Manche Kosten kommen jeden Monat in gleicher Höhe: die Büromiete, die Lizenz für die Buchhaltungssoftware, die Versicherung. Diese Posten jedes Mal neu zu erfassen, kostet Zeit und wird leicht vergessen.
In CIRO NOISE heißen solche Regeln Dauerbelege. Du findest sie unter Finanzen › Dauerbelege. Eine Regel beschreibt einmal, was regelmäßig anfällt: Titel, Geschäftspartner, Kategorie, Kostenstelle, Betrag mit Mehrwertsteuer, Währung und ob es eine Ausgabe oder eine Einnahme ist.
Zum Termin erzeugt CIRO NOISE daraus einen Beleg. Der Beleg erscheint als Entwurf in deiner Belegliste, du prüfst und bestätigst ihn wie jeden anderen.
So funktionieren wiederkehrende Posten in CIRO NOISE
Du wählst ein Intervall, nämlich monatlich, vierteljährlich oder jährlich, dazu den Tag im Monat, ein Startdatum und auf Wunsch ein Enddatum. Hat ein Monat weniger Tage als eingestellt, nimmt CIRO NOISE den letzten Tag des Monats, aus dem 31. wird im Februar also der 28. oder 29.
Einmal am Tag prüft CIRO NOISE, welche Regeln fällig sind, und legt je Regel einen Beleg mit dem Termin als Belegdatum an. Die Admins deiner Organisation bekommen dazu eine Benachrichtigung. Mit „Jetzt ausführen“ erzeugst du den nächsten Beleg sofort. Nach dem Enddatum entsteht kein Beleg mehr, und die Regel schaltet sich ab.
Beispiel aus dem Alltag
Ein Steuerbüro mit acht Mitarbeitenden zahlt 1.850 € Miete am 1. jedes Monats und einmal im Jahr die Berufshaftpflicht. Die Büroleitung legt zwei Regeln an: Miete monatlich zum 1., Kostenstelle BUERO, und die Versicherung jährlich zum 15. Januar. Ab jetzt steht die Miete jeden Monat als Entwurf in der Belegliste, und die Büroleitung hängt nur noch den Kontoauszug an.
Entwurf statt Buchung
CIRO NOISE bucht einen wiederkehrenden Posten nicht ungefragt. Der erzeugte Beleg ist ein Entwurf, und erst wenn du ihn bestätigst, geht er in den DATEV-Export. Liegt ein Termin in einem festgeschriebenen Zeitraum, überspringt CIRO NOISE ihn und rückt zum nächsten Termin weiter.
Wiederkehrende Rechnungen an deine Kunden sind etwas anderes. Sie heißen in CIRO NOISE Abos und liegen unter Finanzen › Abos.