Das Support-Portal beantwortet die häufigste Frage im Support, bevor sie gestellt wird: Wie weit ist meine Anfrage? Jede Anfrage in CIRO NOISE bekommt dort eine eigene Seite, die nur die Kundin mit ihrer PIN oder ihrem gesicherten Link öffnen kann. Ein Konto braucht sie dafür nicht. Früher hieß es auch Statusseite, und viele sagen Ticketseite dazu.
Oben steht der aktuelle Stand in klaren Worten, darunter das Gespräch mit deinem Team. Die Seite erscheint in der Sprache der Kundin und nennt deine Organisation als Anbieterin, mit deinem Impressum und deiner Datenschutzerklärung im Fuß.
So funktioniert das Support-Portal in CIRO NOISE
Im Support-Portal sieht die Kundin den Status, Namen und Bild der zuständigen Person und einen Zeitverlauf. Solange die Anfrage neu oder offen ist, nennt die Seite, wie schnell dein Team meist reagiert, sobald es dafür genug echte Antwortzeiten gibt. Passende öffentliche Artikel aus deiner Wissensdatenbank erscheinen daneben, damit sie sich vielleicht selbst helfen kann.
Im Gespräch schreibt die Kundin Nachrichten und hängt Dateien an. Hat dein Team einen Termin angelegt, steht er mit Datum, Uhrzeit und Ort auf der Seite. Ist das Problem gelöst, klickt sie „Das hat mein Problem gelöst“ und vergibt ein bis fünf Sterne.
Schutz durch PIN und Link
Nach dem Absenden des Formulars bekommt die Kundin eine sechsstellige PIN, die nur einmal angezeigt wird. Jede Mail aus dem Support enthält zusätzlich einen gesicherten Link, der die Seite ohne PIN öffnet und 90 Tage gilt. Nach fünf falschen Eingaben sperrt CIRO NOISE die PIN. Die Kundin lässt sich dann einen neuen Link per E-Mail schicken, falls an der Anfrage eine Adresse steht, oder dein Team erzeugt eine neue PIN.
Beispiel aus dem Alltag
Herr Brandt hat am Montag eine Frage zu seiner Rechnung gestellt. Statt am Mittwoch anzurufen, öffnet er den Link aus der Bestätigungsmail und sieht „In Bearbeitung“, dazu den Namen Kira. Er lädt die fehlende Bestellnummer als PDF hoch. Kira klärt die Rechnung, und Herr Brandt bestätigt im Support-Portal, dass alles erledigt ist.