Termine ohne Mail-Pingpong
Termine — Drei Mails, bis ein Erstgespräch steht, und dann fällt es doch in den Urlaub. Mit CIRO NOISE bucht dein Kunde selbst auf deiner Website und sieht nur Zeiten, in denen du wirklich frei bist, weil Kalender, Abwesenheiten und Feiertage schon abgeglichen sind. Bestätigung, Kalendereintrag und Erinnerung kommen von allein.
Terminplanung, die dein Team kennt
Wer Termine per Mail abstimmt, schreibt drei Vorschläge, wartet auf die Antwort und trägt das Ergebnis von Hand in den Kalender ein. In CIRO NOISE legst du stattdessen eine Terminart an, etwa „Erstgespräch, 30 Minuten, per Video“, und bettest sie auf deiner Website ein. Dein Kunde wählt eine freie Zeit, gibt Name und E-Mail-Adresse an und beantwortet die Fragen, die du für diese Terminart hinterlegt hast.
Vom Klick zum Kalendereintrag
Sprechzeiten einmal pflegen, den Kunden selbst buchen lassen, den Termin im Team verteilen.
Pfleg deine Sprechzeiten einmal
Mara legt fest, wann sie Erstgespräche anbietet: werktags von 9 bis 18 Uhr, am Donnerstag in zwei Wochen nur bis mittags. Ihren Urlaub im November trägt sie nicht noch einmal ein, denn der Antrag aus der Zeiterfassung sperrt die Woche schon. Ihr Google-Kalender ist verbunden, also ist auch der Zahnarzttermin am Mittwoch belegt.
Wochenzeiten mit Ausnahmen
Urlaub sperrt ab dem Antrag
Feiertage deines Bundeslands
Google, Microsoft oder Kalender-Abo
Lass deinen Kunden selbst buchen
Auf der Website der Agentur steht der Knopf „Erstgespräch buchen“. Herr Albers klickt darauf, sieht im Oktober nur die Tage mit freien Zeiten und wählt Freitag, 14:30 Uhr. Er gibt Name und E-Mail-Adresse an und beantwortet die eine Frage, die Mara für diese Terminart hinterlegt hat: worum es geht. Solange er tippt, ist die Zeit für ihn reserviert.
Nur Tage mit freien Zeiten
Eigene Fragen im Formular
Zeit reserviert beim Ausfüllen
Kein Konto für deinen Kunden
Verteil den Termin im Team
Die Terminart „Erstgespräch“ gehört einer Gruppe: Mara, Deniz und Jan. Reihum bekommt Deniz den Termin, weil er diese Woche die wenigsten hat. Der Termin steht sofort in seinem Microsoft-Kalender, mit einem Raum in Teams. Herr Albers bekommt die Bestätigung mit Kalenderdatei, am Vortag und eine Stunde vorher eine Erinnerung und einen Link, über den er selbst verschiebt oder absagt.
Reihum nach Auslastung
Eintrag im Kalender des Gastgebers
Videoraum in Meet oder Teams
Verschieben und Absagen per Link
Termine im Detail
Die wichtigsten Funktionen der Terminvergabe, je in einem Satz.
- Terminarten mit Puffer und Vorlauf
- Dauer, Puffer davor und danach, Mindestvorlauf, wie weit im Voraus gebucht werden darf und das Raster der Startzeiten legst du je Terminart fest.
- Videotermine mit Google Meet und Teams
- Vor Ort, am Telefon, per Video oder an einem eigenen Ort; bei Video legt CIRO NOISE einen Raum in Google Meet oder Microsoft Teams an, oder du hinterlegst deinen festen Link.
- Terminbuchung auf deiner Website
- Als Formular in der Seite, als schwebender Knopf, an deinem eigenen Knopf oder als einfache Fassung für Baukästen, mit deiner Akzentfarbe, hell, dunkel oder passend zum Gerät.
- Kalenderabgleich mit Google und Outlook
- Google und Microsoft je Person oder für die ganze Firma auf einmal, dazu jedes Kalender-Abo wie iCloud oder Nextcloud; mehrere Kalender je Konto zählen mit.
- Reihum oder Gruppentermin
- Reihum bekommt die Person mit den wenigsten Terminen den nächsten; ein Gruppentermin ist nur buchbar, wenn alle in der Gruppe frei sind.
