunden im Blick behalten In der Akte stehen die Support-Anfragen des Kunden, seine Bewertungen und offene Rechnungen. Wer seit 90 Tagen nichts von dir gehört hat, fällt dir auf. - Anfragen und Bewertungen je Kunde - Offene Forderungen und Zahlungsstand - Ruhende Kunden nach Tagen ohne Kontakt - Werbe-Einwilligung mit Nachweis nach DSGVO ## Das ändert sich Die Akte füllt sich mit der Arbeit, die dein Team ohnehin macht. - **Jedes Meeting landet in der Akte**: Jede Support-Nachricht, jedes Meeting, jedes Angebot und jede Zahlung hinterlässt einen Eintrag beim Kunden. Gehört die E-Mail-Adresse eines Teilnehmers zu einer bekannten Firma, wird er zum Kontakt dieser Firma. - **Eine Pitch-Seite statt PDF**: Die Pitch-Seite zeigt Ausgangslage, Vorschlag, Ablauf und Angebot im Look des Kunden. Du siehst, ob und wie lange sie gelesen wurde, und rufst im richtigen Moment an. - **Vom Ja zur Rechnung ohne Abtippen**: Der Kunde nimmt das Angebot online an, die Verkaufschance springt auf gewonnen, und du erstellst die Rechnung direkt aus dem Angebot. - **Datenschutz steht an jedem Kontakt**: Zu jedem Kontakt hältst du Einwilligung mit Nachweis, Widerspruch, Auskunft und Löschung fest. Ein Import erzeugt nie eine Einwilligung. ## Die Werkzeuge für den Vertrieb Damit fangen Vertriebsteams meistens an: Kundenakte, Pipeline, Angebote und Meeting-Notizen. Support, Projekte und Abrechnung sind schon dabei, wenn du sie brauchst. - **Kunden**: Kundenakte, Kundenweg, Pipeline und Wiedervorlagen - **Finanzen**: Angebote, die Kunden online annehmen, und Rechnungen daraus - **Meetings**: Gesprächsnotizen mit Zusammenfassung, direkt in der Akte - **Anfragen**: Kundenanfragen, sichtbar in der Akte des Kunden - **Wissen & Assistenz**: „Welche Zahlungsziele bieten wir an?“ – Antwort mit Link aufs Wiki ## Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein. ### Gespräch festhalten > Was steht bei der Winter GmbH gerade an? Leg bitte Jana Winter als Kontakt an und notier das Gespräch von heute. Sie wollen auf 60 Lizenzen gehen, das Budget ist freigegeben. Jana Winter aus dem Einkauf steht jetzt als Kontakt in der Akte der Winter GmbH. Das Gespräch ist notiert: 60 statt bisher 40 Lizenzen ab Januar, das Budget ist freigegeben, und bis zum 30.10. wollen sie entscheiden. Der jetzige Vertrag endet am 31.12. Von deinen fünf Wiedervorlagen diese Woche ist das die dringendste: Bis Freitag, 16.10., sollte das Angebot bei Jana Winter sein. Außerdem sind bei der Winter GmbH noch 2.986 € offen. ### Pitch und Angebot > Bau Jana Winter eine Pitch-Seite für die Verlängerung auf 60 Lizenzen und leg das Angebot dazu an, mit unserem Staffelrabatt. Die Pitch-Seite „Verlängerung 2027 – Winter GmbH“ ist als Entwurf für Jana Winter fertig. Sie greift den Wunsch aus dem Termin im September auf: zwei Schulungstermine in Ulm für die 20 neuen Nutzer. Das Angebot AN-2026-090 ist verknüpft. 