Ein Beleg ist der Nachweis für eine Ausgabe oder Einnahme: die Rechnung vom Büroausstatter, die Tankquittung, die Monatsrechnung deiner Software. In CIRO NOISE liegen alle Belege deiner Organisation an einer Stelle, nämlich unter Finanzen › Belege. Zu jedem Beleg gehören Betrag, Datum, Geschäftspartner, Kategorie und auf Wunsch eine Kostenstelle, dazu die Datei selbst.
Du musst Belege nicht abtippen. Du ziehst PDFs oder Fotos in die Liste, und die KI schlägt die Felder vor. Bei E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD übernimmt CIRO NOISE Beträge, Steuer und Daten direkt aus den eingebetteten Rechnungsdaten. Eine reine XML-Datei braucht dafür gar keine KI.
Belege digital zu erfassen spart dir den Schuhkarton am Jahresende. Deine Steuerberatung bekommt die bestätigten Belege samt Belegbild als DATEV-Export.
So funktioniert die Belegerfassung in CIRO NOISE
Du lädst eine oder mehrere Dateien hoch: PDF, JPG, PNG, WebP oder eine E-Rechnung als XML, jeweils bis 10 MB. Jede Datei wird direkt nach dem Hochladen analysiert. Die KI erkennt Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Brutto, Netto und Mehrwertsteuer und zeigt für jeden Beleg, wie sicher sie sich ist: hoch, mittel oder niedrig. Weist eine Rechnung zwei Steuersätze aus, etwa 7 % und 19 % bei einer Bewirtung, teilt CIRO NOISE den Beleg in zwei Steuerzeilen.
Danach prüfst du die Felder. Erst wenn du die Belege anlegst, entstehen sie in deiner Liste. Hast du Kostenstellen angelegt, schlägt die KI auch eine passende vor, und bekannte Geschäftspartner erkennt CIRO NOISE am Namen wieder, auch bei leicht abweichender Schreibweise.
Vom Entwurf zum bestätigten Beleg
Jeder Beleg hat einen Status: Entwurf, Prüfung oder Bestätigt. In den DATEV-Export gehen nur bestätigte Belege, damit keine ungeprüften Zahlen bei deiner Steuerberatung landen. Ist ein Beleg bezahlt, verbuchst du die Zahlung mit Datum, Betrag und Zahlungsart. Eine Teilzahlung ist möglich, der Rest bleibt dann offen.
Hat deine Organisation einen Zeitraum festgeschrieben, lässt sich darin kein neuer Beleg mehr anlegen.
Beispiel aus dem Alltag
Eine Agentur mit sechs Leuten sammelt im Monat rund 40 Belege. Die Büroleitung zieht jeden Freitag alle PDFs in die Belegliste. Die KI füllt Betrag und Datum aus und ordnet die Druckerei der Kostenstelle Marketing zu. Die Büroleitung korrigiert zwei Felder, legt die Belege an, bestätigt sie und lädt am Monatsende den DATEV-Export für die Steuerberatung herunter.
Rechte und Datenschutz
Wer Belege sieht oder anlegt, steuerst du über das Recht für Finanzen in den Rollen deiner Organisation. Der DATEV-Export ist ein eigenes Recht, das du ausdrücklich vergibst. Die KI rechnet in Rechenzentren in der EU, und deine Belege werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.