Rechtliches

Datenschutzerklärung

Wie wir bei CIRO NOISE mit personenbezogenen Daten umgehen – transparent und im Einklang mit der DSGVO.

1) Verantwortlicher und Geltungsbereich

1.1 Diese Datenschutzerklärung gilt für CIRO NOISE, die Team-Anwendung der CIRO GmbH unter https://www.ciro-noise.de. Sie gilt auch für die dazugehörigen Schnittstellen (API und MCP) und für die öffentlichen Seiten der Anwendung, zum Beispiel Ticketformulare und Ticket-Statusseiten, sowie für unsere Website mit dem Kontaktformular auf der Hilfe-Seite und der Buchung von Demo-Terminen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1.2 Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die CIRO GmbH, Maischer Str. 10, 85386 Eching, Deutschland, Tel.: +49 89 24 88 31 22, E-Mail: hello@ciro.gmbh, vertreten durch die Geschäftsführer Andre Teich und Markus Froese, eingetragen beim Amtsgericht München unter HRB 312001.

1.3 CIRO NOISE richtet sich vor allem an Unternehmen; auch Privatpersonen können sich registrieren. Du nutzt die Anwendung als Mitglied einer Organisation. Für die Inhalte, die deine Organisation in CIRO NOISE verarbeitet (Wiki-Seiten, Aufgaben, Tickets, Belege, Besprechungsnotizen, Passwörter, hochgeladene Dateien), ist in der Regel die Organisation Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir sind dann ihr Auftragsverarbeiter (Abschnitt 6). Für den Betrieb der Anwendung selbst – dein Konto, die Anmeldung, die Abrechnung und die Sicherheit der Plattform – sind wir Verantwortliche. Diese Erklärung beschreibt beides.

1.4 Fragen zum Datenschutz richtest du an hello@ciro.gmbh oder postalisch an die oben genannte Adresse.

2) Datenerfassung beim Aufruf der Anwendung

2.1 Bei jedem Aufruf von CIRO NOISE übermittelt dein Browser technische Daten an unsere Server, die in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet werden. Dazu gehören:

die aufgerufene Adresse (URL) und die angeforderte Ressource
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
die übertragene Datenmenge und der Antwortstatus
die Seite, von der du zu uns gekommen bist (Referrer), soweit dein Browser sie sendet
Browsertyp und -version sowie das Betriebssystem
die IP-Adresse deines Endgeräts

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem stabilen, sicheren Betrieb der Anwendung. Protokolldaten speichern wir nur kurzfristig und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen. Eine Ausnahme gilt, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen Angriff oder eine missbräuchliche Nutzung eine Auswertung erforderlich machen.

2.2 Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen, die von einer IP-Adresse oder einem Zugang in einem Zeitraum gestellt werden können (Ratenbegrenzung), insbesondere bei der Anmeldung, beim Versand von Einmalcodes und an der API. Dafür verarbeiten wir die IP-Adresse und die Kennung des Zugangs kurzzeitig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.3 Die Anwendung nutzt durchgehend eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile). Damit sind alle Daten, die du mit uns austauschst, auf dem Übertragungsweg vor dem Mitlesen durch Dritte geschützt.

3) Hosting und Speicherung

3.1 Anwendungsbetrieb (Vercel)

CIRO NOISE läuft auf der Infrastruktur von Vercel Inc., USA. Vercel führt unsere Serverfunktionen aus, liefert die statischen Bestandteile der Anwendung aus und nimmt eingehende Anfragen über sein weltweites Netz an. Unsere Serverfunktionen laufen in einer von uns festgelegten Region; Verbindungsdaten wie die IP-Adresse können beim Entgegennehmen einer Anfrage kurzzeitig auch außerhalb der EU verarbeitet werden.

Wir haben mit Vercel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Für Datenübermittlungen in die USA hat sich der Anbieter dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

3.2 Datenbank (Prisma Postgres)

Alle fachlichen Daten – Konten, Organisationen, Wiki, Boards, Tickets, Buchhaltung, Besprechungen, Passwort-Tresor, Protokolle – liegen in einer PostgreSQL-Datenbank, die wir über die Prisma Data Platform (Prisma Data, Inc.) betreiben. Die Datenbank wird in einer Rechenzentrumsregion innerhalb der Europäischen Union betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der Anbieter könnte für Verwaltungs- und Supportzwecke Zugriff aus einem Drittland erhalten. Soweit das geschieht, ist es durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert.

3.3 Dateien (Vercel Blob)

Hochgeladene Dateien – Anhänge an Aufgaben und Tickets, Belege, Logos von Organisationen, generierte Bilder – speichern wir im Objektspeicher Vercel Blob. Die Ablage ist privat: Es gibt keine öffentlich erreichbaren Dateiadressen. Jede Datei wird ausschließlich über eine Route der Anwendung ausgeliefert, die vorher prüft, ob du angemeldet bist und die Datei sehen darfst.

3.4 Rechtsgrundlage für das Hosting ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und sicheren Betrieb). Inhalte der Organisationen verarbeiten wir dabei im Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

3.5 Fehlerüberwachung auf dem Server (Sentry)

Damit wir Störungen schnell erkennen und beheben, melden unsere Serverfunktionen und die vorgeschaltete Anfragesteuerung technische Fehler an den Dienst Sentry der Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, San Francisco, USA. Die Meldungen gehen ausschließlich an einen Empfangspunkt in Sentrys Datenregion EU (Frankfurt am Main) und werden dort gespeichert. Gemeldet wird nur aus unseren auf Vercel betriebenen Umgebungen.