60 Lizenzen à 30 € über zwölf Monate ergeben mit 8 % Staffelrabatt 19.872 €, mit der Schulung für 1.200 € sind es 21.072 € netto. Veröffentlichen und verschicken machst du. Am Dienstag, 20.10., erinnert dich eine Wiedervorlage daran nachzusehen, ob die Seite geöffnet wurde. ### Wochenstart > Neue Woche. Fürs Quartalsziel fehlen uns noch 27.700 €. Was muss ich diese Woche schaffen? Was die Buchhaltung klären muss, gib ihr direkt als Aufgabe. Für die fehlenden 27.700 € zählt diese Woche vor allem die Winter GmbH. Am Donnerstag, 22.10., besprichst du mit ihr das Angebot über 21.072 €, und ihre Pitch-Seite wurde schon dreimal geöffnet, zuletzt gestern Abend. Vorher sollte die Rechnung RE-2026-262 über 2.986 € geklärt sein, die seit 12 Tagen offen ist. Statt einer Mahnung liegt das jetzt als VTR-41 bei der Buchhaltung, fällig am Mittwoch. Zwei Wiedervorlagen sind überfällig: Hagedorn Logistik wartet auf deinen Rückruf und die Brauerei Seitz auf das Angebot für 15 Lizenzen, das du ihr Ende September zugesagt hast. ## Jedes Vertriebswerkzeug kostet extra CRM, Präsentationen, Angebote und Rechnungen, Meeting-Notizen, Terminbuchung und Support-Postfach: Das sind 6 Werkzeuge, 6 Logins und 6 Abos. Mit CIRO NOISE ist es eins. ## Häufige Fragen von Vertriebsteams ### Pflegt sich das CRM wirklich selbst? Zum größten Teil, ja. Anfragen, Meetings, Angebote, Rechnungen und Zahlungen landen von selbst in der Akte, und Umsatz und offene Forderungen rechnet CIRO NOISE aus. Du ergänzt nur, was nirgends sonst steht. ### Wie kommen meine bestehenden Kunden hinein? Per CSV-Import für Firmen und Kontakte. Der Import füllt leere Felder, überschreibt nie, was schon gepflegt ist, und meldet jede Zeile, die nicht durchkam. Dubletten erkennt CIRO NOISE an Domain und Name. ### Bewegt sich die Pipeline von allein? Ja. Nimmt ein Kunde das Angebot online an, springt die Verkaufschance auf gewonnen. Lehnt er ab, springt sie auf verloren. Die Stufen sind fest vorgegeben, damit Automatik und Auswertungen immer stimmen. ### Kann ich steuern, wer welche Zahlen sieht? Ja. Kundenakten pflegen und Auswertungen sehen sind getrennte Rechte. So betreut eine Kollegin ihre Kunden, und die Geschäftsführung sieht die Zahlen des ganzen Hauses. ### Kann der Kunde Angebote online annehmen? Ja. Der Kunde öffnet das Angebot über einen sicheren Link im Kundenportal und nimmt es dort an, ein Konto braucht er dafür nicht. Die Verkaufschance springt dann von selbst auf gewonnen, und aus dem Angebot wird mit einem Klick die Rechnung. ### Kann Claude nach einem Kundengespräch die Akte pflegen? Ja. Claude verbindet sich mit deiner Organisation, sucht Firmen und Kontakte und legt neue an. Außerdem hält Claude Anrufe und Wiedervorlagen fest, liest die Pipeline und baut Pitch-Seiten als Entwurf. Nach einem Gespräch sagst du Claude in einem Satz, was besprochen wurde, und die Akte ist aktuell. ## CIRO NOISE auf einen Blick - CIRO NOISE ist ein Arbeitsplatz für kleine Unternehmen und Teams bis etwa 50 Personen: Wiki, Aufgaben, Kundenanfragen, Finanzen mit Angeboten und Rechnungen, Kunden (CRM), Meetings, Wissen mit KI, Social Media, Passwort-Tresor und Zeiterfassung hinter einem Login. - Preis: Die ersten 2 Plätze sind kostenlos, mit allen Funktionen. Jeder weitere Platz kostet 25 € im Monat zzgl. USt. Keine Kreditkarte für den Start. - Datenschutz: Server und KI laufen in EU-Rechenzentren, Inhalte trainieren keine KI-Modelle, Rechte gelten je Person und Funktion. - KI-Anbindung: Claude und andere KI-Assistenten verbinden sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit genau den Rechten der Person. - Anbieter: CIRO GmbH, Eching. Kontakt: hello@ciro.gmbh, Telefon +49 89 24 88 31 22.