Im Support bezeichnet der Kanal den Weg, auf dem eine Anfrage hereinkommt. In CIRO NOISE ist das das Anfrage-Formular deiner Organisation. Du bindest es auf deiner Website ein, und jede Anfrage, die dort abgeschickt wird, landet als Ticket in der Liste deines Teams.
Der Kanal steht an jeder Anfrage und in jeder Zeile der Liste. So siehst du auch später noch, wie eine Anfrage zu dir gekommen ist.
So funktioniert der Kanal in CIRO NOISE
Jede Organisation hat eine eigene öffentliche Adresse für ihr Anfrage-Formular. Die Kundin trägt Namen, Betreff, Beschreibung und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein. Nach dem Absenden sieht sie ihre PIN für das Support-Portal und bekommt, wenn sie eine E-Mail-Adresse angegeben hat, eine Bestätigung mit gesichertem Link. Dateien hängt sie danach im Support-Portal an.
Deine Antworten aus der Liste gehen per E-Mail im Namen deiner Organisation hinaus. Die Mail enthält einen gesicherten Link, über den die Kundin ihre Anfrage ohne PIN öffnet. Antwortet sie dort, landet die Nachricht wieder im Verlauf des Tickets.
Anfragen von Hand erfassen
Nicht jede Kundin nutzt das Formular. Ruft jemand an, legt dein Team die Anfrage über „Neue Anfrage“ selbst an und hält dabei den Kanal fest, zum Beispiel Telefon. So steht auch dieses Gespräch mit Nummer, Status und Zuständigkeit in derselben Liste wie alle anderen Anfragen.
Beispiel aus dem Alltag
Eine Steuerkanzlei bindet das Formular auf der Seite „Kontakt“ ein. Statt Mails an fünf verschiedene Postfächer kommen alle Anfragen in einer Liste an. Ruft ein Mandant an, erfasst die Assistenz das Gespräch als neue Anfrage mit dem Kanal Telefon. Am Monatsende sieht die Kanzlei in der Auswertung, wie viele Anfragen es gab und wie schnell das Team geantwortet hat.