Ein Fehlerbericht enthält die Fehlermeldung, den Stacktrace (die Stelle im Programmcode, an der der Fehler auftrat), die aufgerufene Adresse (URL) und Route, technische Angaben zur Laufzeitumgebung sowie Kopfzeilen der Anfrage wie Browsertyp und Sprache. Zusätzlich zeichnen wir bei einer Stichprobe von 10 % der Abläufe die Dauer der einzelnen Verarbeitungsschritte auf (Performance-Messung), um langsame Stellen zu finden. IP-Adressen, Anmelde- und Sitzungsdaten sowie eine Kennung deines Kontos übermitteln wir dabei nicht. Im Einzelfall kann ein Bericht aber Ausschnitte der Daten enthalten, die beim Auftreten des Fehlers gerade verarbeitet wurden. Das sind etwa Kennungen in der aufgerufenen Adresse oder Angaben, die in einer Fehlermeldung selbst stehen.

Diese Meldungen entstehen auf unseren Servern, ohne dass auf dein Endgerät zugegriffen wird oder Cookies gesetzt werden; eine Einwilligung holen wir dafür deshalb nicht ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, stabilen Betrieb der Anwendung und darin, Fehler schnell zu beheben. Du kannst dieser Verarbeitung nach Abschnitt 14.2 widersprechen. Soweit ein Bericht Inhalte einer Organisation berührt, ist Sentry unser Unterauftragsverarbeiter (Abschnitt 6.3).

Wir haben mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Auch bei der Datenregion EU kann der Anbieter als Unternehmen mit Sitz in den USA, etwa für Betrieb und Support, auf Daten zugreifen. Für solche Übermittlungen in die USA hat sich der Anbieter dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Sentry löscht Fehlerberichte und Performance-Messungen automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unseres Tarifs, spätestens nach 90 Tagen.

4) Cookies, lokale Speicherung und Einwilligung

4.1 Technisch notwendige Cookies und Speichereinträge setzen wir ohne Einwilligung ein, weil die Anwendung ohne sie nicht funktioniert oder deine Einstellungen nicht erhalten bleiben. Im Einzelnen:

Sitzungs-Cookie: hält dich nach der Anmeldung eingeloggt. Das Cookie ist als HttpOnly gesetzt und für Skripte im Browser nicht auslesbar. Die Sitzung führen wir auf unserer eigenen Infrastruktur (Better Auth). Meldest du dich mit Google an, ist Google nur am Anmeldevorgang selbst beteiligt (Abschnitt 5.3); das Sitzungs-Cookie setzen wir.
Aktive Organisation (ciro_active_org): merkt sich, in welcher Organisation du gerade arbeitest, wenn du Mitglied mehrerer Organisationen bist.
Sprache (ciro_locale): speichert deine Sprachwahl (Deutsch oder Englisch).
Farbschema und Farbwelt: speichern die Wahl zwischen hellem und dunklem Modus sowie die Farbwelt deiner Organisation, damit die Seite beim Laden sofort richtig aussieht.
Cookie-Einstellungen: speichern deine Auswahl im Cookie-Banner im lokalen Speicher deines Browsers. Die Auswahl gilt zwölf Monate; danach fragen wir erneut.

4.2 Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen dieser notwendigen Cookies und Einträge ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil sie unbedingt erforderlich sind, um den von dir ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, stützt sich das auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen, sicheren Anwendung).

4.3 Zwei Dienste setzen wir nur ein, wenn du im Cookie-Banner der Kategorie „Analyse“ zustimmst: die Nutzungsstatistik von Amplitude (4.4) und Fehlerberichte aus deinem Browser an Sentry (4.5). Vor deiner Zustimmung laden wir den Programmcode dieser Dienste nicht in deinen Browser, und dein Browser sendet keine Daten an sie. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen von Informationen in deinem Browser ist deine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG, für die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Tracking-Pixel und Werbenetzwerke binden wir nicht ein; die Kategorien „Funktional“ und „Marketing“ enthalten derzeit keine Dienste.

4.4 Nutzungsstatistik (Amplitude)

Mit deiner Einwilligung messen wir mit Amplitude, wie CIRO NOISE genutzt wird – auf den öffentlichen Seiten unserer Website und in der Anwendung. So erkennen wir, welche Wege Besucherinnen und Besucher nehmen, wo sie abbrechen und an welchen Stellen die Bedienung hakt. Anbieter ist Amplitude, Inc., San Francisco, USA. Die Daten gehen an Amplitudes Datenregion EU und werden dort gespeichert. Erfasst werden:

Seitenaufrufe mit Adresse und Titel der Seite und der vorherigen Seite (Referrer) sowie Beginn und Ende eines Besuchs
die Herkunft eines Besuchs, etwa Kampagnenparameter in der Adresse
Klicks auf Bedienelemente mit deren Beschriftung, auffällige Klickmuster (etwa wiederholte Klicks oder Klicks ohne Wirkung), das Beginnen und Absenden von Formularen – ohne die eingegebenen Inhalte – sowie das Herunterladen von Dateien
Ladezeiten der Seite sowie Anfragen an unsere Server, die mit einem Serverfehler enden (Adresse, Statuscode, Dauer – ohne Inhalt)
auf den öffentlichen Seiten zusätzlich benannte Ereignisse: Klicks auf Knöpfe und Links zur Anmeldung, zu Preisen, zum Kontakt oder zu einer Funktion, die Bedienung des Preisrechners und des Werkzeug-Vergleichs, das Aufklappen einer Frage im FAQ, der Start einer Anmeldung, das Entstehen eines neuen Kontos und die Buchung eines Demo-Termins
nach der Anmeldung: die interne Kennung deines Kontos, das Kürzel deiner Organisation, deine Rolle, deine Platzart und der Tarif der Organisation – nicht dein Name und nicht deine E-Mail-Adresse
technische Angaben wie Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Sprache sowie eine zufällig erzeugte Geräte-Kennung
ein ungefährer Standort (etwa das Land), den Amplitude beim Empfang aus deiner IP-Adresse ableitet; die IP-Adresse selbst speichert Amplitude auf unsere Einstellung hin nicht

Nach der Anmeldung ordnen wir die Messung über die interne Kennung deinem Konto zu. Für uns sind diese Nutzungsdaten damit nicht anonym, sondern dir zuordenbar. Beim Abmelden heben wir die Zuordnung in deinem Browser auf. Nicht gemessen und nicht aufgezeichnet werden die Seiten, die Organisationen ihren Kunden zeigen – Anfrageformulare, Ticket-Statusseiten, Terminverwaltung, Rechnungsportal und Einbettungen auf fremden Websites – sowie Pitch-Seiten und Freigabelinks.

Sitzungsaufzeichnung (Session-Replay): Amplitude zeichnet auf, wie sich die Seite in deinem Browser aufbaut und verändert – Mausbewegungen, Klicks, Scrollen und die angezeigten Inhalte. Das ist kein Video, sondern eine Nachbildung der Seite, mit der wir Bedienprobleme nachvollziehen. Standardmäßig wird jeder Besuch aufgezeichnet; den Anteil können wir je Umgebung senken. Eingaben in Formularfeldern werden schon in deinem Browser verdeckt, bevor etwas gesendet wird. Ganz ausgeblendet sind besonders schutzbedürftige Bereiche: Einträge des Passwort-Tresors und ihre Freigabe, Einmalcodes, einmal angezeigte API-Schlüssel, Kundenlinks und PINs von Tickets, Zugangscodes und Freigabelinks von Pitch-Seiten, Einladungslinks und Kalender-Abo-Adressen. Anderer angezeigter Text wird nicht verdeckt – Namen, Aufgaben, Tickets, Belege oder andere Inhalte deiner Organisation, die auf dem Bildschirm stehen, können deshalb in einer Aufzeichnung enthalten sein.

Amplitude speichert die Geräte-Kennung und Angaben zum laufenden Besuch in Cookies mit dem Namensanfang „AMP_“ und im lokalen Speicher deines Browsers; die Cookies laufen nach zwölf Monaten ab. Widerrufst du deine Einwilligung, löschen wir diese Cookies. Nutzungsdaten und Aufzeichnungen bewahren wir auf, solange wir sie für die Verbesserung von CIRO NOISE benötigen.

4.5 Fehlerberichte aus dem Browser (Sentry)

Mit deiner Einwilligung meldet auch dein Browser technische Fehler an Sentry – denselben Anbieter in derselben Datenregion EU (Frankfurt am Main) wie in Abschnitt 3.5. Ein Bericht enthält die Fehlermeldung und den Stacktrace, die aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp sowie die letzten technischen Schritte vor dem Fehler (Seitenwechsel, Klicks auf Bedienelemente, Netzwerkanfragen ohne deren Inhalt). Bei einer Stichprobe von 10 % der Abläufe zeichnen wir zusätzlich Ladezeiten auf. Formularinhalte, Namen und eine Kennung deines Kontos übermitteln wir nicht; eine Aufzeichnung deiner Bildschirmsitzung (Session-Replay) findet nicht statt.

Sentry setzt in deinem Browser keine Cookies; das Programm sendet die Berichte direkt an den Empfangspunkt in der EU. Dabei ist deine IP-Adresse technisch bedingt für Sentry sichtbar; wir übermitteln sie nicht als Teil des Berichts. Für Auftragsverarbeitung, Drittlandbezug und Speicherdauer gilt das in Abschnitt 3.5 Gesagte.

4.6 Deine Einwilligung ist freiwillig; ohne sie kannst du CIRO NOISE uneingeschränkt nutzen. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen – über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich unserer Website oder direkt unter https://www.ciro-noise.de/cookies. Nach einem Widerruf sendet dein Browser keine Daten mehr an Amplitude und Sentry, und wir löschen die Cookies von Amplitude („AMP_“) in deinem Browser. Bereits erfasste Daten bleiben bis zum Ablauf ihrer Speicherdauer erhalten; ihre Löschung kannst du nach Abschnitt 14 verlangen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt. Nehmen wir einen Dienst neu in eine Kategorie auf, fragen wir dich erneut.

4.7 Zusätzlich nutzen wir den lokalen Speicher deines Browsers für Oberflächen-Einstellungen, etwa die zuletzt gewählte Farbwelt oder eingeklappte Bereiche. Diese Einstellungen verlassen dein Gerät nicht.

4.8 Du kannst Cookies in deinem Browser jederzeit löschen oder blockieren. Ohne das Sitzungs-Cookie ist eine Anmeldung bei CIRO NOISE allerdings nicht möglich.

5) Registrierung, Anmeldung und Konto

5.1 Für die Nutzung von CIRO NOISE brauchst du ein persönliches Konto. Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und die Angaben, die du freiwillig in deinem Profil hinterlegst. Ein Konto entsteht durch deine eigene Registrierung, durch die Anmeldung mit einem Google-Konto oder durch die Annahme einer Einladung deiner Organisation.

5.2 Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort: Du bekommst einen zeitlich begrenzten Einmalcode oder einen Anmeldelink per E-Mail (Versand siehe Abschnitt 7), oder du meldest dich mit deinem Google-Konto an (Abschnitt 5.3). Nach erfolgreicher Anmeldung erhältst du eine Sitzung, die über ein HttpOnly-Cookie geführt wird. Die Anmeldung über andere soziale Netzwerke oder Identitätsanbieter bieten wir nicht an.

5.3 Anmeldung mit Google

Du kannst dich mit deinem Google-Konto registrieren und anmelden. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Wählst du „Weiter mit Google“, leiten wir dich zu Google weiter. Dort meldest du dich an und gibst frei, dass Google uns Angaben aus deinem Google-Konto übermittelt. Wir fragen dafür nur die Berechtigungen für deine E-Mail-Adresse und dein Profil an. Auf deine Kontakte, Dateien oder andere Google-Dienste erhalten wir über die Anmeldung keinen Zugriff.

Von Google erhalten wir deine E-Mail-Adresse und die Angabe, ob Google sie bestätigt hat, deinen Vor- und Nachnamen, die Adresse deines Profilbilds und eine Kennung deines Google-Kontos. Damit legen wir dein Konto an oder melden dich an. Hat Google deine E-Mail-Adresse bestätigt und gibt es bei uns schon ein Konto mit dieser Adresse, verknüpfen wir beide. Zur Verknüpfung speichern wir außerdem die Kennung deines Google-Kontos und die Zugangsschlüssel (Token), die Google bei der Anmeldung ausstellt.

Google erfährt dabei, dass du dich bei CIRO NOISE anmeldest, und verarbeitet die Anmeldung nach seinen eigenen Bedingungen. Dabei kann Google Daten an die Google LLC in den USA übermitteln. Die Google LLC hat sich dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen; für Übermittlungen an zertifizierte Unternehmen hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen (Art. 45 DSGVO). Näheres findest du in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Anmeldung mit Google ist ein Weg zur Durchführung des Nutzungsvertrags, den du selbst wählst. Du kannst stattdessen jederzeit die Anmeldung per E-Mail nutzen. Die Angaben aus Google speichern wir als Teil deines Kontos, bis du es löschst (Abschnitt 5.9). Die Freigabe für CIRO NOISE kannst du zusätzlich jederzeit in den Einstellungen deines Google-Kontos widerrufen.

5.4 Zu jeder Sitzung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung, die IP-Adresse und die Browser-Kennung. Das dient der Sicherheit deines Kontos, etwa um ungewöhnliche Anmeldungen zu erkennen. Sitzungsdaten werden mit dem Abmelden oder dem Ablauf der Sitzung gelöscht.

5.5 Der Passwort-Tresor deiner Organisation ist zusätzlich geschützt: Vor dem Zugriff bestätigst du deine Identität erneut mit einem Einmalcode per E-Mail. Die Bestätigung gilt für einen begrenzten Zeitraum.

5.6 Lädt dich eine Organisation ein, verarbeiten wir die von der Organisation eingegebene E-Mail-Adresse, um dir die Einladung zuzustellen, sowie die Rolle oder das Rollenbündel, das dir zugedacht ist. Nimmst du die Einladung nicht an, verfällt sie nach Ablauf ihrer Gültigkeit und die Daten werden gelöscht.

5.7 Registrierst du dich ohne Einladung, legen wir automatisch eine eigene Organisation für dich an, die nach dir benannt ist und in der du Inhaber bist. Du kannst sie anschließend einrichten oder umbenennen. Ohne Organisation lässt sich CIRO NOISE nicht nutzen, weil Rechte, Plätze und Daten an ihr hängen.

5.8 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Kontodaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Einladungen stützen wir uns bis zur Annahme zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der einladenden Organisation, mit dir zusammenzuarbeiten).

5.9 Dein Konto kannst du jederzeit selbst in deinen Einstellungen unter „Konto & Daten“ löschen oder die Löschung bei uns verlangen. Wir löschen deine Kontodaten, sobald keine Mitgliedschaft mehr besteht, alle Verträge abgewickelt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Inhalte, die du für deine Organisation erstellt hast, bleiben der Organisation erhalten; sie werden dir dann nicht mehr namentlich zugeordnet, soweit das technisch möglich ist.

6) Organisationen, Mitglieder und Auftragsverarbeitung

6.1 Eine Organisation ist der Mandant in CIRO NOISE. Zu ihr speichern wir Name, Kürzel, Branche, Logo, Farbwelt, Firmendaten und Rechnungsadresse, die Mitglieder mit ihren Rollen und Rechten sowie die gebuchten Plätze. Die Daten jeder Organisation sind logisch von denen aller anderen Organisationen getrennt; jeder Zugriff wird gegen die Organisation und die Rolle der zugreifenden Person geprüft.

6.2 Innerhalb der Organisation entstehen Inhalte, die personenbezogene Daten enthalten können:

Wiki: Seiten, Versionen und Kommentare
Boards: Projekte, Aufgaben, Kommentare, Erwähnungen, Zuweisungen, Anhänge
Support: Tickets mit den Daten der Anfragenden (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichten, Anhänge) und dem Verlauf der Bearbeitung
Buchhaltung: Belege und Rechnungen mit Angaben zu Lieferanten und Zahlungen
Besprechungen: Teilnehmer, Notizen, Zusammenfassungen
Passwort-Tresor: Zugangsdaten, die verschlüsselt gespeichert werden
Bilder: erzeugte oder hochgeladene Bildmotive

6.3 Für diese Inhalte entscheidet die Organisation über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Sie ist damit Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach ihren Weisungen. Die Auftragsverarbeitung regeln wir mit der Organisation in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Org-Admins bei uns anfordern können. Die von uns eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in dieser Erklärung genannt. Fehlerberichte (Sentry) und die Nutzungsanalyse mit Sitzungsaufzeichnung (Amplitude) können Inhalte der Organisation berühren, die in einer Adresse oder auf dem Bildschirm stehen. Welche Daten das sind und wie wir sie begrenzen, steht in den Abschnitten 3.5, 4.4 und 4.5.

6.4 Innerhalb deiner Organisation sind dein Name, deine E-Mail-Adresse und dein Profil für die anderen Mitglieder sichtbar. Änderungen an Inhalten werden mit deinem Namen und dem Zeitpunkt festgehalten, damit Zusammenarbeit nachvollziehbar bleibt. Sicherheitsrelevante Vorgänge (Einladungen, Rollenwechsel, Zugriffe über API-Schlüssel) protokollieren wir in einem Protokoll, das die Org-Admins einsehen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit und Sicherheit).

6.5 Verlässt du eine Organisation oder wirst du aus ihr entfernt, enden deine Mitgliedschaft, deine Rechte und die an diese Organisation gebundenen API-Schlüssel. Dein Konto bleibt bestehen.

6.6 Betroffenenrechte zu Inhalten einer Organisation (zum Beispiel die Auskunft über Daten in einem Ticket) richtest du bitte an die Organisation. Erreicht uns ein solches Anliegen direkt, leiten wir es an die Organisation weiter und unterstützen sie bei der Beantwortung.

