Ordner, Notizbuch und Telefon auf einem aufgeräumten Tisch am Fenster.

Rechnungen und Belege online

Finanzen — Am Monatsende sitzt du zwei Abende an Rechnungen und Belegen, und die Steuerberatung berechnet trotzdem Nacharbeit. Im Rechnungsprogramm von CIRO NOISE baust du Angebot und Rechnung aus Kapiteln und schickst sie als E-Rechnung hinaus. Belege fotografierst du, und die KI liest Betrag, Datum und Lieferant. Der Kontoauszug zeigt, was bezahlt ist, und für die Steuerberatung exportierst du alles mit einem Klick im DATEV-Format.

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DSGVO-konformServer und KI in der EU

Vom Angebot zur bezahlten Rechnung

Angebote und Rechnungen baust du aus Kapiteln: Anschreiben, Preistabelle mit Posten aus deinem Katalog, Zahlungsplan und Unterschrift. Daneben siehst du das Dokument so, wie es hinausgeht, und jede Änderung steht sofort in der Vorschau. Aus dem Angebot wird mit einem Klick die Auftragsbestätigung und daraus die Rechnung, die Nummern sind lückenlos, und die Rechnung geht als E-Rechnung mit GiroCode hinaus.

Drei Momente, in denen sonst jemand tippt

Der Beleg auf dem Handy, das Projekt bis zur Zahlung und das Monatsende.

Die Elektriker-Rechnung liegt auf Pascals Handy, und Pascal ist krank

Pascal hat die Rechnung fotografiert, bevor er nach Hause ging. Die KI hat 486,20 €, das Datum und den Lieferanten erkannt und die Kostenstelle „Büro“ vorgeschlagen, die zur Leistung auf der Rechnung passt. Der Beleg liegt da, wo alle ihn finden, und Frau Roth von der Steuerberatung bekommt ihn mit dem nächsten Export.

Foto oder PDF vom Handy

Betrag, Datum, Lieferant als Vorschlag

Kostenstelle vorgeschlagen

Lieferant beim zweiten Beleg bekannt

Projektabschluss Brandt & Söhne: vom Angebot zur Zahlung

Im Mai hat Lena das Angebot A-2026-031 mit Kapiteln für Text, Preistabelle und Zahlungsplan geschickt. Frau Sommer hat es im Kundenportal angenommen, und die Verkaufschance sprang auf gewonnen. Jetzt entsteht die Rechnung aus der Auftragsbestätigung, mit Pascals abrechenbaren Stunden als Positionen, und geht als E-Rechnung mit GiroCode hinaus. Drei Wochen später ordnet der Kontoauszug-Import die Zahlung der Rechnung zu, und Lena bestätigt.

Angebot im Kundenportal annehmen

Rechnung aus dem vorigen Dokument

Zeiten als Rechnungspositionen

Zahlung per Kontoauszug zugeordnet

Monatsende: Mahnlauf und Stapel für die Steuerberatung

Eine Rechnung ist 14 Tage überfällig. Kira löst Stufe 1 aus, und der Mahnbrief liegt als PDF bereit. Die Vorschau für 90 Tage zeigt, was hereinkommt und was hinausgeht. Dann exportiert Kira für Frau Roth die Daten für DATEV mit Belegbildern, festgeschrieben und ohne Doppelte, und die Nacharbeit auf der nächsten Rechnung der Steuerberatung fällt weg.

Vier Mahnstufen mit Gebühren und Zinsen

Offene Posten nach Alter

Vorschau auf 90 Tage

DATEV-Export mit Belegbildern

Rechnungsstellung im Detail

Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung, mit allem, was auf dem Papier stehen muss.

Angebote und Rechnungen schreiben: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Stornorechnung mit lückenlosen Nummern und Artikelkatalog. Die Kundendaten bleiben so, wie sie beim Ausstellen waren.
E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung: ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML, vorher auf fehlende Pflichtangaben geprüft. GiroCode und Zahlungslink stehen auf der Rechnung.
Kleinunternehmer und Reverse Charge: Standard, § 19 Kleinunternehmer, § 13b, innergemeinschaftlich und Ausfuhr. Die USt-IdNr. wird geprüft.
Kundenportal mit Online-Annahme: Ein Link an Rechnung und Angebot. Die Kundin sieht dort das PDF und nimmt das Angebot an.
Projektzeiten abrechnen: Abrechenbare Zeiten aus Projekten und Aufgaben werden Rechnungspositionen mit Stundensatz, gerundet auf die angefangene Viertelstunde.
Wiederkehrende Rechnungen: Eine Vorlage stellt die Rechnung in festen Abständen neu aus, mit den Posten und dem Kunden der Vorlage.