- Bestätigung und Erinnerungen
- Dein Kunde bekommt eine Bestätigung mit Kalenderdatei, der Gastgeber einen Hinweis, und bis zu fünf Erinnerungen gehen raus, von Haus aus am Vortag und eine Stunde vorher.
Häufige Fragen
Für viele Teams nicht. Terminarten, Sprechzeiten, der Abgleich mit Google- und Microsoft-Kalendern, die Einbettung auf der Website und Erinnerungen sind dabei. Dazu kennt die Terminplanung Urlaubsanträge und Feiertage deines Teams, weil sie in derselben Software liegt wie die Zeiterfassung. Eine Bezahlung bei der Buchung nimmt CIRO NOISE nicht entgegen. Brauchst du das, bleibt ein darauf spezialisiertes Werkzeug sinnvoll.
Google und Microsoft verbindet jede Person selbst, oder die Verwaltung verbindet die ganze Firma auf einmal. Andere Kalender wie iCloud oder Nextcloud liest CIRO NOISE über ihre Abo-Adresse. Gebuchte Termine trägt CIRO NOISE in Google- und Microsoft-Kalender ein.
Nein. Urlaub und Abwesenheiten aus der Zeiterfassung sperren die Zeit, und zwar schon ab dem Antrag. Die Terminplanung liest dabei nur den Zeitraum, nie den Grund einer Abwesenheit.
Nein. Er bucht über das Formular auf deiner Website und verschiebt oder sagt über den Link in seiner Bestätigung ab. Auf dem Formular läuft keine Besucheranalyse von CIRO NOISE.
Wer zuerst eine Zeit wählt, bekommt sie für 15 Minuten reserviert, solange er das Formular ausfüllt. Der zweite Kunde sieht die Zeit in dieser Zeit als belegt und wählt eine andere.
Und alles andere ist schon dabei
Alle Funktionen teilen ein Login und ein Rechte-System. Eine Anfrage steht in der Kundenakte, wird zur Aufgabe und landet auf der Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt. Das gehört noch dazu:
Wiki
Das Wiki für dein Team
Das Wiki deiner Firma: Seiten und Unterseiten als Baum für Prozesse, Onboarding und Entscheidungen. Jede Änderung bleibt als Version erhalten, der ganze Text ist durchsuchbar, Bilder und Kommentare hängen an der Seite. Was hier steht, kennt auch die KI und nennt die Seite als Quelle.
- Bau die Struktur so tief, wie du sie brauchst
- Ändere, ohne die alte Fassung zu verlieren
- Finde die Seite mit einem einzigen Wort
Boards
Projekte und Aufgaben im Blick
Projektplanung und Aufgaben in einem: Projekte mit eigenem Board, Spalten, Wochen oder Sprints und Zielen mit Termin. Jede Aufgabe hat ein Kürzel wie CIR-142, Zuständige, Fälligkeit und Priorität. Was von außen kommt, landet im Eingang des Boards, und was offen ist, steht bei der zuständigen Person auf der Startseite.
- Nenn die Aufgabe beim Namen
- Plane die nächsten Wochen genau
- Behalte jede Aufgabe im Blick
Anfragen
Das Ticketsystem fürs Team
Der Support-Eingang: Anfragen kommen über das Formular auf deiner Website an, mit Nummer, Priorität, Status und Zuständigkeit. Die KI schlägt Priorität und Antwort vor, die Kundin sieht den Stand im Support-Portal, und du antwortest aus der Liste per E-Mail.
- Lass keine Anfrage an einer Person hängen
- Sieh zuerst, was dringend ist
- Lass die Kundin selbst nachsehen
Finanzen
Rechnungen und Belege online
Du erfasst Belege per Foto oder PDF, und die KI liest Betrag, Datum und Lieferant. Dazu kommen der Weg vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein zur Rechnung, E-Rechnung, Mahnwesen mit vier Stufen, Bankabgleich per Kontoauszug und der DATEV-Export für die Steuerberatung.
- Fotografier den Beleg, fertig
- Schreib Angebot und Rechnung aus der Kundenakte
- Schick die Rechnung als E-Rechnung, mit Prüfung
Kunden
Das CRM für deine Kunden
Firmen, Ansprechpersonen und Verkaufschancen in einer Akte, mit allen Anfragen, Angeboten, Rechnungen und Meetings dieses Kunden. Umsatz und offene Forderungen rechnet CIRO NOISE aus, und Wiedervorlagen erinnern die zuständige Person.
