Mit der Rechnung forderst du das Geld für eine Leistung ein. In Deutschland muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten, etwa Name und Anschrift beider Seiten und deine Steuernummer oder USt-IdNr. Fehlt etwas, kann deine Kundin die Vorsteuer nicht ziehen. In CIRO NOISE schreibst du Rechnungen unter Finanzen › Rechnungen.
Eine Rechnung entsteht dort aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder neu. Die Kundendaten kommen aus der Kundenakte und bleiben auf der Rechnung so, wie sie beim Ausstellen waren. Abrechenbare Zeiten aus Aufgaben werden Positionen mit Stundensatz.
So funktioniert eine Rechnung in CIRO NOISE
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, hat sie keine Nummer. Die Nummer vergibt CIRO NOISE erst beim Ausstellen, fortlaufend und ohne Lücke, etwa RE-0012. So reißt ein gelöschter Entwurf keine Lücke in die Folge. Gutschriften und Stornorechnungen bekommen ihre Nummer aus derselben Folge.
Vor dem Ausstellen prüft CIRO NOISE die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift deiner Firma, deine Steuernummer oder USt-IdNr., die Anschrift der Kundin und das Leistungsdatum. Fehlt etwas, zeigt CIRO NOISE die Lücke und verlangt eine bewusste Bestätigung. Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto reichen Name und Anschrift deiner Firma.
E-Rechnung, Steuerarten und Zahlung
Die Rechnung geht als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung-XML hinaus, beide nach der europäischen Norm EN 16931. Für die öffentliche Verwaltung trägst du die Leitweg-ID ein. Die Steuerart setzt du je Dokument: normale Umsatzsteuer, Kleinunternehmer nach § 19 UStG, § 13b UStG, innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr. Die USt-IdNr. der Kundin wird geprüft.
Auf der Rechnung stehen ein GiroCode, den die Kundin mit ihrer Banking-App scannt, und auf Wunsch ein Zahlungslink. Das Zahlungsziel liegt standardmäßig bei 14 Tagen, Skonto und Teilzahlungen sind möglich. Wiederkehrende Leistungen rechnest du als Abo-Rechnung ab.
Zahlungseingang und Mahnwesen
Den Kontoauszug lädst du als CAMT-, MT940- oder CSV-Datei hoch, und CIRO NOISE schlägt vor, welche Zahlung zu welcher Rechnung passt. Bleibt eine Rechnung offen, gibt es vier Stufen: Zahlungserinnerung sowie erste, zweite und dritte Mahnung, mit Gebühren, Zinsen und Mahnbrief als PDF. Du löst jede Stufe selbst aus oder lässt sie täglich automatisch verschicken.
Was gebucht ist, schreibst du bis zu einem Stichtag fest. Danach lässt es sich nicht mehr ändern, Korrekturen laufen über Storno und neue Belege. Deine Steuerberatung bekommt alle Rechnungen über den DATEV-Export.
Beispiel aus dem Alltag
Pascal hat für Brandt & Söhne 1,5 abrechenbare Stunden auf eine Aufgabe gebucht. Lena rechnet die Stunden unter Finanzen › Zeiten ab, daraus entsteht der Rechnungsentwurf mit den Stunden als Position. Sie stellt aus, die Rechnung bekommt die Nummer RE-0012 und geht als E-Rechnung mit GiroCode hinaus. Drei Wochen später ordnet der Kontoauszug die Zahlung zu, und Lena bestätigt.