Viele kleine Firmen arbeiten für Kunden in Projekten und schicken Zwischenstände per Mail hin und her. Mit Projektgästen holst du die Ansprechpersonen deines Kunden direkt ins Projekt. Sie sehen den Stand selbst, kommentieren an der richtigen Stelle und erledigen ihre eigenen Aufgaben.
In CIRO NOISE bekommt jedes Kundenprojekt, das du teilst, einen Projektraum mit Aufgaben, Wiki, Konzeptboards und Dateien. Projektgäste lädst du beim Kunden unter Personen ein. Die Einladung gilt für alle Projekte, die du mit diesem Kunden teilst.
So funktioniert ein Projektgast in CIRO NOISE
Du lädst einen Kontakt aus der Kundenakte per E-Mail ein, auf Wunsch bis zu 50 Personen auf einmal. Der Einladungslink ist 14 Tage gültig und lässt sich nur mit genau der eingeladenen E-Mail-Adresse annehmen. Vor der ersten Einladung zeigt CIRO NOISE, wie viele Aufgaben, Kommentare, Wiki-Seiten und Dateien der Kunde sehen wird.
Es gibt zwei Stufen. „Ansehen“ heißt lesen und kommentieren. „Mitarbeiten“ heißt zusätzlich Anliegen hinzufügen, Aufgaben und Wiki bearbeiten und selbst zuständig sein. Anliegen des Kunden landen je nach Einstellung erst im Eingang oder direkt im Board. Je Kunde wählst du, ob der Projektraum duzt oder siezt.
Was ein Projektgast nicht sieht
Aufgaben, Wiki-Seiten, Konzeptboards und Dateien, die du als intern markierst, bleiben für Projektgäste unsichtbar, ebenso archivierte Aufgaben. Ein Projektgast ist kein Mitglied deiner Organisation und hat keine Rechte in anderen Funktionen wie Finanzen oder Support. Fragt er nach einem Projekt, das nicht geteilt ist, erfährt er nicht einmal, dass es existiert. Mit „So sieht es der Kunde“ prüfst du vorher selbst, was ankommt.
Den Zugang entziehst du jederzeit. Danach öffnet der Projektgast den Projektraum nicht mehr.
Beispiel aus dem Alltag
Kira lädt Herrn Brandt als Projektgast mit „Mitarbeiten“ in das Projekt „Relaunch Website“ ein. Er skizziert mit ihr die neue Startseite auf einem Konzeptboard, kommentiert die Aufgabe BRA-52 und erledigt seine eigene Aufgabe, die Texte zu liefern. Die interne Kalkulation und Kiras Notizen sieht er nicht, und ein Abo braucht er dafür nicht.