- Sieh alles zu diesem Kunden auf einer Seite
- Leg niemanden zweimal an
- Fass nach, bevor der Kunde es vergisst
Pitches
Ein Pitch für diesen Kunden
Du baust für jeden Kunden eine eigene Angebotsseite aus Bausteinen, im Branding des Kunden und hinter einem Zugangscode. CIRO NOISE zieht Fakten von der Website des Kunden, damit der Pitch persönlich wird, und zeigt dir danach, wer welchen Abschnitt wie lange gelesen hat.
- Jede Seite im Branding des Kunden
- Fakten von der Website des Kunden
- Sieh, wer wie lange liest
Meetings
Protokolle ohne Mitschreiben
Meetings aus Google Meet kommen mit Transkript, Dauer und Teilnehmenden an. Die KI fasst zusammen und listet Beschlüsse und Aktionspunkte, und mit einem Klick wird daraus eine Aufgabe mit zuständiger Person. Du gibst jedes Meeting einzeln frei, und Kundenmeetings hängen von selbst an der Kundenakte.
- Lies nach, was besprochen wurde
- Lies das Protokoll in wenigen Zeilen
- Mach aus dem Beschluss eine Aufgabe
Wissen & Assistenz
KI-Antworten mit Quelle
Dein Firmengedächtnis mit einer KI davor: Sie beantwortet Fragen aus Wiki, Dokumenten, Aufgaben, Anfragen, Meetings, Kunden, Rechnungen und Zeiterfassung und nennt zu jeder Antwort die Quelle. Dahinter steht ein RAG-System, das vor jeder Antwort die passenden Stellen heraussucht. Die KI sieht nur, was die fragende Person sehen darf, rechnet in der EU und lässt sich je Organisation abschalten.
- Prüf die Antwort mit einem Klick
- Zeig Umsatzzahlen nur, wer sie sehen darf
- Liest auch Verträge, PDFs und deine Website
Social Media
Social Media in deinem Look
Dein Team baut Beiträge und Karussells im eigenen Markenkit, veröffentlicht sie direkt auf Instagram und beantwortet die Kommentare an einer Stelle. Die Bilder kommen aus deiner Ablage oder von der KI, die auch Texte im Markenton vorschlägt. Für LinkedIn exportierst du die Folien als PDF, für andere Netzwerke als Bilder.
- Jede Folie in deinen Farben
- Veröffentliche direkt auf Instagram
- Antworte auf Kommentare neben der übrigen Arbeit
Passwortmanager
Passwort-Manager fürs Team
Der Passwort-Tresor hat private und geteilte Einträge, alle verschlüsselt, und die geteilten sieht nur, wem die Rolle das Recht dafür gibt. Ein Passwort zeigst du mit einem Code per E-Mail an, nach außen teilst du es per Link, der einmal gilt. Wer die Rolle verliert, sieht sofort nichts mehr, und weder die KI noch ein API-Schlüssel kommen an den Tresor heran.
- Teile Zugänge nach Rolle
- Gib der Agentur einen Link, der einmal geht
- Der Tresor schließt sich selbst
Zeiterfassung
Zeiterfassung für Mitarbeiter
Dein Team stempelt Kommen, Gehen und Pause per Knopf, beantragt Urlaub und meldet sich krank. CIRO NOISE rechnet Soll, Ist und Zeitkonto und prüft Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz, wie es die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 verlangt. Jede Änderung behält ihre Spur, und am Monatsende exportierst du Stundenzettel, Lohn-CSV und den Prüfexport mit allen Änderungen.
- Stempel mit einem Knopf, im Browser und am Handy
- Lass das Arbeitszeitgesetz mitprüfen
- Jede Buchung bleibt nachvollziehbar
Kurzlinks
Kurzlinks, die mitzählen
Kurzlinks mit QR-Code in deiner Markenfarbe, Ablaufdatum und Kontingent. Jeder Link zählt Klicks und Scans, und je Kanal ein eigener Link zeigt, woher die Aufrufe kommen.
- Sieh Klicks und Scans je Link
- Gib die Kampagne automatisch weiter
- Vergleich deine Kanäle
Zwei Plätze sind kostenlos
Mit bis zu zwei Personen nutzt du CIRO NOISE kostenlos, alle Funktionen inklusive. Ab der dritten Person kostet jeder Platz 25 € im Monat zzgl. USt.
Keine Kreditkarte zum Starten notwendigDSGVO-konformServer und KI in der EU