7) E-Mail-Versand (Brevo)

7.1 Wir versenden anlassbezogene E-Mails: Einmalcodes und Anmeldelinks, Einladungen, Benachrichtigungen (etwa bei Erwähnungen, Zuweisungen oder neuen Antworten in Tickets) sowie Nachrichten zu Abonnement und Rechnungen. Werbliche E-Mails oder einen Newsletter versenden wir für CIRO NOISE derzeit nicht.

7.2 Für den Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue GmbH), Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland. Dazu übermitteln wir die Empfängeradresse, den Betreff und den Inhalt der jeweiligen Nachricht. Wir haben mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

7.3 Ist eine E-Mail zur Durchführung des Nutzungsvertrags erforderlich (Anmeldung, Einladung, Abrechnung), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für alle übrigen E-Mails ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Zusammenarbeit im Team). Welche Benachrichtigungen du per E-Mail erhältst, stellst du in deinen persönlichen Einstellungen ein.

8) Zahlungsabwicklung (Stripe)

8.1 Gebuchte Plätze wickeln wir über Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, ab. Stripe stellt die Kasse, das Kundenportal (Rechnungen, Zahlungsmittel, Kündigung) und die Rechnungsstellung bereit.

8.2 An Stripe übermitteln wir den Namen der Organisation, die Rechnungs-E-Mail-Adresse, die Rechnungsadresse, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (soweit angegeben), die Zahl der gebuchten Plätze und den Abrechnungszeitraum sowie eine interne Kennung der Organisation. Änderungen an Firmendaten und Rechnungsadresse in CIRO NOISE gleichen wir mit dem Stripe-Kunden ab, damit Rechnungen richtig ausgestellt werden. Zahlungsdaten wie Kartennummern gibst du direkt bei Stripe ein; sie erreichen unsere Systeme nicht.

8.3 Von Stripe erhalten wir den Status des Abonnements, Zeitpunkte von Zahlungen und Rechnungen sowie Hinweise auf fehlgeschlagene Zahlungen, um dein Abonnement zu verwalten und dich bei Problemen zu informieren.

8.4 Stripe kann Daten an verbundene Unternehmen in den USA übermitteln. Der Anbieter hat sich dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Soweit Stripe Daten zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten verarbeitet, ist Stripe dafür selbst Verantwortlicher. Näheres findest du unter https://stripe.com/de/privacy.

8.5 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Aufbewahrung von Rechnungen nach § 147 AO und § 257 HGB (zehn Jahre).

9) Support und Kommunikationskanäle

9.1 Support ist optional und wird von der Organisation eingerichtet. Mit ihm bearbeitet die Organisation Anliegen ihrer eigenen Kunden als Tickets. Die dabei verarbeiteten Daten der Anfragenden – Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalte, Anhänge, Zeitpunkte – verarbeiten wir im Auftrag der Organisation (Abschnitt 6). Die Kanäle richtet die Organisation in ihren Einstellungen ein und verantwortet sie.

9.2 Web-Formular und E-Mail-Antworten

Anfragen erreichen die Organisation über das Web-Formular, das sie auf ihrer Website einbindet; sie werden zu Tickets. Eingangsbestätigungen und Antworten aus dem Ticket gehen per E-Mail an die anfragende Person hinaus – über den in Abschnitt 7 beschriebenen Versanddienst (Brevo, Deutschland). Dabei werden Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Anhänge verarbeitet. Eingehende E-Mails werden nicht entgegengenommen.

9.3 SMS-Kanal (Twilio)

Hat die Organisation den SMS-Kanal eingerichtet, werden Kurznachrichten über Twilio Inc., USA, versendet und empfangen. Verarbeitet werden die Telefonnummern der Beteiligten, der Nachrichtentext und Zeitpunkte. Für Übermittlungen in die USA hat sich der Anbieter dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

9.4 Öffentliches Ticketformular

Jede Organisation kann ein öffentliches Formular anbieten, über das ihre Kunden ohne eigenes Konto ein Anliegen einreichen. Dabei werden die eingegebenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht, Anhänge) sowie zur Abwehr von Missbrauch kurzzeitig die IP-Adresse des Absenders verarbeitet. Das Formular trägt die Marke der Organisation; Verantwortliche für die Bearbeitung ist die Organisation.

9.5 Öffentliche Statusseite mit PIN

Wer ein Ticket eingereicht hat, erhält einen Link zu einer Statusseite und eine PIN. Mit beiden lässt sich der Stand des Tickets einsehen und antworten. Die PIN schützt das Ticket vor dem Zugriff Dritter; wer den Link erhält, sollte die PIN nicht weitergeben. Fehlgeschlagene PIN-Eingaben werden begrenzt und protokolliert.

9.6 KI im Support

Ist die KI-Unterstützung für Support eingeschaltet, werden eingehende Tickets automatisch priorisiert und kategorisiert (Abschnitt 10).

9.7 Rechtsgrundlage ist für uns der Auftrag der Organisation (Art. 28 DSGVO). Die Organisation stützt die Verarbeitung typischerweise auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung einer Anfrage im Rahmen einer Kundenbeziehung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Tickets bleiben gespeichert, bis die Organisation sie löscht oder der Vertrag mit der Organisation endet.

10) KI-Funktionen

10.1 CIRO NOISE enthält Funktionen, die auf großen Sprach- und Bildmodellen beruhen (KI). Jede Funktion kann deine Organisation einzeln abschalten:

Priorisierung, Kategorisierung und Übersetzung eingehender Support-Anfragen sowie Antwortvorschläge
Erkennung von Belegen und Dokumenten (Beträge, Datum, Aussteller, Positionen) in der Buchhaltung
die KI-Assistenz, die Fragen aus dem Wiki, den Boards und weiteren Inhalten deiner Organisation beantwortet und ihre Quellen nennt; dazu bereiten wir Inhalte für die Wissenssuche als Vektoren auf
Zusammenfassungen und Aktionspunkte von Besprechungen
Kapitelvorschläge für Angebote aus der Bausteinbibliothek deiner Organisation
Einordnung von Instagram-Kommentaren und Entwürfe für Antworten und Direktnachrichten
die KI-Demo auf Pitch-Seiten, die Besuchern aus der Wissensbasis deiner Organisation antwortet
Vorschläge für Markenkits (Farben, Schriften, Markenstimme) aus einer angegebenen Website
Artikelentwürfe für das Magazin
optional die Erzeugung von Bildern und das Freistellen von Porträts

10.2 Die Sprachmodelle betreiben wir über Google Cloud Vertex AI der Google Cloud EMEA Limited, Irland. Zum Einsatz kommen ausschließlich Modelle der Gemini-Familie von Google, einschließlich des Modells, mit dem wir Inhalte für die Wissenssuche aufbereiten. Modelle anderer Anbieter rufen wir für diese Funktionen nicht auf. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentrumsstandorten innerhalb der Europäischen Union; die Sprachmodelle sind bei uns fest einer EU-Region oder dem EU-Standortverbund von Google Cloud zugeordnet. Mit Google Cloud besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

10.3 Zur Verarbeitung übermitteln wir die Inhalte, die für die jeweilige Funktion nötig sind – etwa den Text einer Anfrage, das Bild eines Belegs, Ausschnitte aus Wiki-Seiten oder deine Frage an die KI-Assistenz. Der Anbieter verwendet diese Inhalte nicht, um seine Modelle zu trainieren. Wir speichern die Antworten der Modelle nur dort, wo die Funktion es vorsieht (zum Beispiel die erkannten Belegdaten, die Zusammenfassung einer Besprechung oder ein erzeugtes Bild).

10.4 KI-Funktionen laufen nur, wenn du sie auslöst oder deine Organisation eine automatische Verarbeitung eingeschaltet hat (etwa die Priorisierung von Anfragen bei Eingang). Die KI-Assistenz greift ausschließlich auf Inhalte zu, die du selbst sehen darfst; sie hat keine weitergehenden Rechte als du.

10.5 Für jede Anfrage erfassen wir je Organisation die Art der Funktion, das verwendete Modell, den Zeitpunkt und die verbrauchte Menge (Tokens). Diese Verbrauchsdaten enthalten nicht den Inhalt der Anfrage. Sie dienen der Kontingentprüfung, der Abrechnung und der Anzeige des Verbrauchs für die Organisation.

10.6 KI-Ergebnisse sind Vorschläge, keine Entscheidungen. CIRO NOISE trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten. Prüfe KI-Ergebnisse, bevor du auf ihrer Grundlage handelst.

10.7 Rechtsgrundlage ist für Inhalte der Organisation der Auftrag der Organisation (Art. 28 DSGVO); die Organisation stützt den Einsatz in der Regel auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Die Verbrauchsdaten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11) Integrationen, API-Zugang und MCP

11.1 Integrationen, die deine Organisation verbinden kann

Org-Admins können externe Dienste mit CIRO NOISE verbinden. Eine Verbindung besteht nur, wenn die Organisation sie aktiv einrichtet; sie lässt sich in den Einstellungen der Organisation jederzeit trennen. Nach dem Verbinden speichern wir die dafür nötigen Zugangsdaten (etwa Zugriffstoken) und tauschen mit dem Dienst nur die Daten aus, die für die jeweilige Funktion erforderlich sind. Für die Verarbeitung durch den jeweiligen Dienst gelten dessen Datenschutzhinweise.

Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): Kalender, Meet und Drive über die Google-Schnittstellen – Termine, Teilnehmer, Besprechungslinks und Dateien.
Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin 18, Irland): Kalender über die Microsoft-Graph-Schnittstelle – Termine und Teilnehmer. Kalender anderer Anbieter binden wir über eine von der Person hinterlegte Abo-Adresse (ICS) an; dabei rufen wir nur diese Adresse ab.
Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland): Kommentare und Direktnachrichten an das Instagram-Konto der Organisation, damit sie als Tickets bearbeitet werden können. Meta kann Daten in die USA übermitteln; der Anbieter hat sich dem EU-US-Datenschutzrahmen angeschlossen.
Contentful (Contentful GmbH, Berlin, Deutschland): Veröffentlichung von Beiträgen aus der Magazin-Pipeline.
Magnific (Freepik Company S.L., Spanien): Erzeugung von Bildern und Freistellen von Porträts – übermittelt werden Bildbeschreibungen (Prompts) und Formatvorgaben, keine von dir hochgeladenen Dateien.

Den eigenen Kalender verbindet jede Person selbst in ihren Einstellungen: mit Google oder Microsoft über deren Anmeldung (bei Google über denselben Zugang wie die Anmeldung mit Google, Abschnitt 5.3) oder über die Abo-Adresse (ICS) eines anderen Kalenders. Wir lesen dann die Termine des gewählten Kalenders – Titel, Zeit, Ort und Teilnehmende – für einen Zeitraum von 30 Tagen zurück bis 180 Tage voraus, um belegte Zeiten zu erkennen und Termine anzuzeigen. Termine, die du in CIRO NOISE vereinbarst, etwa gebuchte Termine, tragen wir in diesen Kalender ein. Andere Mitglieder sehen von deinen Terminen nur, dass die Zeit belegt ist, nicht Titel oder Ort. Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt. Trennst du die Verbindung, löschen wir die daraus übernommenen Termine.

Rechtsgrundlage ist für uns der Auftrag der Organisation (Art. 28 DSGVO); die Organisation stützt die Verbindung in der Regel auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

11.2 API-Schlüssel

Deine Organisation kann API-Schlüssel ausgeben, mit denen Programme auf CIRO NOISE zugreifen. Ein Schlüssel ist an eine Person und an eine oder mehrere Organisationen gebunden und hat höchstens die Rechte dieser Person. Zugriffe über einen Schlüssel protokollieren wir (Schlüssel, Zeitpunkt, aufgerufene Funktion), damit Org-Admins nachvollziehen können, was über Schnittstellen geschieht.

11.3 Verbindung mit einem KI-Assistenten (MCP)

Du kannst einen externen KI-Assistenten – zum Beispiel Claude von Anthropic – über das Model Context Protocol (MCP) mit CIRO NOISE verbinden. Die Verbindung entsteht nur, wenn du sie selbst herstellst: Beim Verbinden zeigen wir dir einen Einverständnis-Bildschirm, auf dem du die Organisation wählst und siehst, welche Rechte der Zugang erhält. Bist du Mitglied mehrerer Organisationen, fragen wir nach – wir wählen nie stillschweigend für dich. Der Zugang gilt danach für genau die zugestimmte Organisation und folgt einem späteren Wechsel nicht.

Ein verbundener Assistent hat höchstens die Rechte, die du selbst hast, und erreicht nur die Funktionen, die du freigegeben hast:

Aufgaben und Boards: Aufgaben, Kommentare, Labels, Anhänge und die Namen der beteiligten Personen.
Wiki: Seitenbaum, Seiteninhalte und Anhänge. Als vertraulich eingestufte Seiten bleiben für einen Assistenten unsichtbar – auch in der Suche.
Wissen: freigegebene Wissenseinträge. Vertrauliche Einträge nur mit dem ausdrücklichen Recht dafür.
Support: Betreff, Nummer, Kundenname und Status von Anfragen.
Geschäftspartner: Firmen, Kontakte und Verkaufschancen.
Dateien: Name, Art und Herkunft von Dateien der Organisation sowie ein geprüfter Link zum Herunterladen. Jede Quelle bleibt hinter ihrem eigenen Funktionsrecht.
Bilder: die Galerie der Organisation – auflisten, ansehen, löschen.
Zeiterfassung: ausschließlich lesend und ausschließlich, welche Anträge dir vorliegen und wer aus derselben Gruppe im selben Zeitraum abwesend wäre. Die Art einer Krankmeldung wird dabei nicht genannt.

Ausdrücklich NICHT über eine solche Verbindung erreichbar sind: der Passwort-Tresor, das Stempeln, Nachtragen und Entscheiden in der Zeiterfassung, die Personalverwaltung und ihre Auswertungen, die Abrechnung deiner Organisation sowie das Google Drive deiner Organisation. Diese Bereiche verlangen eine Anmeldung im Browser.

Die Inhalte, die der Assistent abruft, werden an dessen Anbieter übermittelt und dort nach dessen Bedingungen verarbeitet. Nutzt du Claude, ist das Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, beziehungsweise Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA; dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Für diese Verarbeitung sind nicht wir verantwortlich, sondern der Anbieter des Assistenten beziehungsweise du als dessen Nutzer. Auf welcher Grundlage die Daten übermittelt werden, steht in den Datenschutzhinweisen des Anbieters. Wir übermitteln von uns aus keine Daten an den Anbieter – wir beantworten nur die Aufrufe, die dein Assistent stellt.

Bei uns entsteht dabei je Aufruf ein Protokolleintrag im Protokoll deiner Organisation: wer, welche Organisation, welches Werkzeug und wann. Den Inhalt deiner Unterhaltung mit dem Assistenten speichern wir nicht, und wir werten die Aufrufe nicht für andere Zwecke aus. Org-Admins können das Protokoll einsehen; es bleibt erhalten, solange die Organisation besteht (Abschnitt 13).

Du kannst die Verbindung jederzeit unter „Mein Konto → API-Schlüssel“ widerrufen; danach beantwortet der Zugang keinen Aufruf mehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil du die Verbindung selbst anstößt und nutzt. Fragen dazu beantworten wir unter hello@ciro.gmbh (Abschnitt 1.4).

12) Kontakt, Kontaktformular und Demo-Termine

12.1 Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir die von dir mitgeteilten Daten (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) ausschließlich zur Bearbeitung deines Anliegens. Zielt deine Anfrage auf einen Vertrag, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sonst ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage).

12.2 Kontaktformular auf der Hilfe-Seite

Auf https://www.ciro-noise.de/hilfe kannst du uns über ein Formular schreiben. Dabei verarbeiten wir, was du eingibst: dein Anliegen (Betreff und Beschreibung), deinen Namen sowie deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer – eins von beiden genügt –, dazu die Sprache der Seite und den Zeitpunkt. Anhänge nimmt das Formular nicht entgegen. Zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir kurzzeitig deine IP-Adresse (Abschnitt 2.2).

Deine Anfrage speichern wir als Support-Anfrage in CIRO NOISE, und zwar in der Organisation der CIRO GmbH; dort bearbeitet sie unser Team. Für diese Verarbeitung sind wir selbst Verantwortliche. Du erhältst eine Anfragenummer, einen Link zu einer Statusseite und eine PIN (Abschnitt 9.5). Hast du eine E-Mail-Adresse angegeben, senden wir dir eine Eingangsbestätigung und unsere Antworten per E-Mail über Brevo (Abschnitt 7). Gehört deine E-Mail-Adresse zu einer Firma, die bereits in unserer Kundendatenbank steht, ordnen wir die Anfrage dieser Firma zu und können dich dort als Kontakt anlegen. Ist die KI-Unterstützung für unseren Support eingeschaltet, wird die Anfrage beim Eingang nach Dringlichkeit eingeordnet (Abschnitt 10).

Vor dem Absenden bestätigst du, dass wir deine Angaben zur Bearbeitung speichern dürfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage einen bestehenden Vertrag oder dessen Abschluss betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage).

12.3 Demo-Termin buchen

Auf https://www.ciro-noise.de/demo-buchen kannst du einen Termin für eine Vorführung von CIRO NOISE bei der CIRO GmbH buchen. Dabei verarbeiten wir:

deinen Namen und deine E-Mail-Adresse
freiwillig deine Telefonnummer und die E-Mail-Adressen weiterer Teilnehmender
deine Antworten auf die Fragen zur Buchung: Firma, Größe deines Teams, Funktionen, die dich interessieren, und eine freie Nachricht
den gewählten Termin und deine Zeitzone

Den Termin tragen wir in den Kalender der Person aus unserem Team ein, die die Vorführung übernimmt (Google oder Microsoft, Abschnitt 11.1); dabei entsteht in der Regel auch der Link zur Videobesprechung. Weitere Teilnehmende stehen als Gäste im Kalendereintrag und werden darüber eingeladen. Du erhältst eine Bestätigung per E-Mail mit einem Link, über den du den Termin absagen oder verschieben kannst, und vor dem Termin Erinnerungen; den Versand übernimmt Brevo (Abschnitt 7). Gehört deine E-Mail-Adresse zu einer Firma, die bereits in unserer Kundendatenbank steht, ordnen wir den Termin dieser Firma zu und können dich dort als Kontakt anlegen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des von dir gebuchten Termins und vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage). Die E-Mail-Adressen weiterer Teilnehmender verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Personen einzuladen, die du zum Termin mitbringen möchtest.

12.4 Speicherdauer

Anfragen und Terminbuchungen löschen wir, wenn das Anliegen abschließend geklärt ist und wir sie nicht mehr zur Nachverfolgung brauchen, spätestens drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem der letzte Kontakt stattfand. Entsteht aus der Anfrage ein Vertrag, gelten die Fristen für Vertragsdaten und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

13) Dauer der Speicherung

Wie lange wir Daten speichern, richtet sich nach dem Zweck, der Rechtsgrundlage und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:

Konto: bis zur Löschung deines Kontos.
Daten und Inhalte einer Organisation: bis die Organisation sie löscht oder der Vertrag mit der Organisation endet. Nach Vertragsende halten wir die Daten für die in den AGB genannte Abruffrist zum Export bereit und löschen sie danach.
Rechnungen und Buchungsbelege unserer eigenen Abrechnung: zehn Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB.
Sitzungen: bis zum Abmelden oder Ablauf der Sitzung; Einmalcodes und Anmeldelinks: bis zur Nutzung oder zum Ablauf ihrer kurzen Gültigkeit.
Einladungen: bis zur Annahme oder zum Ablauf der Gültigkeit.
Anmeldung mit Google: die Angaben aus deinem Google-Konto als Teil deines Kontos, bis zu dessen Löschung.
Verbundene Kalender: übernommene Termine, solange die Verbindung besteht.
Anfragen über das Kontaktformular und Demo-Termine: bis das Anliegen abschließend geklärt ist, spätestens drei Jahre nach dem Ende des Jahres des letzten Kontakts (Abschnitt 12.4).
Server-Logfiles und Sicherheitsprotokolle: kurzfristig, soweit kein Sicherheitsvorfall eine längere Auswertung erfordert.
KI-Verbrauchsdaten: für den Abrechnungszeitraum und die anschließende Aufbewahrungsfrist der Abrechnung.
Protokoll der Organisation: solange die Organisation besteht.
Zugriffe über API-Schlüssel und verbundene KI-Assistenten (wer, welches Werkzeug, wann): als Teil des Protokolls der Organisation, solange die Organisation besteht.
Fehlerberichte und Performance-Messungen bei Sentry: automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unseres Tarifs, spätestens nach 90 Tagen.
Nutzungsdaten und Sitzungsaufzeichnungen bei Amplitude: solange wir sie für die Verbesserung von CIRO NOISE benötigen; die Cookies von Amplitude in deinem Browser laufen nach zwölf Monaten ab und werden mit einem Widerruf gelöscht.
Deine Auswahl im Cookie-Banner: zwölf Monate.

Daten, die wir auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, speichern wir bis zu deren Widerruf. Daten, die wir auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, speichern wir, bis du berechtigt widersprichst. Das gilt nicht, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen können. Im Übrigen löschen wir Daten, sobald sie für den Zweck, für den wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind.

14) Deine Rechte

14.1 Als betroffene Person hast du uns gegenüber die folgenden Rechte. Unter welchen Voraussetzungen sie gelten, ergibt sich aus der jeweils genannten Vorschrift:

Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Unterrichtung über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung gegenüber Empfängern (Art. 19 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an hello@ciro.gmbh. Betrifft dein Anliegen Inhalte, die eine Organisation in CIRO NOISE verarbeitet, ist die Organisation dein Ansprechpartner (Abschnitt 6.6); wir unterstützen sie dabei.

14.2 Widerspruchsrecht

WENN WIR DEINE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUF GRUNDLAGE EINES BERECHTIGTEN INTERESSES NACH ART. 6 ABS. 1 LIT. F DSGVO VERARBEITEN, HAST DU DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS DEINER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIESE VERARBEITUNG EINZULEGEN (ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

LEGST DU WIDERSPRUCH EIN, VERARBEITEN WIR DIE BETROFFENEN DATEN NICHT MEHR, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE DEINE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN.

SOLLTEN WIR DEINE DATEN KÜNFTIG ZUM ZWECK DER DIREKTWERBUNG VERARBEITEN, KANNST DU DEM JEDERZEIT OHNE ANGABE VON GRÜNDEN WIDERSPRECHEN (ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

14.3 Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland, https://www.lda.bayern.de. Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde deines Wohnorts oder Arbeitsplatzes wenden.

15) Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert – etwa durch neue Funktionen, neue Dienstleister oder geänderte Rechtslage. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter https://www.ciro-noise.de/datenschutz; das Datum am Seitenende zeigt den Stand. Bei wesentlichen Änderungen, die dein Konto betreffen, informieren wir dich zusätzlich per E-Mail oder in der Anwendung.

Stand: 12.10.2026