Buchhaltung im Detail

Belege, Zahlungen und was die Steuerberatung am Monatsende braucht.

Belegerfassung per Foto mit KI: Foto oder PDF. Die KI liest Betrag, Datum und Lieferant und schlägt eine Kostenstelle vor. Lieferanten sind mit IBAN, USt-IdNr. und Zahlungsziel hinterlegt.
Bankabgleich: Du importierst den Kontoauszug und bekommst Vorschläge, welche Rechnung oder welcher Beleg passt. Mit dem Bestätigen ist gebucht.
Mahnwesen mit Mahnbrief: Vier Stufen mit Gebühren, Zinsen und Mahnbrief als PDF, von dir ausgelöst.
DATEV-Export für die Steuerberatung: Buchungsstapel, Kunden- und Lieferantenkonten und Belegbilder im DATEV-Format, mit SKR03 oder SKR04, für die Steuerberatung.
Wiederkehrende Belege: Miete, Lizenzen und Versicherungen legst du einmal an, danach entsteht der Beleg monatlich oder jährlich von selbst.
Auswertungen und Umsatzsteuer: Offene Posten nach Alter, Umsatz je Kunde, Liquidität für 90 Tage, Angebotsquote und die Umsatzsteuer je Quartal nach Soll oder Ist.

Sag es Claude. CIRO NOISE trägt es ein.

Claude verbindet sich über MCP, den offenen Standard für KI-Werkzeuge, mit deiner Organisation. Alle Funktionen liegen in einem System, deshalb reicht Claude ein Satz von dir, um den Kunden nachzuschlagen, ein Angebot zu entwerfen, eine Aufgabe anzulegen und das Wiki zu ergänzen. Dabei gelten genau die Rechte, die du freigibst.

Claude in den Finanzen

Angebote und Rechnungen als Entwurf anlegen, mit Posten, Rabatt, Leistungszeitraum und Zahlungsziel
Frühere Angebote und Rechnungen finden und ihre Posten übernehmen
Überfällige Rechnungen mit der nächsten Mahnstufe auflisten
Belege nach Lieferant, Zeitraum und Bearbeitungsstand auswerten

Häufige Fragen

Ja. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften schreibst du in CIRO NOISE, als PDF oder E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, mit Mahnwesen und Bankabgleich. Die Buchhaltung deiner Steuerberatung ersetzt es nicht: Belege und Rechnungen gehen per DATEV-Export an sie, und sie bucht dort weiter.

In einer Kette ohne Abtippen: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und bei Bedarf Gutschrift entstehen auseinander. Kapitel, Blöcke und dein Artikelkatalog machen auch lange Angebote übersichtlich. Und deine Kundin nimmt das Angebot online im Kundenportal an.

Ja. Rechnungen gehen als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung hinaus. Ihr Aufbau ist mit dem offiziellen Prüfprogramm der KoSIT abgesichert, und vor dem Versand zeigt CIRO NOISE, ob eine Pflichtangabe fehlt. Eingehende E-Rechnungen liest der Beleg-Upload direkt aus.

Den DATEV-Export im Format EXTF 700, das DATEV direkt einliest. Er enthält alle Buchungen, die Kunden- und Lieferantenkonten und die Belegbilder. Bilanz und Umsatzsteuer-Voranmeldung macht sie wie gewohnt, nur die Kiste mit Zetteln entfällt.

Du lädst den Auszug als Datei aus deinem Online-Banking hoch, im Format CAMT, MT940 oder CSV. CIRO NOISE schlägt zu jeder Zahlung die passende Rechnung oder den passenden Beleg vor. Du bestätigst, und der offene Posten ist erledigt.

Jede Rechnung trägt einen GiroCode, den die Kundin mit ihrer Banking-App scannt. Die offenen Posten zeigen, wer fällig ist, und das Mahnwesen mit vier Stufen, Gebühren, Zinsen und Mahnbrief-PDF löst du mit einem Klick aus. Wiederkehrende Leistungen rechnest du als Abo-Rechnung ab, die zum Termin von selbst entsteht.

Ja. Claude verbindet sich mit deiner Organisation und legt Angebote und Rechnungen als Entwurf an, etwa aus einer Notiz oder einem Gespräch. Ausstellen und versenden tust du in Finanzen, nach einem Blick auf den fertigen Beleg. So liegt die Vorarbeit bei Claude und die Entscheidung bei dir.

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Und alles andere ist schon dabei

Alle Funktionen teilen ein Login und ein Rechte-System. Eine Anfrage steht in der Kundenakte, wird zur Aufgabe und landet auf der Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt. Das gehört noch dazu: